Menu

efficiënt vergaderen: Proces, Verbinding en Communicatie

door Sander Vrugt van Keulen

Groepen vragen mij vaak het aanpakken van problemen en het bereiken van doelen te begeleiden. Dit doe ik vanuit drie begrippen: Proces, Verbinding en Communicatie (PVC).

We hebben bijna allemaal de gewoonte om bij een probleem als eerste met de inhoud aan de slag te gaan. En er dan gaandeweg achter te komen dat we eigenlijk eerst een aantal andere zaken goed moeten regelen voordat we efficiënt met de inhoud bezig kunnen zijn.

Bij het begeleiden van een groep of persoon zal ik daarom vaak aandacht geven aan het bewust kijken naar de processen, de verbindingen en de communicatie. Dan gaat het vooral om de vragen ‘waarom doe je dat?’ en ‘(hoe) kan het beter?’ Het draait om bewustwording van gewoonten.

waarom een model zoals PVC?

In mijn ervaring na meer dan 12 jaar begeleiden van mensen, in groepen of individueel, gaat iedereen meteen aan de slag met de inhoud. Zonder bij de ‘randvoorwaarden’ Proces / Verbinding / Communicatie stil te staan. Om dan vaak vanuit de inhoud telkens vragen te stellen aan elkaar over het proces, de verbindingen of (de manier van) communiceren.

Maar als je het omdraait, en dus wel eerst de PVC helder hebt met elkaar, kom je veel sneller tot de kern van de inhoud en gaat dat deel van het gesprek bijna helemaal vanzelf.

Proces

De procesvraag is de eenvoudigste: “Is ons proces optimaal?” Het gaat hierbij over alle vormen van processen, variërend van de gewoonte altijd op dezelfde plaats te zitten tijdens een vergadering tot de vier procesfases van een vergadering (voorbereiding, vergadering, besluiten, acties).

We kunnen op heel veel verschillende manieren een proces aanvangen, maar maken we daarin wel een bewuste keuze? Of laten we ons leiden door gewoonten of gemak? Begin daarom met het stellen van twee procesvragen om doelgericht en efficiënt te werken. Word het met elkaar eens over:

  1. 1. wat willen we bereiken?
  2. 2. wat is het meest snelle / efficiënte / doeltreffende proces om dat doel te bereiken?

En ga dán pas met elkaar het proces beginnen.

Verbinding

De verbindingsvraag is ietwat ingewikkelder: “Werken wij (goed) samen?” Het is belangrijk om te weten welke verbindingen je hebt gelegd met mensen en organisaties om je heen.

Met welk doel ben je die verbindingen aangegaan? Leveren ze je nog steeds het gewenste resultaat op? Of moet je op zoek naar nieuwe of verbeterde verbindingen om je doel te bereiken? Je zit dan wel in dezelfde vergaderzaal te praten over hetzelfde onderwerp, maar werk je samen of ben je elkaars tegenstander? Heb je dezelfde belangen of zijn die tegenstrijdig? Zit je überhaupt met de juiste mensen aan tafel? Op welke manier je samenwerkt, is essentieel voor alle vervolgstappen.

Communicatie

Dan de communicatievraag: “Begrijpen wij elkaar?” Je communiceert op een bepaalde manier met anderen, maar komt de boodschap ook over op de manier waarop die bedoeld is? Of gaat de boodschap verloren in de wijze van communiceren?

Velen luisteren vanuit veronderstellingen naar de ander. Een goede communicatie valt of staat juist met het goed kunnen (en willen) luisteren zonder veronderstelling of oordeel. Bewustwording leidt ook hier tot inzicht en daarmee tot verbetering.

Proces, Verbinding en Communicatie = PVC

Gezamenlijk vormen Proces, Verbinding en Communicatie (PVC) een drie-eenheid, met in het midden de inhoud. Als je een van de drie onderdelen niet optimaal inzet, dan gaat de inhoud met je ‘aan de loop’. Proces, Verbinding en Communicatie vormen daardoor samen het kader waarbinnen je doelmatig met de inhoud aan de slag kunt.

Een beter resultaat met PVC

In alles wat ik doe vormt PVC de rode draad. In al mijn trainingen en coachingsgesprekken is dat waar ik op stuur en mij mee bezighoud. Zowel in de uitvoering als in het resultaat. En de inhoud? Die is helemaal, 100%, van en voor jou. Want jij bent de grootste expert op jouw eigen terrein. En ik help je bij het vaststellen, uitdragen en bereiken van je doel.

Door ons eerst te focussen op PVC leidt de inhoud beter en sneller tot een goed te begrijpen en breed gedragen resultaat dat een grote kans van slagen heeft. Want als je helder hebt wat de PVC-zaken zijn en daar duidelijke afspraken over maakt, dan kun je heel efficiënt met de inhoud bezig zijn en razendsnel je doel bereiken als groep!

BewarenBewaren

ARTIKELEN DIE WELLICHT OOK INTERESSANT ZIJN:

groepscoaching in de praktijk: we werken niet goed samen

groepscoaching in de praktijk: wat is ons doel als groep

zonder informatie geen verantwoordelijkheid

groepscoaching in de praktijk: uitgelegd in 5 stappen

This is box title
Elma Harmans - CT2.nlLeren hoe je efficiënt kunt vergaderen?
Sander Vrugt van Keulen komt graag langs om meer te vertellen over de mogelijkheden.
Maak een afspraak via het contactformulier of bel direct met assistent Elma Harmans op
040-2813128 voor het maken van een afspraak.

maak nu een afspraak
efficiënt vergaderen: Proces, Verbinding en Communicatie was last modified: maart 3rd, 2018 by Jochem Spoor
delen kan alleen door vermenigvuldigen
Share on Facebook
Facebook
0Share on Google+
Google+
0Share on LinkedIn
Linkedin
Pin on Pinterest
Pinterest
9Tweet about this on Twitter
Twitter
Email this to someone
email
Print this page
Print

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *