snelkookpan advies of instemming: omdat het soms moet

Hoe brengt een OR vaart in een advies- of instemmingstraject, zeker nu iedereen thuiswerkt? Soms is het beter voor de organisatie om dit snel te doen, maar het moet nog steeds wel goed gebeuren. Ervaar nu tijdens een ‘snelkookpan-middag’ hoe je als hele OR (op afstand) constructief en effectief te werk gaat.

– click here for the English version of this text –

Alle organisaties nemen nu maatregelen om beleid in de organisatie aan te passen. Bijvoorbeeld: afspraken over thuiswerken worden aangepast, er zijn wijzigingen in het vakantie- of veiligheidsbeleid en/of de NOW-regeling wordt aangevraagd.

Het is logisch dat maatregelen snel en ineens genomen worden. Maar (heel) veel van die beleidsaanpassingen zijn nog steeds gewoon instemmings- of adviesplichtig voor de ondernemingsraad.

Dat maakt het lastig voor de OR. Want als OR snap je heel goed dat er (snel) iets moet gebeuren, zoals het tijdelijk aanpassen van de bestaande thuiswerkregelingen of de werktijden.

Toch is het verstandig om als OR en Bestuurder nog steeds het advies- en instemmingstraject te volgen. Ook al vind je het logische maatregelen en lijkt een advies- of instemmingstraject de beslissing alleen maar te vertragen.

Door officieel advies of instemming te geven en de beleidsaanpassingen vast te leggen, voorkom je dat er nu zaken veranderen die over een paar maanden door de directie of organisatie als ’normaal’ worden gezien terwijl jij daar als OR anders over denkt.

En soms is er gewoon haast bij een advies- of instemmingsaanvraag omdat het beter is voor de organisatie. Of voor medewerkers. Maar als OR wil je wél zorgvuldig te werk gaan.

In al die situaties kan zo’n ‘snelkookpan-middag’ uiterst nuttig en zinvol zijn.

adviesaanvragen en instemmingsaanvragen ingewikkeld?

Bij advies- en instemmingsaanvragen komt er als lid van de ondernemingsraad veel op je af. Je voelt de druk om snel een goed en onderbouwd antwoord te geven. Maar waar begin je? Wanneer weet je genoeg? En ook: hoe ga je te werk? Herken je dat?

we helpen je om het zelf te doen

Met onze begeleiding versnellen we het proces in een middag en maken we het praktisch. Samen met de gehele OR gaan we direct aan de slag. We vergaderen niet alleen, maar zetten ook de schouders eronder. We gaan schrijven, bellen en contacten leggen. En besluiten nemen.

This is box title

Let wel: dit is een intensieve middag. Dus geen tijd voor lange pauzes (of onderling bijpraten). Daar staat tegenover dat je heel veel bereikt in een zeer korte tijd.

ook mogelijk met digitaal vergaderen

Een advies- of instemmingsaanvraag behandelen gaat natuurlijk makkelijker, sneller en beter als je elkaar fysiek ontmoet. Maar zo’n intensieve middag is ook mogelijk via ‘beeldbellen’ of digitaal vergaderen. Het vraagt wel nog nét iets meer concentratie en doorzettingsvermogen, maar het is uitstekend mogelijk!

This is box title

VOORWAARDE 1: de Bestuurder moet zijn uiterste best doen om zo compleet mogelijk te zijn. Alle documenten en/of rapporten die met zijn voorgenomen besluit te maken hebben, moet hij ook meesturen. Alle vragen die hij denkt dat de OR kan hebben, moet hij zoveel mogelijk al beantwoord hebben in zijn advies- of instemmingsaanvraag.

1 middag, 4 uur, 4 fasen

De middag bestaat uit 4 fasen. Achtereenvolgens verkennen we de situatie, complementeren en delen we de informatie, nemen we een besluit en schrijven we de instemming of het advies. Dit alles kan digitaal via ‘beeldbellen’.

fase 1: de situatie

Fase 1 is meestal de langste fase. De groep bespreekt de advies- of instemmingsaanvraag door de situatie uit te leggen. Daarmee komt iedereen op hetzelfde informatieniveau. De zeer ervaren begeleider stelt daarbij vragen. Zijn er antwoorden, dan noteren we die. Zijn er geen antwoorden, dan noteren we de vragen.

fase 2: informatie compleet maken

In fase 2 starten we, ter plekke, met het verzamelen van alle ontbrekende informatie. We verdelen de taken en de OR-leden gaan bellen, mailen of op bezoek in het pand (als dat mag). Ook de Bestuurder of HR-manager is een bron van informatie die kan bijdragen met informatie en uitleg; een digitale (mini-)overlegvergadering met de Bestuurder is dan ook noodzakelijk.

This is box title

VOORWAARDE 2: zorg vooraf dat de Bestuurder en/of HR-manager die middag beschikbaar is/zijn om direct inhoudelijke vragen te beantwoorden in een (mini-)overlegvergadering.

fase 3: informatie delen

In de derde fase wordt alle verkregen informatie samen gedeeld. Als er nog vragen zijn, dan gaan we terug naar fase 2. Hiermee maken we de gezamenlijke beeldvorming compleet.

fase 4: besluiten nemen en uitvoeren

Op basis van alle verzamelde informatie gaan we in fase 4 aan de slag om besluiten te nemen. Wat vindt de OR? Wat wil de OR? Maar vooral: hoe gaan we verder?

We gaan meteen over tot uitvoering. En dat betekent minimaal een (mini-)overlegvergadering met de Bestuurder, waarin het voorgenomen advies of de voorgekomen instemming besproken wordt. Ontstaat hier een ‘onderhandeling’? Dan is er waarschijnlijk meer tijd nodig dan alleen deze middag.

Uiteindelijk schrijven we samen een brief aan de Bestuurder en/of plannen we aanvullende vergaderingen. Uiteraard zijn de acties afhankelijk van het besluit van de OR ‘hoe nu verder’.

en klaar!

Na zo’n ‘snelkookpan-middag’ sta je er versteld van wat je allemaal bereikt hebt. Op z’n minst heb je samen grote stappen gezet. Maar waarschijnlijk hebben jullie het gehele advies- of instemmingstraject totaal afgerond.

This is box title

disclaimer:
Is niet alle informatie direct beschikbaar? Moet er over het te bereiken resultaat nog nader overlegd worden? Is de Bestuurder niet bereikbaar? Ontstaat er tussen OR en Bestuurder een onderhandeling?
Dan zal er (minimaal) een tweede overleg gepland moeten worden.

langer of korter: op maat naar de situatie

Is de advies- of instemmingsaanvraag (erg) groot? Zijn er bijvoorbeeld veel documenten? Of zijn er vooraf al grote gevolgen in te schatten voor de organisatie en bestaat de aanvraag maar uit een paar A4-tjes? En is de Bestuurder, of de betrokken manager, niet beschikbaar om vragen te beantwoorden?

Dan is het misschien goed om vooraf in te schatten dat de behandeling van de advies- of instemmingsaanvraag niet haalbaar is in 4 uur. Maar dezelfde stappen zijn dan nog steeds eenvoudig uit te breiden over meerdere dagdelen.

ondersteuning: procesmatig én juridisch

Tijdens de middag ondersteunt Sander Vrugt van Keulen het proces. Hij is een zeer ervaren coach en trainer. Zijn uitgebreide kennis van ondernemingsraden en jarenlange ervaring met groeps- en besluitvormingsprocessen zorgen ervoor dat je veel zult bereiken.

Op de achtergrond is Mr. Karen Maessen – advocaat medezeggenschapsrecht – (of een van haar collega’s) het gehele dagdeel per e-mail of telefoon bereikbaar om direct juridisch advies te geven, teksten na te kijken of voorstellen te doen.

snel en effectief: zal wel duur zijn zeker?

Nee hoor, integendeel. Je betaalt de coach/trainer alleen voor de 4 uren die hij aanwezig is. Voor een snelkookpan-sessie heeft de coach/trainer (meestal) geen enkele voorbereiding nodig. En de jurist rekent 1 uur om het gehele dagdeel beschikbaar te zijn.

aan de slag? bel nu om een middag in te plannen!

Als je belt of mailt met Elma Harmans (040-2813128 / Elma.Harmans@CT2.nl), plannen we direct een afspraak om samen met alle OR-leden aan het werk te gaan.

Deze bijzondere tijden vragen om nadenken en beslissingen nemen over zaken waar we nog niet eerder over hebben nagedacht. Voor jouw gemak hebben we een aantal artikelen bij elkaar verzameld die nu misschien van pas komen: