Bijna iedereen heeft inmiddels ervaring met digitaal vergaderen. Maar hoe zorg je nou dat het een optimale bijeenkomst is en dat iedereen geluisterd heeft en elkaar begrijpt?
– click here for the English version of this text –
De afgelopen maanden heb ik vele digitale (OR-)vergaderingen mogen leiden en begeleiden. Mijn ervaringen en die van mijn collega’s heb ik samengevat in dit artikel. Met deze 11 tips en tricks zorg je er, als deelnemer en als ‘vergaderleider’, voor dat er beter naar je geluisterd wordt en dat goed begrepen wordt wat jij wilt of bedoelt. En als bonus: de vergadering is voor jou veel minder vermoeiend!
voorbereiding, voorbereiding, voorbereiding…
Elke bijeenkomst vraagt voorbereiding. Het maakt niet uit of het een fysieke of digitale bijeenkomst is. Maar als je iets al heel vaak gedaan hebt, gaat die voorbereiding vanzelf. Daarom een verzameling tips om je digitale vergadering optimaal te laten verlopen.
tip 1: zorg voor een rustige omgeving
Digitaal vergaderen vraagt veel concentratie. Je krijgt af en toe te maken met afleiding door huisgenoten die bewegen in je gezichtsveld of geluiden maken. Dat kost erg veel energie.
Het meest ideaal is daarom een rustige omgeving, of op z’n minst een afgesloten kamer waar je alleen zit. Lukt dat niet, zorg dan voor een goede koptelefoon én zet je microfoon uit als je niet praat.
tip 2: maak een mooie achtergrond
Zorg dat je achtergrond zo rustig mogelijk is. Dan kan de ander jou het beste zien en komt jouw boodschap beter over. Ga voor de boekenkast zitten of voor een muur met een mooi kunstwerk.
Ga in ieder geval niet voor het raam zitten (zie ook tip 3). En zorg ook dat die stapel wasgoed of dat niet opgemaakte bed niet in beeld is.
tip 3: zorg voor voldoende licht
De camera is voor je, het licht op je gezicht moet van dezelfde kant komen. Dus zorg dat het licht door het raam in je gezicht schijnt. Of zet anders een lamp achter je beeldscherm. Wel eens gezien hoe een film- of tv-studio eruitziet? Heel veel lampen! Op de camera lijkt het altijd minimaal de helft minder licht.
Let er in ieder geval op dat je geen ramen of lampen achter je hebt, zodat je alleen als een zwart silhouet te zien bent op het beeldscherm.
tip 4: wees op tijd
Probeer minimaal 5 minuten van tevoren klaar te zitten en in te loggen op het programma dat gebruikt wordt. Niet alleen heb je dan tijd om nog de instellingen van je microfoon en camera te testen (en of het licht goed is en je goed in beeld bent), maar de vergadering kan dan ook meteen beginnen op het afgesproken tijdstip.
tip 5: zie alle deelnemers
In elk digitaal vergaderprogramma kun je op meerdere manieren je beeldscherm instellen. Het meest optimale voor een digitale vergadering is als alle deelnemers even groot en gezamenlijk in beeld zijn. Dan krijg je namelijk ook zoveel mogelijk de non-verbale informatie mee.
Houd er wel rekening mee dat de anderen je recht in je gezicht kijken. Dat is anders dan in een fysieke vergadering. Dit betekent dat als je gaat eten of (even) in je neus pulkt, iedereen dat recht voor zich ziet. Niet doen dus!
tip 6: kijk in de camera
Ja, een hele lastige. De presentatoren op tv doen het al jaren, maar wij zijn het niet gewend: kijk IN het zwarte gat van de camera. En dat dan zéker als je zelf aan het woord bent.
De verleiding is heel groot om de hele tijd naar jezelf te kijken of naar de andere deelnemers. Maar de camera zit bovenin of bovenop je beeldscherm, dus voor de anderen kijk je de hele tijd naar beneden. Ze hebben het gevoel alsof je ze niet aankijkt; en dat doe je wel, want je kijkt naar het beeldscherm van degenen tegen wie je praat… maar dat kunnen zij niet zien.
tip 7: zet alles uit
Zet je telefoon op stil en zet de meldingen op je computer uit. Dan zijn er (ook voor de andere deelnemers) geen geluiden uit je computer te horen. Maar jij zult dan ook niet worden afgeleid tijdens de vergadering. Je aandacht is dan 100% bij de andere deelnemers.
tip 8: draag (de juiste) kleren
Doe iets aan wat past bij je werk, maar wat ook gemakkelijk is. Als iedereen op kantoor altijd een stropdas draagt, dan hoeft dat niet meteen ook thuis achter je beeldscherm. Maar zorg in zo’n situatie wel voor een overhemd en/of jasje en ga niet in je slobbertrui zitten.
Oh ja, en zorg ook dat je een broek/rok aan hebt…
bron: Burgemeester van Antwerpen, Bart De Wever, betrapt in onderbroek
tip 9: gebruik lichaamstaal
Gebruik bij het praten je handen en laat ze daarbij in beeld komen. Maar gebruik ook je gezicht: glimlach als iemand iets leuks vertelt, knik als je het ermee eens bent, frons als je het niet begrijpt. Je boodschap zal duidelijker zijn en de ander zal reageren op wat hij/zij ziet.
tip 10: wees je eigen Technische Dienst
Test ruim van tevoren je microfoon, je camera en je internetverbinding.
test je microfoon en camera
Net zoals je ruim van tevoren in een vergaderzaal aanwezig bent, moet je zorgen dat je microfoon en camera optimaal werken voordat de bijeenkomst begint en dat niemand op je hoeft te wachten totdat je hoorbaar of zichtbaar bent.
bron: Lawyer accidentally activates cat filter during zoom call
stel de camera(hoogte) goed in
Zorg dat de camera van je laptop of computer net iets hoger staat dan ooghoogte. Dus eigenlijk dat je een beetje omhoog moet kijken (dan is je onderkin ook ineens kleiner…). Heb je een laptop? Zet ’m dan op een stapel boeken (en gebruik een los toetsenbord).
Niets zo vervelend als de hele tijd in iemands neusgaten te zitten kijken omdat hij/zij z’n laptop op schoot heeft liggen…
Ga niet te dicht bij het beeldscherm of de camera zitten: zorg ervoor dat meer dan alleen je gezicht in beeld komt. Denk aan een talkshow op tv daar zie je mensen aan tafel zitten en hoe ze hun handen en ook gezicht gebruiken in het gesprek.
Een makkelijke manier: zorg dat je ogen op ongeveer eenderde van het beeldscherm zitten.
test de internetaansluiting
Een goede internetaansluiting is het allerbelangrijkste. Eigenlijk is de tip: zorg dat je een bedrade verbinding hebt en niet via wifi werkt. Ervaring is, zeker bij wat langere bijeenkomsten, dat na verloop van tijd de wifi-verbinding wat minder goed is. Als je je laptop of computer gewoon aan een internetkabel legt, heb je dat probleem verholpen.
tip 11: gebruik een laptop/desktop
Als het enigszins kan: gebruik een laptop of desktop in plaats van een tablet of smartphone.
Een tablet (of smartphone) werkt met apps en daarvan kun je er maar één tegelijkertijd open hebben. Een tablet is wel ideaal om tijdens fysieke vergaderingen je stukken en documenten na te lezen, maar als je dit dan ook moet gebruiken om de anderen te zien en te horen… dat gaat vaak mis.
tot slot
Ja, het zijn allemaal hele simpele en eenvoudige tips. Je kunt ze bijna allemaal direct toepassen. Maar deze tips zijn niet vanzelfsprekend, anders zou iedereen het wel doen.
Als laatste en belangrijkste tip: pas alle tips consequent en altijd toe. Afzonderlijk hebben deze tips een klein beetje effect, maar alle tips samen laten jouw digitale bijeenkomst veel makkelijker en sneller verlopen.
Veel succes met je volgende digitale meeting!
