Digitaal vergaderen is in deze tijden een ‘must’: we kunnen/mogen even niet anders. Maar wanneer is digitaal ook écht geschikt en wanneer is het toch beter om elkaar fysiek te ontmoeten?
– click here for the English version of this text –
Velen van ons hebben door alle coronamaatregelen verplicht kennisgemaakt met digitaal vergaderen. Het werkt, je ziet elkaar, je kunt informatie uitwisselen en praktische besluiten nemen, maar voor sommige situaties is het verre van ideaal. Op basis van mijn persoonlijke observaties en ervaring in groepsdynamiek geef ik je graag een aantal overwegingen mee.
In dit artikel zet ik de ervaren voors en tegens van digitaal vergaderen uiteen, om vervolgens aan te geven waarvoor je digitale bijeenkomsten wel en juist niet moet gebruiken. Kortom: een verzameling tips en punten om (goed) over na te denken.
mensen hebben vertrouwen nodig
Wij mensen zijn sociale wezens; we hebben interactie en elkaar nodig. Vertrouwen in onze medemens is daarbij essentieel. Vertaald naar de werkvloer: vertrouwen dat je baas je niet gaat ontslaan, vertrouwen dat de ander doet wat hij/zij met je afspreekt, etc.
En om vertrouwen te hebben in de afspraken die je maakt met een ander, kun je natuurlijk allerlei zaken opschrijven en laten ondertekenen. Maar dan nog heb je vertrouwen nodig dat het ook allemaal gaat gebeuren zoals afgesproken (en ondertekend), dat iedereen eraan gecommitteerd is.
Wij krijgen dat vertrouwen door met elkaar te communiceren. Onze onderlinge communicatie gaat veel verder dan alleen verbale communicatie (met elkaar praten) en beeldende communicatie (elkaar zien).
Wat er in communicatievormen overblijft, noemen we voor het gemak ‘non-verbale communicatie’. Dan hebben we het onder andere over het geheel aan kleine, bijna niet waarneembare bewegingen/gezichtsuitdrukkingen (micro expressies in gezicht en in lichaamshouding). Zaken die niet goed te zien zijn in een digitale vergadering of bijeenkomst.
Maar er is ook nog een zeer ongrijpbaar deel in onze non-verbale manier van communiceren: We noemen dat vaak ‘gevoel’ of ‘intuïtie’ of ‘energie’: iets wat je niet meekrijgt via het beeldscherm. Een samenspel van zaken die we horen, zien, ruiken, waarnemen… en die allemaal bij elkaar ons het gevoel van (of gebrek aan) vertrouwen geven. Lees meer in dit (Engelstalige) artikel uit de Harvard Business Review over wetenschappelijk onderzoek hoe belangrijk vertrouwen in organisaties is.
vertrouwen als basis voor vergaderen
Elke vergadering of elk overleg gaat uit van een bepaalde mate van vertrouwen. Dat vertrouwen kan heel minimaal zijn, in de vorm van “ik moet voorzichtig zijn met wat ik zeg, anders kan ik ontslagen worden”, tot maximaal als in “als hij dat zegt dan geloof ik hem op zijn woord, ik weet dat het goed gaat komen” (maar als iemand vraagt hoe je dat dan ‘weet’, kun je eigenlijk niet écht (met feiten) antwoord geven op die vraag).
“Ja, zoals we dat hier afspreken, ga ik het ook doen.” Dat kan de ander zeggen. Maar daar heb je altijd direct een gevoel bij. Het gevoel of die ander het meent en ook echt gaat doen. Of dat die ander daar helemaal geen zin in heeft en dus echt niet gaat doen. Dat voel je. Dat is je intuïtie. Dat is vertrouwen.
Als er geen vertrouwen is, dan wordt er vaak om (steeds meer) informatie en feiten gevraagd om overtuigd te raken van de juistheid van de beslissing. En dan gaat het niet zozeer om de feiten zelf, maar om het gevoel dat je hiermee opbouwt. Met andere woorden: Hoe groter het vertrouwen, hoe korter het overleg, hoe eerder overeenstemming en een besluit. Als het vertrouwen groot is, hoeven er namelijk minder zaken uitgesproken, besproken of vastgelegd te worden.
digitaal vergaderen: te weinig ‘contact’
We zijn sociale wezens die het onderlinge contact nodig hebben. We kunnen gewoon niet zonder. Dat is dan ook een van de redenen dat velen van ons zich zo ontzettend alleen voelen tijdens deze lockdown. We hebben het lichamelijke contact nodig (‘huidhonger’), maar ook het gewoon samen zijn in dezelfde ruimte en (dezelfde) ervaringen delen. We hebben de behoefte om elkaar, op allerlei manieren, te ‘voelen’ en ‘aan te voelen’.
Met digitaal vergaderen hebben we ‘alleen maar’ beeld en geluid. En voor het onderlinge contact, voor het krijgen van vertrouwen, is dat eigenlijk te weinig. We nemen aan dat het wel zal werken, omdat het rationeel gezien veel op elkaar lijkt. We laten in ons denken, voor het gemak, de non-verbale communicatie buiten beschouwing.
Maar juist door het ontbreken van veel non-verbale communicatie (lees: het vertrouwen), worden in digitale bijeenkomsten steeds vaker (onjuiste) aannames gedaan die leiden tot misverstanden. Maar ook andersom: als jij (of een van de andere deelnemers) gewend bent om je fysieke aanwezigheid in te zetten… in een digitale bijeenkomst kan dat niet (of doen mensen dat niet, ook al nodig ik ze daarvoor uit aan het begin van een meeting). Je kunt niet vooroverbuigen om nadruk te leggen op het punt dat je wilt maken, je kunt niet je fysieke aanwezigheid (of je nu een groot persoon of klein persoon bent) gebruiken om gehoord te worden, je kunt geen bewegingen maken die je boosheid kracht bij zetten…
Overigens maakt het wel een verschil of je elkaar vóór het digitale overleg (al) redelijk (goed) kende. Dan is een digitale bijeenkomst de voortzetting van de fysieke bijeenkomst. Je kunt dan een deel van de zaken die je mist in de onderlinge interactie(s) invullen op basis van wat je ziet en hoort met het digitaal vergaderen. Maar dat gaat natuurlijk maar tot op zekere hoogte goed.
Ken je elkaar niet of ken je elkaar pas, dan heb je (meer) feiten en informatie nodig om elkaar te vertrouwen. En heb je ook (meer) de behoefte om vast te leggen, op te schrijven en samen te ondertekenen wat je bespreekt en afspreekt.
digitaal vergaderen: gewoonten die het lastig maken
Mensen zijn gewoontedieren. Zo zijn er overeenkomsten tussen digitaal vergaderen en tv-kijken. Met dat tv-kijken hebben we (heel) veel ervaring. En dus gaan we ons gedragen zoals we dat doen tijdens het tv-kijken: we kijken bewegingsloos naar het scherm en soms gaan we ondertussen iets anders doen.
Want wat we zien tijdens het digitaal vergaderen lijkt op een tv-presentator en als we naar een presentator kijken dan kijken we bewegingsloos naar het scherm. We zitten als het ware in de consumentenstand.
En daar bovenop: als we dan gaan praten, dan gedragen we ons alsof we tegen de tv-presentator praten: zonder veel animatie in ons gezicht of bewegingen van onze handen.
Daarnaast zitten we vanuit ons eigen huis digitaal te vergaderen. In tegenstelling tot wanneer we ergens heen (moeten) gaan voor onze afspraak of bespreking, hebben we nu veel minder de behoefte om goed en kritisch te kijken naar hoe we eruitzien. Het effect van onze kleding (formeel/informeel), hoe we in beeld te zien zijn (belichting), wat er achter en om ons heen te zien is (de inrichting van de kamer) blijkt bij veel vergaderdeelnemers geen bewuste rol te spelen. Ondanks alle tips die gedeeld worden op heel veel websites.
Deze gewoontes maken het digitaal vergaderen niet makkelijker, maar juist heel veel moeilijker.
digitaal vergaderen: geschikt voor feiten
Als je je bewust bent van bovengenoemde uitdagingen voor digitale bijeenkomsten, is het makkelijker bepalen wanneer een digitale vergadering wel of juist niet geschikt is.
Een digitale bijeenkomst is bijvoorbeeld zeer geschikt voor het delen van feiten. Denk aan de status van een project, een update over een opdracht of het geven van een presentatie. Nog platter gezegd: allerlei soorten informatie die je eigenlijk ook in een geschreven stuk of een video met elkaar kan delen. De bijeenkomst is klaar als iedereen alle informatie heeft ontvangen.
De vraag is of dit wel ‘vergaderen’ is. Is het niet veel meer eenrichtingsverkeer informatie verstrekken (die misschien wel veel effectiever gedeeld kan worden via e-mail)?
digitaal vergaderen: geschikt voor informatie
Digitaal vergaderen is ook heel geschikt om, in een onderling gesprek door middel van vragen stellen en antwoorden geven, er zeker van te zijn dat iedereen op hetzelfde informatieniveau zit. Door ‘controlevragen’ te stellen, door de vragen die de groepsleden aan elkaar stellen, krijg je snel helder waar informatieachterstand zit of wat er (nog) niet begrepen wordt. Je bent dan eigenlijk een college aan het geven.
En je kunt die bijeenkomst dan net zo lang laten duren totdat iedereen overtuigd is dat iedereen over dezelfde informatie beschikt, evenveel informatie heeft en alle informatie ook snapt.
Maar de vraag is of dit wel ‘vergaderen’ is; is het niet meer dat je allemaal overtuigd bent dat het vraagstuk, de informatie en/of het vertrekpunt voor iedereen hetzelfde is?
digitaal vergaderen: niet geschikt voor onbekend terrein
Vertrouwen is een belangrijke factor in menselijke interactie en moeilijker te creëren in digitale vergaderingen. Zodra je met elkaar ‘onbekend terrein’ gaat verkennen, is digitaal ontmoeten daarom eigenlijk ongeschikt.
Het gaat hierbij om de meer fundamentele vragen die ten grondslag liggen aan de groep, die ervoor zorgen dat de groep meer is dan een toevallig samenzijn. Denk aan het opnieuw formuleren van je bestaansrecht als organisatie of als groep. Of als je een hele grote verandering aan moet gaan, zoals een reorganisatie of een verhuizing naar een andere (fysieke) locatie. Of als je over belangrijke zaken moet onderhandelen, waarbij het onderhandelingsresultaat grote gevolgen zal hebben.
Bij dat soort bijeenkomsten heb je die ene laag in communicatie nodig die je niet ziet of voelt in een digitale bijeenkomst: vertrouwen.
tips voor inhoudelijk effectief digitaal vergaderen
Over hoe we een fysieke vergadering effectief laten verlopen zijn al boeken(kasten) vol geschreven. Maar tot slot geef ik graag nog enkele praktische ervaringstips:
- organiseer liever meerdere korte digitale bijeenkomsten dan één lange bijeenkomst
- begin elke bijeenkomst met de doelstelling van de bijeenkomst
- kader elke bijeenkomst af op een specifiek onderdeel of specifieke stap
- plan meerdere bijeenkomsten vooruit en bepaal voor elke bijeenkomst het onderwerp dat dan besproken wordt
- stel tijdens de bijeenkomst je vraag aan elke individuele deelnemer
- vraag regelmatig of iemand nog vragen of behoefte aan informatie heeft
- zorg dat zoveel mogelijk feiten voorafgaand aan (elke) bijeenkomst schriftelijk beschikbaar zijn
- besteed (veel) tijd aan je persoonlijke voorbereiding van elke bijeenkomst (kom niet in de bijeenkomst zonder de feiten/stukken gelezen te hebben)
- bespreek tegen het einde (zo specifiek mogelijk) wat de afspraken zijn; wat iedereen of sommige deelnemers moet(en) doen
- eindig elke bijeenkomst met het samen bespreken of de doelstellingen bereikt zijn
- besluit elke bijeenkomst met het nogmaals herhalen wat er de volgende bijeenkomst op de agenda staat en wat iedereen daarvoor kan/moet doen
