adviesaanvraag: eenvoudige checklist voor OR en Bestuurder

Rondom adviesaanvragen is er nogal eens onduidelijkheid. Daarom een handige korte, maar ook eenvoudige checklist voor ondernemingsraden en Bestuurders.

Op basis van wat wij als adviseurs en begeleiders van ondernemingsraden vaak tegenkomen, hebben we een checklist voor ondernemingsraden en Bestuurders samengesteld met de belangrijkste aandachtspunten. Voor iedere Bestuurder, HR-verantwoordelijke en ieder OR-lid eenvoudig te gebruiken.

artikel 25 en 30 van de WOR

Voor de helderheid; we hebben het hier over twee artikelen in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR): artikel 25, het adviesrecht van de OR en artikel 30, adviesrecht benoeming of ontslag van een Bestuurder.

adviesplicht en recht van advies

Bij alle onderwerpen van artikel 25 en artikel 30 van de WOR heeft de Bestuurder de plicht om advies te vragen over de onderwerpen genoemd in die artikelen en heeft de OR het recht om advies te geven.

Een ondernemingsraad kan en mag er dus voor kiezen om geen (inhoudelijke) reactie te geven. De Bestuurder heeft geen keuze, maar een verplichting om op de onderwerpen in artikel 25 advies te vragen aan de OR.

checklist adviesrecht OR

adviesplichtig ja of nee?

Het onderwerp moet worden voorgelegd aan de OR als het staat vermeld in artikel 25 of 30 en een of meer van deze stellingen met ‘ja’ beantwoord kan worden:

het is een voorgenomen besluit (de organisatie wil wat gaan doen) over een van de onderwerpen in artikel 25 of 30
het is een intentieverklaring / pilot / principebesluit dat na uitvoering niet meer geheel of gedeeltelijk terug te draaien is

welke onderwerpen zijn adviesplichtig

In artikel 25 van de WOR zijn de onderwerpen genoemd die adviesplichtig zijn. Tenzij OR en Bestuurder samen afspraken hebben gemaakt over (andere) aanvullende onderwerpen die ook adviesplichtig zijn, zijn dit de enige onderwerpen:

Daarnaast gaat artikel 30 van de WOR over het ontslaan en benoemen van de Bestuurder door de eigenaar of Raad van Commissarissen. Ook op dat voorgenomen(!) besluit heeft de OR adviesrecht.

is het onderwerp wel ‘belangrijk’?

Vaak is er een discussie tussen OR en Bestuurder of het wel gaat om een ‘belangrijke’ wijziging. Het adviesplichtige onderwerp is belangrijk als het voorgenomen besluit aan een (of beide) voorwaarden voldoet:

gaat over (bijzondere) bedrijfsorganisatorische onderwerpen
heeft financieel-economische gevolgen

En dan gaat het hier niet om bijvoorbeeld de grootte van het bedrag, maar het effect dat het voorgenomen besluit heeft op de organisatie. Een nieuw software pakket van € 500 kan grote gevolgen hebben voor de organisatie als het niet goed werkt (als het bijvoorbeeld software vervangt die nauw samenwerkt met andere software, die samenwerking nu stopt en er plotseling allerlei handmatige handelingen in het systeem moeten worden gedaan).

voor de Bestuurder: een goede adviesaanvraag

Er is veel aan te geven wat handig is of misschien zelfs wettelijk noodzakelijk, hiervoor raden we graag het eBook advies en instemming aan. Maar de belangrijkste voorwaarden voor een goede adviesaanvraag zijn:

de adviesaanvraag wordt schriftelijk ingediend door de Bestuurder
OR en Bestuurder bepalen samen wat een redelijke termijn is waarbinnen door de OR gereageerd gaat / kan worden
in de adviesaanvraag geeft de Bestuurder aan wat hij gaat doen om eventuele negatieve gevolgen voor de medewerkers tegen te gaan
er is minimaal één overlegvergadering tussen OR en Bestuurder tussen het ontvangen van de adviesaanvraag en het advies van de OR
maak samen goede afspraken over geheimhouding: waarom, waarvoor, voor wie en hoe lang?

voor de OR: een goed advies:

Bij een adviesaanvraag komt er ineens een boel op je af als ondernemingsraad; je wilt het goed doen en niets vergeten. Daarom vind je hier een paar simpele punten om rekening mee te houden en het wat makkelijker te maken.

Daarnaast enkele vragen die de OR zichzelf kan stellen om een goed advies te geven:

heeft de OR genoeg tijd en mogelijkheden om antwoord te geven op de adviesaanvraag?
heeft de OR alle informatie die hij nodig heeft?
heeft de OR externe deskundige hulp nodig?
is er achterbanberaad nodig om de mening van de collega’s te weten?
wat is de strategie van de OR in de behandeling van de adviesaanvraag?

Voor 3 tips vanuit juridisch perspectief is dit artikel van advocaat Karen Maessen een aanrader.

Verder is het artikel ‘het grote plaatje: adviesaanvraag op procesniveau’ een mooi praktijkvoorbeeld om na te lezen.

na het advies van de OR

Met het geven van advies door de OR is het gehele adviestraject nog niet klaar:

de Bestuurder is verplicht schriftelijk en inhoudelijk een reactie te geven op het advies van de OR, met daarin wat hij aan het advies / de adviezen overneemt, wat hij niet overneemt en waarom hij (delen van) het advies / de adviezen niet overneemt. (Artikel 15 lid 5)
als de Bestuurder niet alle adviezen overneemt, moet hij wettelijk verplicht een reactie geven en moet hij dat uitgebreid motiveren waarom hij dat niet gaat doen. (Artikel 15 lid 5)
de Bestuurder moet de uitvoering van het voorgenomen besluit een maand uitstellen als hij niet het advies / alle adviezen van de OR overneemt.

eBook advies en instemming

We hebben het hier zo eenvoudig mogelijk neergezet, maar een adviestraject, het geheel van adviesaanvraag en OR-advies, is in de praktijk vaak veel ingewikkelder.

Daarom raden we graag het eBook advies en instemming aan. Daarin staan onder andere 2 voorbeeldbrieven: een uitgebreid voorbeeld hoe een adviesaanvraag eruit zou moeten / kunnen zien en een voorbeeld hoe het advies van de OR eruit zou kunnen zien.

Beide voorbeeldbrieven zijn gebaseerd op diverse wettelijke bepalingen, jurisprudentie en de ervaringen van onze adviseurs in de dagelijkse praktijk.

“maar… ik heb nog vragen!”

Uiteraard kan het zijn dat je na het lezen van deze eenvoudige checklist (en misschien ook wel na het lezen van het eBook advies en instemming) nog specifieke vragen hebt. We helpen je graag met antwoorden: neem contact op!

Dit is de box-titel