We kunnen in Nederland inmiddels niet meer om het coronavirus heen. Binnen alle organisaties moeten nu besluiten genomen worden, maar hoe? Daarom deze aandachtspunten voor werkgever, medewerker en OR.

– Click here for the English version of this text –

Als bedrijf én als ondernemingsraad moet je voorkomen dat medewerkers ziek worden. En voorbereiden op zaken als een stop op leveringen en overheidsmaatregelen. 

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) kent geen noodscenario waarin de rechten van een ondernemingsraad aan de kant kunnen worden gezet. Ook andere wetten waaruit rechten voor de OR voortvloeien, zoals de Arbeidsomstandighedenwet, kennen zo’n scenario niet. Als de Bestuurder het voornemen heeft een besluit te nemen dat onder een van de rechten van de OR valt, dan moet nog steeds het normale advies- of instemmingstraject worden doorlopen. 

We hebben in dit artikel een aantal situaties verzameld die zich kunnen voordoen door het coronavirus*. Daarbij geven we aan wat de rol en/of verplichtingen van de medewerker, de werkgever en de OR zijn. Maar ook de gevolgen voor deze drie groepen. Het zijn allemaal zaken waarmee alle organisaties in Nederland op korte termijn te maken kunnen krijgen. Je kunt samen maar beter voorbereid zijn. 

situatie:
voorkomen dat medewerkers ziek worden

tips medewerker

• de organisatie kan speciaal arbobeleid met ‘passende maatregelen’ afkondigen 
• je bent verplicht om alle arbobeleid-maatregelen op te volgen 
• je kunt sancties opgelegd krijgen als je je niet houdt aan de arbobeleid-maatregelen
• als je in het buitenland op een plek werkt waar het coronavirus is vastgesteld, dan kun je worden teruggeroepen naar Nederland

tips werkgever

• een goed arbobeleid om te zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de medewerkers is verplicht
• goed arbobeleid moet (ook) gericht zijn op het voorkomen dat medewerkers ziek worden 
• medewerkers die in het buitenland in een vastgesteld coronavirus-gebied werken, moeten bij toenemende risico’s worden teruggehaald en/of de werkzaamheden moeten worden stilgelegd
• naleving van het arbobeleid moet (altijd) verplicht worden gecontroleerd
• over het naleven/uitvoeren van het arbobeleid en de arbeids-/rusttijden moet overleg gevoerd worden met de OR (in samenwerking met de preventiemedewerker)
• bij niet naleven van het arbobeleid mogen er passende sancties opgelegd worden
• alle veranderingen van het arbobeleid of ziekteverzuimbeleid zijn instemmingsplichtig bij de OR
• eventuele reorganisaties zijn adviesplichtig

In deze situatie kan het arbobeleid uitgebreid worden met speciaal beleid om ziek worden van het coronavirus te voorkomen. Denk hierbij aan zaken als desinfecteren, mondkapjes, verbod op handen schudden, extra schoonmaakrondes, minimaal vergaderen, verplicht thuiswerken, afgelasten van (grote) bijeenkomsten, etc. Maar ook voorlichting (Wat is het coronavirus? Hoe ontstaat het? Hoe wordt het overgedragen? Wat moet je doen wanneer je ziek bent?) hoort bij zo’n speciaal beleid.

Gebaseerd op: Arbeidsomstandighedenwet, Arbeidsomstandighedenbesluit, goed werkgeverschap art. 7:611 BW

aandachtspunten ondernemingsraad

Voor veranderingen in of aanscherpingen van het arbobeleid of ziekteverzuimbeleid moet een instemmingsaanvraag bij de OR ingediend worden. Over naleving en uitvoering van het arbobeleid en de arbeids-/rusttijden moet overleg gevoerd worden met de OR in samenwerking met de preventiemedewerker en zo nodig de arbodienst. Een reorganisatie is adviesplichtig. De OR heeft daarnaast ook de plicht om in alles te zorgen dat medewerkers zich houden aan het arbobeleid en de arbeids-/rusttijden.
Tip: extra afspraken die in het personeelshandboek of personeelsreglement staan, mogen (meestal) niet gewijzigd worden zonder instemming van de OR. 

Gebaseerd op: artikel 25 WOR, artikel 27 WOR, artikel 28 WOR, Arbeidsomstandighedenwet artikel 12, Arbeidsomstandighedenbesluit

situatie:
vermoeden dat een medewerker ziek is / als een medewerker ziek is

tips medewerker

• als de werkgever vermoedt dat jij ziek bent of besmet kunt zijn met het coronavirus, dan kan gevraagd worden om thuis te werken en je collega’s zo te beschermen
• ben je niet ziek maar moet je wel thuis blijven, dan moet het volledige loon doorbetaald worden, ook als je niet thuis kunt werken
• je mag niet zelf ‘zomaar’ besluiten om thuis te blijven als je het vermoeden hebt dat je besmet bent met het coronavirus
• ben je ziek, dan moet je je altijd ziek melden volgens de procedures van de organisatie
• bij ziekmelding vanwege (vermoeden van) coronavirus mag je alleen telefonisch contact hebben met je leidinggevende, huisarts of bedrijfsarts  

tips werkgever

• een medewerker waarvan vermoed wordt dat hij met het coronavirus besmet is, kan gevraagd worden om naar huis te gaan of om thuis te blijven**
• de niet-zieke medewerker die op verzoek van de werkgever thuis is, moet volledig loon doorbetaald krijgen
• de medewerker kan gevraagd worden om te ‘thuiswerken’ of thuis vervangende werkzaamheden te verrichten
• je mag als werkgever niet zelf controleren of een medewerker ziek is; dit is een inbreuk op de privacy (meer over controleren: ‘Mag ik mijn werknemers controleren op Corona?’)

**basis voor een vermoeden kan zijn: 

• • de medewerker is in een gebied geweest waar het virus heerst of met mensen in contact geweest die het virus hebben
  • de medewerker heeft koorts, is verkouden of hoest
  • de medewerker geeft zelf aan dat hij/zij ziekteverschijnselen heeft 

Gebaseerd op: Arbeidsomstandighedenwet, Arbeidsomstandighedenbesluit, instructierecht art. 7:660 BW, niet verrichten arbeid in risicosfeer werkgever art. 7:628 BW, doorbetaling loon bij ziekte art. 7:629 BW

aandachtspunten ondernemingsraad

Voor veranderingen in of aanscherpingen van het arbobeleid of ziekteverzuimbeleid moet een instemmingsaanvraag bij de OR ingediend worden. Over naleving en uitvoering van het arbobeleid en de arbeids-/rusttijden moet overleg gevoerd worden met de OR in samenwerking met de preventiemedewerker. De OR heeft daarnaast ook de plicht om in alles te zorgen dat medewerkers zich houden aan het arbobeleid en de arbeids-/rusttijden. 

Tip: extra afspraken die in het personeelshandboek of personeelsreglement staan, mogen (meestal) niet gewijzigd worden zonder instemming van de OR. 

Gebaseerd op: artikel 25 WOR, artikel 27 WOR, artikel 28 WOR, Arbeidsomstandighedenwet artikel 12, Arbeidsomstandighedenbesluit

situatie:
werktijdverkorting omdat er niet of minder gewerkt kan worden

tips medewerker

• grondstoffen/machines/producten worden niet geleverd, veel van je collega’s zijn ziek of er is een andere directe corona-gerelateerde oorzaak; er is geen of minder werk
• de werkgever kan werktijdverkorting aanvragen voor steeds 6 weken tot totaal maximaal 24 weken
• je gaat minder uren werken en krijgt hetzelfde salaris; aan de werkgever wordt een WW-uitkering uitbetaald
• de WW-uitkering gaat ten koste van de normale WW-rechten van jou als medewerker

tips werkgever

• er is nu minder werk en er is minimaal 2 tot maximaal 24 weken minstens 20% minder werk
• dan is een vergunning wellicht mogelijk voor werktijdverkorting bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• voor werktijdverkorting is instemming nodig van de OR voordat de aanvraag naar het Ministerie gaat

Aan werktijdverkorting zijn voorwaarden voor de medewerker en de werkgever verbonden. Daarover kun je meer lezen in de whitepaper van De Voort Advocaten | Mediators. 

Gebaseerd op: Beleidsregels ontheffing verbod op werktijdverkorting 2004

aandachtspunten ondernemingsraad

Werktijdverkorting is een instemmingsplichtig besluit. Voordat er werktijdverkorting aangevraagd wordt bij het ministerie (voorgenomen besluit) moet er een instemmingsaanvraag ingediend worden bij de OR.
Tip: (extra) afspraken die in het personeelshandboek of personeelsreglement staan over werktijden mogen niet gewijzigd worden zonder instemming van de OR. 

Gebaseerd op: artikel 27 lid 1 sub b WOR (analoog aan HR 26 juni 1987, NJ 1988, 93)

situatie:
als de overheid verplichte quarantaine instelt

tips medewerker

• een verplichte quarantaine van de overheid mag je niet weigeren
• je krijgt wel gewoon salaris doorbetaald
• de niet gewerkte uren gaan niet ten koste van je vakantieuren/-dagen 

tips werkgever

• salarissen moeten doorbetaald worden
• dit wordt gezien als ondernemersrisico en er is geen regeling waarmee de overheid financieel gaat bijspringen, tenzij de werktijdverkorting van toepassing is
• updates over quarantaine(s): GGD, het RIVM en het Nederlands Huisartsen Genootschap 

aandachtspunten ondernemingsraad

Voor het ‘groepsgewijs inlenen van arbeidskrachten’ om de massaal afwezige medewerkers te vervangen is een adviesaanvraag nodig. Als er een nieuw krediet aangetrokken moet worden vanwege financiële tegenvallers door het virus moet er ook een adviesaanvraag ingediend worden bij de OR. Ook een belangrijke inkrimping van de werkzaamheden en het zelf beëindigen van (een deel van) de werkzaamheden zijn adviesplichtig. Net als een reorganisatie.

Gebaseerd op: artikel 25 WOR, artikel 27 WOR, artikel 28 WOR

situatie:
de medewerker heeft zieke familieleden 

tips medewerker

• je kunt kortdurend zorgverlof aanvragen om te zorgen voor eigen kind, partner of ouder die besmet is geraakt
• je kunt kortdurend zorgverlof aanvragen voor de verzorging van directe familieleden in een verzorgingstehuis of ziekenhuis die niet verzorgd worden vanwege massale uitval van verpleging
• je kunt calamiteitenverlof aanvragen als de kinderopvang of basisschool moet sluiten en de kinderen daardoor alleen thuis zijn
• tijdens het zorgverlof heb je recht op doorbetaling van salaris voor maximaal 2 weken (per jaar), tijdens calamiteitenverlof voor een ‘korte periode’
• duurt de zorg of calamiteit langer, dan moet je vakantiedagen of onbetaald verlof opnemen (volgens de afspraken in de organisatie)

tips werkgever

• aanvraag en betaling van de medewerker verloopt volgens het beleid van het calamiteitenverlof (kort verzuimverlof) of het kortdurend zorgverlof
• is de situatie langdurig zonder oplossing (meer dan 2 weken per 12 maanden), dan moet de medewerker vakantiedagen of onbetaald verlof opnemen
• aanpassing van het personeelshandboek of personeelsreglement (met daarin bijvoorbeeld aanvullende afspraken over calamiteitenverlof of kort(durend) verzuimverlof) is instemmingsplichtig bij de OR

Gebaseerd op: noodzakelijke verzorging andere persoon; kortdurend zorgverlof art. 5:1 Wet Arbeid en Zorg, calamiteiten- en ander kort verzuimverlof, art. 4:1 Wet Arbeid en Zorg

aandachtspunten ondernemingsraad

Mogelijk zijn er aanvullende afspraken in de organisatie over (het opnemen van) zorgverlof die zijn vastgelegd in het personeelshandboek of de personeelsgids (denk aan arbeidsvoorwaardenregeling of verzuimregeling). Veranderingen of aanpassingen zijn dan instemmingsplichtig.

Gebaseerd op: artikel 25 WOR, artikel 27 WOR, artikel 28 WOR

samengevat: de ondernemingsraad heeft een taak!

Als er beleid moet worden aangepast of geïntensiveerd vanwege het coronavirus, is dit nog steeds een aanpassing van beleid waarover met de ondernemingsraad overleg moet worden gepleegd. Over veel zaken moet advies of instemming worden gevraagd.

Natuurlijk vraagt deze situatie om spoed, en dat mag de Bestuurder ook vragen van de OR. De Bestuurder kan daarbij helpen door OR-leden (tijdelijk) vrij te stellen van overige werkzaamheden in de organisatie.

Deze bijzondere tijden vragen om nadenken en beslissingen nemen over zaken waar we nog niet eerder over hebben nagedacht. Voor jouw gemak hebben we een aantal artikelen bij elkaar verzameld die nu misschien van pas komen:

• coronavirus: situaties en aandachtspunten voor de OR [zojuist gelezen]
• vakantiedagen in “corona-tijd”: wat mag en kan voor werkgever en medewerker?
• “De hoofddirectie heeft besloten dat ons salaris wordt gekort. Mag dat?”
• snelkookpan advies of instemming: omdat het soms moet

Dit is de box-titel

Vragen? Neem direct contact op via het contactformulier of bel met assistent Elma Harmans op 040-2813128.

neem nu contact op

*Daar waar we in dit artikel spreken over coronavirus wordt het officieel aangeduide COVID-19 virus bedoeld.

Dit artikel is gebaseerd op de whitepaper “Arbeidsrechtelijke en medezeggenschaprechtelijke aandachtspunten Coronavirus’ geschreven door Mr. Drs. Stefan Jansen van de Voort Advocaten | Mediators.