vakantiedagen in “corona-tijd”: wat mag en kan voor werkgever en medewerker?

Er zijn nu veel vragen bij medewerkers en werkgevers, bijvoorbeeld over vakantiedagen. Doordat er tijdelijk minder werk is, willen sommige werkgevers dat medewerkers nu vakantiedagen opnemen. Maar veel medewerkers willen hun vakantiedagen liever opnemen als ze ook weer echt op vakantie kunnen.Wat mag en kan er allemaal volgens de regels?

– click here for the English version of this text –

In dit artikel hebben we een aantal nu voorkomende situaties verzameld. Daar geven we uitleg over.
Maar eerst een overzicht van de rechten en plichten ter verduidelijking. Er zijn een aantal partijen die bij vakantiedagen een rol spelen: niet alleen werkgever en medewerker, maar ook de vakbonden en de ondernemingsraad van jouw organisatie.

rechten en plichten van medewerker en werkgever

Als medewerker heb je recht op vakantiedagen/-uren. Hoeveel dagen of uren dit zijn, is vastgelegd in wet- en regelgeving, de cao (collectieve arbeidsovereenkomst), het personeelsreglement en/of de individuele arbeidsovereenkomst. In die documenten staat vaak ook wat de procedure is om vakantiedagen/-uren op te nemen of aan te vragen.

Er zijn vier soorten vakantiedagen/-uren:

wettelijke vakantiedagen/-uren
4 weken per jaar = het aantal gemiddelde uren per week x4
bovenwettelijke vakantiedagen/-uren
wat er in cao of personeelsreglement is afgesproken over meer vakantiedagen/-uren dan wettelijk is vastgelegd
verlofdagen
bijvoorbeeld langdurig zorgverlof of aanvullend geboorteverlof
overwerk, meeruren, compensatie-uren, arbeidsduurverkorting (adv), arbeidstijdverkorting (atv)
andere vrije dagen/uren

Een korte uitleg en achtergronden van de rechten en plichten:

wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen ↓

In Nederland hebben medewerkers wettelijk recht op vakantie: 4x het aantal uren dat de medewerker per week werkt (artikel 634 tot en met 645 van Burgerlijk Wetboek 7). Met andere woorden: iedere medewerker in Nederland heeft recht op 4 weken vakantie per jaar. Tijdens de vakantiedagen is de werkgever verplicht de medewerker volledig loon door te betalen.

In de cao, het personeelsreglement en/of de individuele arbeidsovereenkomst kunnen extra vakantiedagen/-uren zijn afgesproken. Er is dan sprake van ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen.

vakantiedagen vervallen na 6 maanden ↓

De wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dus per 1 juli vervallen de nog niet opgenomen wettelijke vakantiedagen van het jaar ervoor. Behalve als de medewerker en werkgever samen afspreken dat ze langer blijven gelden, of als de medewerker, bijvoorbeeld door ziekte, niet in staat is geweest om de dagen op te nemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn 5 jaar geldig. Die mag de medewerker dus een aantal jaren meenemen of opsparen.

vakantieopbouw bij zwangerschaps-/bevallingsverlof en/of ziekte ↓

Tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof, bij langdurig zorgverlof, maar ook tijdens ziekte, bouwt de medewerker gewoon vakantie-uren op. Over de opbouw van bovenwettelijke vakantie-uren tijdens ziekte kunnen andere afspraken gelden (die zijn vastgelegd in de cao of het personeelsreglement).

vakantiedagen aanvragen/weigeren/intrekken ↓

De medewerker moet schriftelijk bij de werkgever aanvragen wanneer hij/zij vakantiedagen wil opnemen. De werkgever is wettelijk verplicht om binnen 2 weken te reageren. Reageert de werkgever niet, dan is de aanvraag per definitie goedgekeurd.

De werkgever mag de aanvraag weigeren als de organisatie door die vakantieaanvraag in ‘grote’ problemen komt. Bijvoorbeeld omdat iedereen op jouw afdeling tegelijkertijd vakantie wil opnemen.

Ook mag de werkgever de goedgekeurde vakantie verzetten – na overleg met de medewerker – als de organisatie in ‘grote’ problemen komt. Maar hij moet dan wel eventuele kosten (de reis die al geboekt is) vergoeden aan de medewerker.

adv-dagen ↓

Adv staat voor arbeidsduurverkorting (soms ook wel atv of arbeidstijdverkorting genoemd). Dit is een regeling waarbij de medewerker meer uren werkt dan is afgesproken. Of een medewerker werkt juist minder uren dan afgesproken. In beide situaties noemen we het adv (of atv), alleen in het eerste geval krijgt de medewerker een aantal extra vrije dagen terug.

Net als bij vakantiedagen bepaalt de medewerker meestal wanneer hij/zij de adv-dagen opneemt en dient daarvoor een aanvraag in bij de werkgever. De wet bevat geen adv-regeling. Het is dus helemaal afhankelijk van wat de cao, het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst hierover regelt.

Voor adv-dagen is een verjaringstermijn van een kwartaal gebruikelijk. Met andere woorden: binnen 3 maanden na het opbouwen van adv-dagen moeten ze ook zijn opgenomen als vrije dagen door de medewerker. Welke verjaringstermijn in jouw geval geldt, staat in de cao, het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst.

overwerk ↓

Overwerk ontstaat als de medewerker in een bepaalde week, op verzoek van de werkgever, meer uren werkt dan in de arbeidsovereenkomst is afgesproken.

Er is wettelijk vastgelegd dat overwerk voor mensen met een minimumloon altijd uitbetaald moet worden als zij mét hun overwerk nog steeds onder het wettelijk minimumloon uitkomen. Een uitzondering is mogelijk als dat in de cao is vastgesteld en met de medewerker is overeengekomen. Alleen dan kan het overwerk worden ‘uitbetaald’ in betaalde compensatie-uren. Deze compensatie moet uiterlijk op 1 juli van het volgende jaar gebeuren. Is dat niet gelukt, dan moet de werkgever de overwerkuren alsnog uitbetalen in de eerste loonbetalingsronde na 1 juli.

LET OP: als een medewerker 3 maanden aaneengesloten overwerkt, kan deze medewerker een contractverhoging eisen. Werkgevers kunnen proberen dit te voorkomen door vooraf de reden/tijdsduur van het overwerken vast te leggen (tijdelijke contractverhoging).

De afspraken over overwerk (uitbetalen, tijd-voor-tijd, vastleggen, opnemen, overwerktoeslag, etc.) zijn vastgelegd in de cao of in de individuele arbeidsovereenkomst. Ook is soms afgesproken dat overwerk ‘bij het werk hoort’ en dus niet wordt vastgelegd of uitbetaald.

cao, personeelsreglement of individuele arbeidsovereenkomst ↓

De werkgever is betrokken geweest bij het maken van de afspraken en regels over vakantiedagen/-uren en andere soorten vrije dagen. Die afspraken zijn vastgelegd in de wet en cao en/of het personeelsreglement en/of de individuele arbeidsovereenkomst van de medewerker. Er is een ‘rangorde’: eerst gelden de afspraken in de cao, dan de afspraken in het personeelsreglement en dan de afspraken in de individuele arbeidsovereenkomst.

Over wat voor soort afspraken of regelingen over vakantiedagen hebben we het dan? In de cao, het personeelsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst zijn meestal dit soort zaken geregeld:

aantal vakantiedagen (per leeftijdscategorie)
aantal dagen dat achter elkaar opgenomen mag worden
opsparen van vakantiedagen
verplicht verlof (bijvoorbeeld een dag tussen feestdagen)
bedrijfssluiting (bijvoorbeeld de bouwvak of tussen kerst en nieuwjaar)

cao (collectieve arbeidsovereenkomst) ↓

De afspraken vastgelegd in de cao zijn gemaakt tussen werkgevers(vertegenwoordigingen) en de vakbonden.

Wil de werkgever (of de vakbond) tijdens de looptijd van de cao de afspraken aanpassen, dan moeten ze samen in overleg gaan en samen tot een besluit komen. Totdat er een gezamenlijk overeengekomen besluit is, kunnen er geen veranderingen zijn in de regels/regelingen.

personeelsreglement ↓

De regelingen in het personeelsreglement zijn vaak afgesproken tussen de werkgever en de ondernemingsraad.

In dat geval moeten ze samen in overleg gaan en samen tot een besluit komen om afspraken in het personeelsreglement aan te passen. Totdat er een gezamenlijk overeengekomen besluit is, kunnen er geen veranderingen zijn in de regels/regelingen.

Dat kan anders zijn als het personeelsreglement niet met de ondernemingsraad is afgesproken. Dan heeft de ondernemingsraad wel een instemmingsrecht als de vakantieregeling wijzigt (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”).

individuele arbeidsovereenkomst (contract) ↓

Wat in de individuele arbeidsovereenkomst (het contract) staat, is minimaal wat in de cao en/of het personeelsreglement staat plus eventuele extra afspraken die de medewerker zelf heeft gemaakt met de werkgever.

Zo’n individuele arbeidsovereenkomst kan in principe niet eenzijdig door de werkgever of medewerker worden aangepast; samen moeten ze het eens worden over veranderingen in de individuele arbeidsovereenkomst.

situatie: medewerker wil vakantiedagen annuleren

De medewerker heeft vakantie aangevraagd. De werkgever heeft die aanvraag goedgekeurd, maar nu wil de medewerker de vakantiedagen annuleren.

De rechtspraak hierover is wisselend. De wijziging kan sowieso plaatsvinden als werkgever en medewerker het samen eens zijn. Als de werkgever het er niet mee eens is, lijkt de medewerker toch de vakantieaanvraag te mogen intrekken. Maar als de werkgever zwaarwegende redenen heeft, kan de medewerker aan de vakantie worden gehouden.

LET OP: aangezien de rechtspraak wisselend is, adviseren wij om tot overeenstemming te komen.

Als de afspraken over vakantiedagen vaststaan in de cao, kan de werkgever ook alternatieve (tijdelijke) aanpassingen voorstellen in de opname van vakantiedagen aan de vakbonden. Eventuele wijzigingen mogen alleen plaatsvinden als werkgever én vakbonden het samen eens zijn.

Als de afspraken over vakantiedagen geregeld zijn in het personeelsreglement, dan kan de werkgever een alternatieve (tijdelijke) aanpassing voorstellen aan de ondernemingsraad. Hierbij houdt de ondernemingsraad waarschijnlijk achterbanberaad om de mening van de medewerkers te peilen. Eventuele wijzigingen mogen alleen plaatsvinden als werkgever en ondernemingsraad het samen eens zijn.

situatie: werkgever wil opname vakantiedagen verplichten

Los van de vakantiedagen die een medewerker nog heeft staan en of er al vakantiedagen aangevraagd zijn door medewerkers: de werkgever wil dat alle medewerkers of groepen medewerkers op een bepaald moment vakantie opnemen.

De werkgever kan niet besluiten om de afspraken die over vakantiedagen zijn gemaakt aan te passen of te wijzigen. Het kan zijn dat in de cao voorwaarden staan hoe de werkgever een bedrijfssluiting voor vakantie of verplichte vakantiesluiting kan instellen.

Is hierover niets geregeld in de cao, dan is het een onderwerp waarvoor de werkgever instemming moet vragen aan de OR. Dit is geregeld in de Wet op de Ondernemingsraden (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”). Maar ook met instemming van de OR hoeven medewerkers geen vakantie op te nemen als zij dat niet willen.

situatie: werkgever wil opname adv-dagen verplichten

In de cao, het personeelsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst is afgesproken hoe adv-dagen worden opgebouwd en hoe ze worden opgenomen door de medewerker. De werkgever wil de opname van adv-dagen verplichten.

Net zoals de werkgever niet kan besluiten om de afspraken over vakantiedagen (eenmalig) aan te passen of te wijzigen, kunnen ook de afspraken over adv-dagen niet eenzijdig worden aangepast als daarover niets is vastgelegd.

De werkgever moet zich houden aan de afspraken die gemaakt zijn in de cao of met de ondernemingsraad. Staat er in de afspraken dat de werkgever bepaalt hoe en wanneer adv-dagen worden opgenomen? Dan kan hij de medewerker daaraan houden. Staat er niets over een situatie als deze in de afspraken? Dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden of de ondernemingsraad.

Zijn de adv-dagen/-uren geregeld in de cao, dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden om een uitzondering te maken op de cao.

Zijn de adv-dagen/-uren geregeld in het personeelsreglement, dan moet de werkgever instemming vragen aan de OR. Dit is vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”).

situatie: de vakantiedagen van 2019 vervallen op 1 juli 2020

Vakantiedagen die de medewerker heeft opgebouwd in 2019 moeten door de medewerker zijn opgenomen vóór 1 juli 2020. Na die datum vervallen de niet opgenomen vakantiedagen; ze bestaan dan niet meer en de medewerker kan ze niet opnemen.

De regels zijn duidelijk: de vakantiedagen vervallen als er geen andere afspraken worden gemaakt. Maar de medewerker kan er niets aan doen dat hij de vakantiedagen niet op kan nemen om ook echt op vakantie te gaan. Hij kan niet met het vliegtuig naar het buitenland of met de caravan naar de camping.

Er bestaan twee uitzonderingen:

de werkgever spreekt met de medewerker af dat de dagen niet vervallen
de medewerker is niet in staat geweest om vakantie op te nemen, bijvoorbeeld doordat hij niet in de gelegenheid is gesteld om vakantie op te nemen of door een medische oorzaak

TIP: Misschien is het toch verstandig om nu, in deze periode van thuiswerken, vakantiedagen op te nemen. Dan hoef je die dagen niet thuis achter je laptop te zitten en bereikbaar te zijn. Het kan zijn dat het zonder thuiswerken even wat meer ontspannen aanvoelt…

situatie: werkgever wil opnemen overwerkuren verplichten

De organisatie heeft een overwerkregeling: de medewerkers krijgen het overwerk terug in vakantie-uren. De werkgever wil dat de overwerkuren verplicht op een bepaald moment of binnen een bepaalde tijd worden opgenomen.

Overwerk ontstaat als de medewerker in een bepaalde week, op verzoek van de werkgever, meer uren werkt dan in de arbeidsovereenkomst is afgesproken.

De afspraken over overwerk (uitbetalen, tijd-voor-tijd, vastleggen, opnemen, overwerktoeslag, etc.) zijn vastgelegd in de cao, het personeelshandboek of de individuele arbeidsovereenkomst. Ook is soms afgesproken dat overwerk ‘bij het werk hoort’ en dus niet wordt vastgelegd of uitbetaald.

De werkgever moet zich houden aan de afspraken die gemaakt zijn in de cao of met de ondernemingsraad. Staat er niets over overwerk of meeruren in de afspraken? Dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden of de ondernemingsraad.

Zijn de overwerk- of meeruren geregeld in de cao, dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden om een uitzondering te maken op de cao.

Zijn de overwerk- of meeruren geregeld in het personeelsreglement, dan moet de werkgever instemming vragen aan de OR. Dit is vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”).

wees redelijk als ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft rechten en plichten. Soms heeft de ondernemingsraad instemmings- of adviesrecht. Maar deze bijzondere situatie waarin we nu met zijn allen zitten, vraagt om bijzondere oplossingen. Misschien begrijp je als ondernemingsraad heel goed dat het verstandig is als (bijvoorbeeld!) iedereen de komende weken één vakantiedag per week opneemt. Medewerkers zijn het er misschien ook wel mee eens. Maar onthoud wel dat je, misschien tijdelijk of maar eenmalig, de regels aanpast. Er moet dan dus nog steeds een instemmingsaanvraag komen.

Dit is de box-titel

ons advies

Ons dringende advies is om wijzigingen in beleid of regelgeving in de organisatie altijd vast te leggen; in dit voorbeeld een instemmingsaanvraag voor elke week verplicht een vrije dag opnemen. Het antwoord van de OR kan dan heel kort zijn: ‘akkoord voor periode XX’. Maar daarmee is wel goed vastgelegd wat je hebt afgesproken. Zo kunnen er later geen misverstanden ontstaan.

meer vragen over vakantiedagen?

Hierboven zijn enkele veel voorkomende situaties geschetst. Maar misschien heb jij wel een andere vraag over vakantiedagen in deze “corona-tijd”. Wil je weten hoe jij met die specifieke situatie moet omgaan? Wat de rechten en plichten zijn van medewerker en werkgever? Neem contact met ons op en je krijgt antwoord.

Deze bijzondere tijden vragen om nadenken en beslissingen nemen over zaken waar we nog niet eerder over hebben nagedacht. Voor jouw gemak hebben we een aantal artikelen bij elkaar verzameld die nu misschien van pas komen: