dagelijks bestuur van de OR: wat doen de voorzitter en secretaris?

|

De OR heeft een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris. Zij hebben taken om uit te voeren voor de OR. Maar wat zijn hun taken en wat moeten ze doen?

– click here for the English version of this text –

Als het goed is heb je, na de verkiezingen van de OR, de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en de secretaris van de OR gekozen. Vaak is er wel een gesprek met de ‘oud OR-leden’ (de OR-leden die zitting hadden in de vorige OR) over wat in die zittingstermijn de voorzitter en secretaris hebben gedaan. Daarmee heb je al een beeld van de taken en rollen. De vraag is echter of je hiermee alle informatie gekregen hebt. Daarom een artikel met meer uitleg.

voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en secretaris: de verplichtingen

Uit artikel 7 van de WOR (Wet op de OndernemingsRaden) blijkt dat je verplicht bent om een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter te kiezen. 

In je OR-reglement staan niet alleen veel van de taken van de voorzitter vastgelegd (zoals het voorzitten van de vergadering), ook staan daarin de taken van een secretaris voor verslaglegging en tijdens de OR-verkiezingen. De plaatsvervangend voorzitter neemt alle taken over bij afwezigheid van de voorzitter.

Bovendien staat er in artikel 23a van de WOR dat de secretaris de verslaglegging doet van de overlegvergadering (OV) en zorgt voor de agenda van die vergadering.

wat of wie is het ‘dagelijks bestuur’ van de OR?

Het dagelijks bestuur (ook wel DB) is de naam die je geeft aan het team voorzitter, plaatsvervangend voorzitter (ook wel vice-voorzitter genoemd) en secretaris. 

Het kan natuurlijk zijn dat je samen, als OR, besloten hebt dat er meer mensen nodig zijn in het DB. Dan kun je ook nog een vice-voorzitter kiezen, of een vice-secretaris. En sommige OR-en hebben gewoon een ‘toegevoegd DB-lid’. Weer andere ondernemingsraden besluiten dat 2 personen voldoende is; vaak kiezen ze er dan voor dat de taken van de vice-voorzitter en de secretaris door één en dezelfde persoon uitgevoerd worden.

De reden om het DB uit te breiden of kleiner te maken kan verschillend zijn: omdat er veel taken te verdelen zijn, omdat je verschillende groepen uit de OR vertegenwoordigd wilt zien in het DB of omdat het handiger is in het uitvoeren van de taken.

Al die personen samen zijn dan het dagelijks bestuur (DB) van de OR. Voor het gemak hebben we het in dit artikel dan ook over DB-leden.

Dit is de box titel
TIP: Ga, als DB-lid, nooit alleen in gesprek met de Bestuurder of anderen in de organisatie. Zorg dat je minimaal met 2 personen bent; aan de ene kant om goed te kunnen luisteren en onthouden wat er gezegd wordt, aan de andere kant om niet per ongeluk antwoorden te geven of beloften te doen over zaken waar de OR nog geen besluit over genomen heeft.

hoe kies je de voorzitter (of secretaris)?

Alle rollen van het DB (dus niet alleen de voorzitter, secretaris of andere posities) kies je ‘uit je midden’. Zo staat het dan ook in artikel 7 van de WOR (Wet op de OndernemingsRaden): “De ondernemingsraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een of meer plaatsvervangende voorzitters.“

En volgens je OR-reglement kies je personen anoniem; dat wil zeggen dat je dat niet doet met handopsteken, maar met stembriefjes zonder dat iemand kan zien wie welke naam heeft opgeschreven. 

Als je er niets over afspreekt, zijn de voorzitter/secretaris (oftewel DB-leden) benoemd voor de gehele zittingstermijn van de OR.

wanneer kies je de voorzitter (of secretaris)?

Na elke OR-verkiezing (of de OR nu geheel of gedeeltelijk nieuw gekozen is) start er een nieuwe zittingsperiode voor de OR. Die nieuwe OR moet (opnieuw) de rollen en taken in de OR gaan verdelen. Vergelijk het met de verkiezingen van het parlement of de gemeenteraad; elke nieuwe samenstelling van de raad kan betekenen dat er andere doelen of standpunten zijn. Het is dan ook ‘aan’ elke nieuwe OR om daar zelf beslissingen over te nemen.

Direct na de verkiezingen kiest de nieuwe OR zijn voorzitter en secretaris. Het resultaat van die stemming leg je vast in de notulen van de OR-vergadering en daarmee is de voorzitter en secretaris benoemd. Het is verstandig om zo snel mogelijk de Bestuurder en alle medewerkers in de organisatie te vertellen wie de (nieuwe) voorzitter en secretaris geworden zijn.

Dit is de box titel
TIP: Bepaal voor het kiezen van de DB-leden voor hoe lang zij benoemd worden; bijvoorbeeld voor 6 of 12 maanden. Daarmee heb je een natuurlijk moment waarbij iedereen kan vaststellen (alle OR-leden én de DB-leden) of iedereen tevreden is. Alle OR-leden (inclusief DB-leden) zijn daarmee opnieuw verkiesbaar voor deze rollen.
Andersom: als bijvoorbeeld de voorzitter niet goed zijn/haar werk doet, is het moeilijk om die persoon ‘af te zetten’ zonder dat er ruzie ontstaat.

wat zijn de taken van voorzitter en secretaris?

voorzitter

Als ondernemingsraad moet je een voorzitter kiezen die, namens de OR, de ondernemingsraad vertegenwoordigt. Dat betekent dat de voorzitter dan ook als enige officieel bevoegd is om namens de OR een handtekening te zetten onder stukken (tenzij je in je OR-reglement daarover andere afspraken maakt). Verder is de voorzitter degene die de vergaderingen van de OR voorzit.

Daarnaast is, volgens de WOR, de voorzitter van de OR afwisselend met de Bestuurder, de voorzitter van de overlegvergadering (OV, de vergadering tussen de OR en de Bestuurder).

In de praktijk betekent dit dat de voorzitter van de OR namens de OR zal handelen en de OR vertegenwoordigt als dat ergens nodig is. Denk bijvoorbeeld aan de Bestuurder die de voorzitter (bij voorkeur samen met een of meer andere leden van het DB) gaat uitnodigen voor een gesprek als er iets is wat hij/zij met spoed de OR zou willen bespreken. Minder belangrijke zaken kunnen wachten tot de volgende OV.

taken van de voorzitter ↓
Kort samengevat zijn de taken van de voorzitter (ook volgens de WOR):

  • vergadering van de OR bepalen (tijd en plaats)
  • leiden van OR-vergadering
  • roulerend leiden van de overlegvergadering
  • handtekeningbevoegd namens de OR
  • vertegenwoordigen van de OR in rechtszaken
  • het woord voeren namens de OR op officiële gebeurtenissen
  • contactpersoon namens de OR binnen en buiten de organisatie
  • samen met de secretaris de vergaderingen voorbereiden en uitvoering van besluiten in de gaten houden

secretaris

Als je met het schrijven van je OR-reglement het voorbeeldreglement van de SER gebruikt hebt (zie ook het artikel “OR Reglement: hoe, waarom en aanpassen”) dan is er voor de secretaris in ieder geval een duidelijke rol in het organiseren van de OR-verkiezingen. 

Daarnaast heeft de OR-secretaris de taak om de notulen van de OR-vergadering te maken, voor de correspondentie en het beheer van het OR-archief te zorgen.

taken van de secretaris ↓

De taken van de secretaris zijn best uitgebreid, en dan niet alleen de taken zoals specifiek in de WOR genoemd, maar ook de taken om te zorgen dat de OR zijn OR-werk goed en degelijk uitvoert:

  • agenda van de OR vergadering maken
  • agenda van de overlegvergadering maken
  • verslag van de OR-vergadering maken
  • verslag van de overlegvergadering maken
  • verslagen en agenda’s van OR- en overlegvergadering verspreiden / bekendmaken in de organisatie
  • schrijven van brieven/mails (correspondentie / in- en uitgaande stukken)
  • het OR-archief bijhouden
  • jaarverslag maken en verspreiden in de organisatie
  • contactpersoon met (externe) deskundigen en adviseurs van de OR
  • achterbancommunicatie van de OR, anders dan de verslagen
  • secretariaat van de verkiezingscommissie van de OR-verkiezingen

extra uren voor  het DB

Wij merken in de praktijk dat het een voorzitter best wel wat (extra) tijd kost, denk aan het voorbereiden van de vergadering die hij/zij moet voorzitten of het samenstellen van de agenda van de vergadering. 

Ook het secretaris-werk kost extra tijd. Zo kost het uitwerken van aantekeningen van een vergadering tot goede notulen minimaal 1x tot 2x de tijd van een vergadering.

In het algemeen kunnen we stellen dat als een gemiddeld OR-lid bij jou in de organisatie X-uren kwijt is, je voor de voorzitter 2x X-uren moet rekenen en voor de secretaris 3x X-uren. 

Hier zit dan ook vaak de reden in om meer leden te benoemen in het DB of om een ambtelijk secretaris (AS) in te huren.

taken verdelen als DB

Hoewel er dus taken zijn die specifiek bij de voorzitter en/of de secretaris liggen, is het verstandig dat de DB-leden zelf beslissen hoe zij de taken onderling het beste kunnen verdelen. Vaak werken ze samen als één team.

Dit is de box titel
TIP: Als de OR ook werkgroepen of commissies heeft, zorg dan dat het DB op de hoogte is van al hun acties en status; daarmee kan het DB zorgen voor een goede coördinatie, zowel in de OR- als OV-vergadering als in het uitvoeren van deadlines. Soms kan het daarom handig zijn dat DB-leden ook lid zijn van de werkgroepen en/of commissies.

DB = procesverantwoordelijk
OR = inhoudverantwoordelijk

Hoe de taken ook verdeeld zijn in het het DB, hoe de OR ook besloten heeft over de grootte of de invulling van het DB; de OR blijft als groep gezamenlijk verantwoordelijk voor de inhoud.

Dat is ook te merken aan de artikelen in de WOR en jurisprudentie hierover: er zijn eigenlijk geen bevoegdheden toegekend aan de functie van voorzitter en secretaris. De invulling van deze functies is dan ook helemaal aan de OR. 

Alle OR-leden zijn namelijk nog steeds gelijk; de leden van het dagelijks bestuur zijn niets meer of minder dan de andere OR-leden. De OR-leden die in het DB zitten zijn alleen maar OR-leden met een ‘extra taak’: het organiseren van het OR-werk voor de OR.

Dat betekent dat de leden van het DB alleen procesmatige zaken kunnen delen, organiseren of uitvoeren in opdracht van de OR. Het DB kan niet zelfstandig besluiten nemen over de inhoudelijke zaken zonder dat de OR daar eerst een uitspraak over gedaan heeft.

maak een functie- / taakomschrijving voor DB-leden

Het is verstandig om, voordat je de personen gaat kiezen die voorzitter en secretaris gaan worden, samen goed te bespreken wat je van deze personen verwacht. 

Bespreek in de OR daarom wat je verwachtingen zijn in verschillende situaties en welke taken je wilt dat er uitgevoerd gaan worden. 

Je kunt hierbij denken aan kennis, houding en vaardigheden die je van belang vindt voor de voorzitter/secretaris. Maar ook hoe goed deze personen kunnen delegeren of vergaderingen kunnen leiden. Veel zaken tussen OR en Bestuurder komen uit op een of andere vorm van onderhandelen: dus wat verwacht je bijvoorbeeld aan onderhandelingskwaliteiten?

En dan is het ook nog belangrijk om te bespreken hoeveel tijd en faciliteiten de voorzitter en secretaris nodig hebben en hoe je dat gaat regelen of hebt geregeld tussen de OR en Bestuurder.

en een ambtelijk secretaris (AS)?

Een ondernemingsraad kan ook nog een zogenaamde ambtelijk secretaris (AS) hebben die taken voor de OR en het DB uitvoert. Lees daarover meer in het artikel ‘ambtelijk secretaris van de OR: rol, taak en bevoegdheden’.

Meer weten of heb je vragen? Neem contact op en we helpen je graag!

artikelen die wellicht ook interessant zijn:

Lees Interacties

Trackbacks