Er zijn nu veel vragen bij medewerkers en werkgevers, bijvoorbeeld over vakantiedagen. Doordat er tijdelijk minder werk is, willen sommige werkgevers dat medewerkers nu vakantiedagen opnemen. Maar veel medewerkers willen hun vakantiedagen liever opnemen als ze ook weer echt op vakantie kunnen.Wat mag en kan er allemaal volgens de regels?
– click here for the English version of this text –
In dit artikel hebben we een aantal nu voorkomende situaties verzameld. Daar geven we uitleg over.
Maar eerst een overzicht van de rechten en plichten ter verduidelijking. Er zijn een aantal partijen die bij vakantiedagen een rol spelen: niet alleen werkgever en medewerker, maar ook de vakbonden en de ondernemingsraad van jouw organisatie.
rechten en plichten van medewerker en werkgever
Als medewerker heb je recht op vakantiedagen/-uren. Hoeveel dagen of uren dit zijn, is vastgelegd in wet- en regelgeving, de cao (collectieve arbeidsovereenkomst), het personeelsreglement en/of de individuele arbeidsovereenkomst. In die documenten staat vaak ook wat de procedure is om vakantiedagen/-uren op te nemen of aan te vragen.
Er zijn vier soorten vakantiedagen/-uren:
- wettelijke vakantiedagen/-uren
4 weken per jaar = het aantal gemiddelde uren per week x4 - bovenwettelijke vakantiedagen/-uren
wat er in cao of personeelsreglement is afgesproken over meer vakantiedagen/-uren dan wettelijk is vastgelegd - verlofdagen
bijvoorbeeld langdurig zorgverlof of aanvullend geboorteverlof - overwerk, meeruren, compensatie-uren, arbeidsduurverkorting (adv), arbeidstijdverkorting (atv)
andere vrije dagen/uren
Een korte uitleg en achtergronden van de rechten en plichten:
situatie: medewerker wil vakantiedagen annuleren
De medewerker heeft vakantie aangevraagd. De werkgever heeft die aanvraag goedgekeurd, maar nu wil de medewerker de vakantiedagen annuleren.
De rechtspraak hierover is wisselend. De wijziging kan sowieso plaatsvinden als werkgever en medewerker het samen eens zijn. Als de werkgever het er niet mee eens is, lijkt de medewerker toch de vakantieaanvraag te mogen intrekken. Maar als de werkgever zwaarwegende redenen heeft, kan de medewerker aan de vakantie worden gehouden.
LET OP: aangezien de rechtspraak wisselend is, adviseren wij om tot overeenstemming te komen.
Als de afspraken over vakantiedagen vaststaan in de cao, kan de werkgever ook alternatieve (tijdelijke) aanpassingen voorstellen in de opname van vakantiedagen aan de vakbonden. Eventuele wijzigingen mogen alleen plaatsvinden als werkgever én vakbonden het samen eens zijn.
Als de afspraken over vakantiedagen geregeld zijn in het personeelsreglement, dan kan de werkgever een alternatieve (tijdelijke) aanpassing voorstellen aan de ondernemingsraad. Hierbij houdt de ondernemingsraad waarschijnlijk achterbanberaad om de mening van de medewerkers te peilen. Eventuele wijzigingen mogen alleen plaatsvinden als werkgever en ondernemingsraad het samen eens zijn.
situatie: werkgever wil opname vakantiedagen verplichten
Los van de vakantiedagen die een medewerker nog heeft staan en of er al vakantiedagen aangevraagd zijn door medewerkers: de werkgever wil dat alle medewerkers of groepen medewerkers op een bepaald moment vakantie opnemen.
De werkgever kan niet besluiten om de afspraken die over vakantiedagen zijn gemaakt aan te passen of te wijzigen. Het kan zijn dat in de cao voorwaarden staan hoe de werkgever een bedrijfssluiting voor vakantie of verplichte vakantiesluiting kan instellen.
Is hierover niets geregeld in de cao, dan is het een onderwerp waarvoor de werkgever instemming moet vragen aan de OR. Dit is geregeld in de Wet op de Ondernemingsraden (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”). Maar ook met instemming van de OR hoeven medewerkers geen vakantie op te nemen als zij dat niet willen.
situatie: werkgever wil opname adv-dagen verplichten
In de cao, het personeelsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst is afgesproken hoe adv-dagen worden opgebouwd en hoe ze worden opgenomen door de medewerker. De werkgever wil de opname van adv-dagen verplichten.
Net zoals de werkgever niet kan besluiten om de afspraken over vakantiedagen (eenmalig) aan te passen of te wijzigen, kunnen ook de afspraken over adv-dagen niet eenzijdig worden aangepast als daarover niets is vastgelegd.
De werkgever moet zich houden aan de afspraken die gemaakt zijn in de cao of met de ondernemingsraad. Staat er in de afspraken dat de werkgever bepaalt hoe en wanneer adv-dagen worden opgenomen? Dan kan hij de medewerker daaraan houden. Staat er niets over een situatie als deze in de afspraken? Dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden of de ondernemingsraad.
Zijn de adv-dagen/-uren geregeld in de cao, dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden om een uitzondering te maken op de cao.
Zijn de adv-dagen/-uren geregeld in het personeelsreglement, dan moet de werkgever instemming vragen aan de OR. Dit is vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”).
situatie: de vakantiedagen van 2019 vervallen op 1 juli 2020
Vakantiedagen die de medewerker heeft opgebouwd in 2019 moeten door de medewerker zijn opgenomen vóór 1 juli 2020. Na die datum vervallen de niet opgenomen vakantiedagen; ze bestaan dan niet meer en de medewerker kan ze niet opnemen.
De regels zijn duidelijk: de vakantiedagen vervallen als er geen andere afspraken worden gemaakt. Maar de medewerker kan er niets aan doen dat hij de vakantiedagen niet op kan nemen om ook echt op vakantie te gaan. Hij kan niet met het vliegtuig naar het buitenland of met de caravan naar de camping.
Er bestaan twee uitzonderingen:
- de werkgever spreekt met de medewerker af dat de dagen niet vervallen
- de medewerker is niet in staat geweest om vakantie op te nemen, bijvoorbeeld doordat hij niet in de gelegenheid is gesteld om vakantie op te nemen of door een medische oorzaak
TIP: Misschien is het toch verstandig om nu, in deze periode van thuiswerken, vakantiedagen op te nemen. Dan hoef je die dagen niet thuis achter je laptop te zitten en bereikbaar te zijn. Het kan zijn dat het zonder thuiswerken even wat meer ontspannen aanvoelt…
situatie: werkgever wil opnemen overwerkuren verplichten
De organisatie heeft een overwerkregeling: de medewerkers krijgen het overwerk terug in vakantie-uren. De werkgever wil dat de overwerkuren verplicht op een bepaald moment of binnen een bepaalde tijd worden opgenomen.
Overwerk ontstaat als de medewerker in een bepaalde week, op verzoek van de werkgever, meer uren werkt dan in de arbeidsovereenkomst is afgesproken.
De afspraken over overwerk (uitbetalen, tijd-voor-tijd, vastleggen, opnemen, overwerktoeslag, etc.) zijn vastgelegd in de cao, het personeelshandboek of de individuele arbeidsovereenkomst. Ook is soms afgesproken dat overwerk ‘bij het werk hoort’ en dus niet wordt vastgelegd of uitbetaald.
De werkgever moet zich houden aan de afspraken die gemaakt zijn in de cao of met de ondernemingsraad. Staat er niets over overwerk of meeruren in de afspraken? Dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden of de ondernemingsraad.
Zijn de overwerk- of meeruren geregeld in de cao, dan moet de werkgever in overleg met de vakbonden om een uitzondering te maken op de cao.
Zijn de overwerk- of meeruren geregeld in het personeelsreglement, dan moet de werkgever instemming vragen aan de OR. Dit is vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (art. 27 WOR, lid 1b “een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling”).
wees redelijk als ondernemingsraad
De ondernemingsraad heeft rechten en plichten. Soms heeft de ondernemingsraad instemmings- of adviesrecht. Maar deze bijzondere situatie waarin we nu met zijn allen zitten, vraagt om bijzondere oplossingen. Misschien begrijp je als ondernemingsraad heel goed dat het verstandig is als (bijvoorbeeld!) iedereen de komende weken één vakantiedag per week opneemt. Medewerkers zijn het er misschien ook wel mee eens. Maar onthoud wel dat je, misschien tijdelijk of maar eenmalig, de regels aanpast. Er moet dan dus nog steeds een instemmingsaanvraag komen.
ons advies
Ons dringende advies is om wijzigingen in beleid of regelgeving in de organisatie altijd vast te leggen; in dit voorbeeld een instemmingsaanvraag voor elke week verplicht een vrije dag opnemen. Het antwoord van de OR kan dan heel kort zijn: ‘akkoord voor periode XX’. Maar daarmee is wel goed vastgelegd wat je hebt afgesproken. Zo kunnen er later geen misverstanden ontstaan.
meer vragen over vakantiedagen?
Hierboven zijn enkele veel voorkomende situaties geschetst. Maar misschien heb jij wel een andere vraag over vakantiedagen in deze “corona-tijd”. Wil je weten hoe jij met die specifieke situatie moet omgaan? Wat de rechten en plichten zijn van medewerker en werkgever? Neem contact met ons op en je krijgt antwoord.
Deze bijzondere tijden vragen om nadenken en beslissingen nemen over zaken waar we nog niet eerder over hebben nagedacht. Voor jouw gemak hebben we een aantal artikelen bij elkaar verzameld die nu misschien van pas komen:
- coronavirus: situaties en aandachtspunten voor de OR
- vakantiedagen in “corona-tijd”: wat mag en kan voor werkgever en medewerker? [zojuist gelezen]
- “De hoofddirectie heeft besloten dat ons salaris wordt gekort. Mag dat?”
- snelkookpan advies of instemming: omdat het soms moet
Dit artikel is geschreven door Sander Vrugt van Keulen en nagekeken op juridische juistheid door Mr. Karen Maessen van De Voort Advocaten | Mediators.
