Administratie regelen, afspraken maken, telefoongesprekken beantwoorden, agenda bijhouden… na een aantal jaren coachen kwam ik erachter: als ik dagelijks uren in gesprek ben, heb ik geen tijd meer om dat allemaal te doen.

Als coach wil ik 100% aandacht geven aan de mensen met wie ik spreek, de groepen die ik begeleid. Sterker nog: het is de enige manier om een goede coach te zijn. Maar wie neemt dan de zakelijke telefoon aan? En wie beantwoordt mijn mail?

Succesvol zijn als coach betekent steeds meer uren in gesprek en minder tijd voor al die dingen eromheen. Maar juist die dingen eromheen zijn ook belangrijk. Anders zou ik al snel geen nieuwe klanten meer krijgen…

Daar moest dus een oplossing voor komen.

startend ondernemer: weinig geld en veel tijd

Elke zelfstandig ondernemer start op zowat dezelfde manier: heel veel tijd en nog niet veel geld. Je moet leven van een startkapitaal (een lening of een spaarpotje), want je hebt niet meteen een volledig en goed inkomen uit je onderneming. Maar omdat je (nog) niet veel klanten hebt, heb je juist wel veel tijd om aan je onderneming te besteden.

Je hebt in die startfase (weinig klanten, laag inkomen) alle tijd om te besteden aan marketing, website, klantenwerving, netwerkbijeenkomsten, etc.

Na een tijdje is er een omslagpunt. Er zijn steeds meer betalende klanten en er is steeds minder tijd om ondernemer te zijn. Bij mij kwam het besef dat dit omslagpunt er aan zat te komen in het tweede jaar van mijn onderneming. Ik moest een oplossing bedenken. De eerste stap die ik gezet heb, was een telefoonservice inschakelen: een bedrijf dat, namens mij en in mijn naam, de telefoon beantwoordde.

je kunt niet álles doen…

Als zelfstandig ondernemer heb je meerdere rollen. Je bent een product, een persoon en een bedrijf. Ik ben de persoon en het bedrijf. En omdat ik een dienstverlenend beroep heb gekozen, ben ik ook nog eens het product. Zodra het drukker wordt, moet je keuzes maken. Je moet gaan kiezen wat je niet meer kunt of gaat doen.

De eerste zaken zijn al makkelijk uitbesteed; de meeste zelfstandigen hebben een boekhouder. En die neemt jou, aansluitend op jouw wensen, veel of weinig werk uit handen. Maar wat als dat (nog) niet genoeg tijd oplevert om klanten te helpen?

kiezen wat je wel doet en wat je aan anderen overlaat

Op een gegeven moment heb ik mijzelf de vraag gesteld: “Wat is het dat ik als enige kan doen en wat kan ik anderen laten doen?” Aangezien ik mijzelf als ‘persoon’ niet kan overdragen aan anderen en ik ook nog eens bijna altijd het ‘product’ ben (wat niet te vervangen is, want de klant kiest ‘mij’ als product en niet iemand anders), blijft alleen over dat ik delen van mijn ‘bedrijf’ kan overdragen aan anderen.

En dat heb ik gedaan. Steeds meer en steeds vaker. Wat begon met alleen een telefoonservice die voor mij de telefoon beantwoordde is nu een heel team van ondersteuners en begeleiders geworden.

Er zijn nu minstens 5 mensen die elke week voor mij aan de slag zijn, zodat ik meer klanten kan helpen. Daarnaast zijn er nog diverse mensen die eens in de zoveel tijd iets voor mij doen/uitzoeken/uitwerken/oplossen/maken.

assistent Elma

Mijn belangrijkste steun en toeverlaat in bijna alles de laatste 9 jaar is assistent Elma Harmans. Zij regelt en plant mijn agenda, schrijft voorstellen, doet de facturatie en onderhoudt contact met klanten. Zonder haar kan ik niet doen wat ik nu allemaal doe.

Ons systeem is zo geperfectioneerd dat zij, als onderdeel van mijn bedrijf, zaken regelt en organiseert op een zodanige manier dat ik alleen nog maar de resultaten zie. Als een soort van ‘artiestenmanager’ regelt zij dat ik weet waar ik moet zijn en wat ik moet doen. Elma en ik hebben alleen overleg op hoofdlijnen. En ik heb alleen nog maar contact met mijn klanten over de inhoud van mijn werk. Alle afspraken en financiële zaken zijn dan al geregeld. Ik kan niet meer zonder haar.

webredacteur Jelle

Maar ook Jelle de Bont is onvermoeibaar. Als webredacteur verzorgt hij de mailingen naar meer dan 1500 klanten en zorgt hij voor de planning en redactie van alle artikelen die ik schrijf voor de websites CT2.nl, CoachSander.nl, CreativeHealth.nl, SVVK.nl en jammie040.nl.

Desiree, Nigel, Wendie, Jochem, Marc en Michel

Daarnaast is Desiree Gerharz onmisbaar in haar unieke klantcontact en marketing. Zoals Nigel Buis mijn steun is in alle softwarezaken, mailprogramma issues en onderhoud van de vele websites die ik in de lucht houd (inclusief oplossen hack-problemen). En Wendie Huis in ’t Veld, die voortdurend de websites opnieuw bouwt, opzet, aanpast en inricht in WordPress.

Jochem Spoor is mijn steun en toeverlaat met hulp in het gebruiken van alle WordPress opties. Het ontwerpen/vormgeven van alle websites, logo’s en huisstijl is al jaren toevertrouwd aan Marc Camps. En het overgrote deel van alle foto’s van mij zijn gemaakt door Michel de Heer.