overleggen tussen OR en Bestuurder: Wat moet er?

OR en Bestuurder hebben samen overleg. Verschillende wetten en regels verplichten de OR en de Bestuurder zelfs om te overleggen; er zijn dus situaties waar je samen moet overleggen. Daarnaast merken wij, als begeleiders en adviseurs van ondernemingsraden, dat er niet alleen ‘officiële’ overleggen zijn. We hebben wat er moet en wat er kan op een rij gezet. Een overzicht.

overleg = een verzamelnaam

Het is, in onze Nederlandse cultuur van praten en het samen eens worden, heel logisch dat we overleggen. Daarbij is het woord ‘overleg’ een verzamelnaam voor allerlei soorten van samen praten: vergaderingen, benen-op-tafel overleg, bijpraten, werkoverleg, etc.

Als het gaat over de ondernemingsraad, en in dit artikel, gebruiken we het woord ‘overleg’ bij de volgende bijeenkomsten tussen OR en Bestuurder: 

• de officiële overleg: de Overlegvergadering / OV
• het informeel overleg.

officieel overleg: de Overlegvergadering (OV)

Er zijn verschillende momenten waarop OR en Bestuurder verplicht zijn om een officieel overleg met elkaar te hebben. Er zijn diverse artikelen in de WOR waarin gesproken wordt en er verplichtingen worden vastgelegd over overlegvergaderingen. In die artikelen staat waarover en op welke momenten OR en Bestuurder samen een Overlegvergadering moeten hebben.

Overlegvergadering – het woord

Het woord Overlegvergadering wordt letterlijk gebruikt in artikel 23, lid 2 van de WOR. 

In het eerste deel van artikel 23 staat dat OR en Bestuurder “…komen met elkaar bijeen binnen twee weken nadat hetzij de ondernemingsraad hetzij de ondernemer daarom onder opgave van redenen heeft verzocht.”. In het tweede deel van artikel 23 staat “In de in het eerste lid bedoelde overlegvergaderingen…”

Overlegvergadering – agenda en verslag

Vervolgens staat er in artikel 23a lid 6 WOR dat OR en Bestuurder samen een agenda maken van de Overlegvergadering. De agenda-onderwerpen van de overlegvergadering kunnen worden ingebracht door de Bestuurder en/of door de OR. 

En het verslag van de overlegvergadering moet worden goedgekeurd door Bestuurder en door de OR (artikel 23a lid 4 WOR).

De inhoud van het verslag en de afspraken die daarin (tussen OR en Bestuurder) zijn vastgelegd, zijn daarmee bindende afspraken voor beide partijen.

Samengevat betekent dit dat de Overlegvergadering alleen dan een Overlegvergadering is als er een agenda is en er een verslag van wordt gemaakt.

Overlegvergaderingen – aantal

Er staat nergens hoeveel Overlegvergaderingen er precies moeten worden gehouden (uitgezonderd hieronder genoemd in artikel 23 en 24 van de WOR).

Het aantal overlegvergaderingen wordt in gezamenlijk overleg tussen OR en Bestuurder afgesproken. De frequentie of aantal overlegvergaderingen moet wel zo zijn dat de OR onafhankelijk en goed het OR-werk moet kunnen uitvoeren. Daarbij is het aantal overlegvergaderingen (dan dus) het aantal of de frequentie van de overlegvergadering afhankelijk van wat er gebeurt of aan de hand is in de organisatie: zijn er veel of weinig veranderingen op organisatorisch terrein. 

Daarnaast is het aantal of frequentie ook afhankelijk van wat OR en Bestuurder willen dat de samenwerking tussen beiden zal zijn: alleen invloed op het formele voorgenomen besluit, of samen interactie en overleg om te komen tot het beste besluit. Vooral dat laatste betekent meer Overlegvergaderingen.

verplichte Overlegvergaderingen

Nu staat nergens in de WOR hoeveel Overlegvergaderingen er moeten zijn, maar in diverse WOR-artikelen staan wel verplichte onderdelen die samen (in een Overlegvergadering) besproken moeten worden.

verplicht: beloningsverhoudingen

OR en Bestuurder zijn verplicht (artikel 23, lid 2 WOR) om minimaal eenmaal per jaar een overlegvergadering te hebben om de beloningsverhoudingen (artikel 31d WOR) te bespreken.

verplicht: bespreking ‘algemene gang van zaken’

Ten minste tweemaal per jaar is er een bespreking van de algemene gang van zaken in de onderneming, volgens artikel 24 WOR, het zogenaamde Artikel 24-gesprek. 

In dat gesprek moet besproken worden wat de voorbereidingen zijn voor aankomende advies- en instemmingsaanvragen, en hoe de OR bij die besluitvorming betrokken zal gaan worden. 

Dit Artikel 24-gesprek vindt plaats tussen OR en Bestuurder in aanwezigheid van de Raad van Commissarissen of een daaraan gelijk te stellen orgaan.

verplicht: bij advies- en instemmingsaanvragen

Daarnaast is er verplicht een overlegvergadering om een instemmingsaanvraag te bespreken (artikel 27 lid 2 WOR) en om een adviesaanvraag te bespreken (artikel 25 lid 4 WOR). Dat wil zeggen, nadat de OR een advies- of instemmingsaanvraag ontvangen heeft moet er minimaal één Overlegvergadering zijn waarin deze advies- of instemmingsaanvraag besproken wordt; dat kan dus niet in een en dezelfde Overlegvergadering.

Na die Overlegvergadering kan de OR, in zijn eigen OR-vergadering, besluiten (en schrijven) wat zijn OR-advies of OR-instemming gaat zijn.

Overlegvergaderingen – de voorzitter

De overlegvergadering kan pas worden gehouden als aan de bepalingen van het reglement van de OR is voldaan (artikel 23a lid 1 WOR). De voorzitter van de overlegvergadering is, tenzij in overleg anders wordt besloten, om de beurt de Bestuurder en de voorzitter van de OR (artikel 23a lid 2 WOR).

Vaak is het verstandig om samen te besluiten dat de OR-voorzitter altijd de voorzitter is van de Overlegvergadering; daarmee heeft de OR meer invloed op de inhoud en de vorm van de Overlegvergadering.

Overlegvergaderingen – gasten

Zowel de OR als de Bestuurder kunnen gasten uitnodigen (externe of interne deskundigen) om bij de overlegvergadering aanwezig te zijn (artikel 23a lid 6 WOR).

Overlegvergaderingen – besluiten nemen

Tijdens de overlegvergadering kunnen door de OR of door de Bestuurder besluiten worden genomen, en de vergadering kan worden geschorst door de voorzitter van de vergadering als Bestuurder of OR over een onderwerp afzonderlijk wil overleggen (artikel 23b WOR).

informeel overleg / Agenda Beraad

Naast de officiële overlegvergaderingen hebben veel ondernemingsraden, of het Dagelijks Bestuur (DB) van een OR, ook informeel overleg met de Bestuurder; een overleg zonder notulen waarin vriendschappelijk met elkaar over problemen en oplossingen gesproken wordt.

Vaak wordt het informele overleg in een ‘formeel jasje’ gestoken: een informeel overleg tussen OR en DB om samen de inhoud van de agenda van de overlegvergadering te bespreken en vast te stellen. Een zogenaamd Agenda Beraad. Op die wijze is er ook een ‘natuurlijk’, maar wel georganiseerd moment voor een informeel overleg voorafgaand aan een overlegvergadering.

Het aantal informele overleggen, maar ook wie daar wel of niet bij aanwezig is, is volledig afhankelijk van de wensen van OR en Bestuurder, maar vooral van de cultuur in de organisatie.