De coronacrisis houdt langer aan en ondernemingsraden moeten zich hierop aanpassen, maar hoe doen zij dit? We hebben een aantal OR-experts gevraagd naar hun ervaringen bij/met meer dan 150 ondernemingsraden.
Vorig jaar juni vroegen wij OR-experts wat zij tegenkwamen. Toen was de coronacrisis nog relatief nieuw en hoopten we nog dat die ook weer relatief snel voorbij zou zijn. Inmiddels weten we beter (en meer) en vragen we ons af: hoe gaan ondernemingsraden hiermee om? Wat is er veranderd in de werkwijze van ondernemingsraden ten opzichte van het begin van de pandemie?
In dit artikel hebben we de ervaringen uitgewerkt van zes OR-experts: Jolande Janssen, Inge Telting, Mieke van Baalen, Maurice Buskens, Rob Latten en Steven Jellinghaus. Zij werken als trainer, coach, begeleider en/of adviseur al jarenlang voor en met ondernemingsraden. Elke expert begeleidt zo’n 20 tot 40 verschillende ondernemingsraden per jaar.
OR-vragen over thuiswerkregelingen
Waar ondernemingsraden aan het begin van de coronacrisis nog veel naar de korte termijn keken, is nu wel echt de blik op de lange termijn gericht.
“Je ziet de vraagstukken van ondernemingsraden verschuiven,” zegt Jolande Janssen, advocaat en specialist medezeggenschapsrecht. “Waar het eerst veel ging over het inleveren van salaris, bonus of verlofdagen, gaat het nu steeds meer over thuiswerkregelingen.”
De andere OR-experts beamen dit. Ook zij krijgen steeds meer vraagstukken over thuiswerkregelingen. Aspecten die hierin terugkomen, zijn vergoedingen voor extra kosten die werknemers maken voor bijvoorbeeld een goede bureaustoel, een hoger energieverbruik, een snelle internetverbinding, wc-papier en koffie. Daartegenover staat de reiskostenvergoeding: hebben medewerkers daar nog wel recht op nu ze zoveel thuis werken?
“Doordat de vrijblijvendheid er nu vanaf is, willen ondernemingsraden dat het thuiswerken goed wordt ingeregeld,” aldus advocaat Steven Jellinghaus.
ondernemingsraden en structureel thuiswerken
Ondernemingsraden hebben niet alleen vragen over vergoedingen. OR-begeleider Inge Telting: “Het gaat niet alleen over het wel of niet krijgen van een reiskostenvergoeding, maar ook over hoe het thuiswerkbeleid ingericht moet worden.”
Zeker nu het thuiswerken een permanent karakter krijgt, zijn er steeds meer vragen over arbeidsomstandigheden, veiligheid en privacy. Jolande Janssen: “Structureel aan de keukentafel werken is niet verantwoord en komt de duurzame inzetbaarheid zeker niet ten goede.”
Steven Jellinghaus ziet dat ook werkgevers bezig zijn nieuwe organisatieconcepten te ontwikkelen die zijn gericht op structureel thuiswerken: “Flexibele werkplekken waren de afgelopen jaren al in opkomst. Nu gaat dat door corona eigenlijk versneld naar een soort ‘flexibel werken 2.0’.”
voordelen van digitaal werken
Veel thuiswerken betekent uiteraard ook veel digitaal werken. Vóór corona was het voor veel ondernemingsraden niet gebruikelijk om digitaal te werken en te overleggen. Nu zien de OR-begeleiders toch dat online werken inmiddels behoorlijk is geïntegreerd in het werk van ondernemingsraden.
Volgens Rob Latten, financieel expert en begeleider van ondernemingsraden, was het eerste halfjaar van de pandemie wat dat betreft vooral een zoektocht: “Er werd druk gezet op snelle maatregelen, overleg werd opgeschort, maar ook de digitale ondersteuning was niet altijd even goed. Nu zijn we versneld volwassen geworden.”
Ondernemingsraden moeten ook wel digitaal werken, want belangrijke zaken kunnen niet wachten tot na de coronacrisis. Inmiddels zijn velen tot de conclusie gekomen dat digitale overleggen voordelen hebben: ze zijn over het algemeen korter en efficiënter. Voor bepaalde overleggen zijn ze daardoor uitermate geschikt, beter nog dan fysieke overleggen.
behoefte aan fysieke overleggen
Er is ook een groot nadeel aan digitaal overleggen: veel non-verbale communicatie gaat verloren. Digitaal werken kan het teamgevoel ondermijnen. Daardoor is het lastig om ingewikkelde kwesties digitaal op te lossen. De OR-experts benadrukken allemaal dat fysieke ontmoetingen daarom in veel gevallen echt meerwaarde hebben.
OR-adviseur Mieke van Baalen: “Er beginnen (haar)scheurtjes op te treden in de samenwerking. Toen tijdens een Zoom-meeting een deelnemer uitriep ‘hier doe ik niet meer aan mee’ en vervolgens van het scherm verdween, drong het pas echt tot mij door hoe lastig dit is. Het is uiteindelijk goed gekomen, maar het kost de nodige moeite. Andersom, bij een groep die weer fysiek bij elkaar kwam om een adviesaanvraag te bespreken, bemerkte ik de opluchting dat men elkaar weer zag en letterlijk in de ogen kon kijken.”
Maurice Buskens begeleidt ondernemingsraden en Bestuurders. Ook hij geeft aan dat het online werken zijn tol begint te eisen: “Onderlinge samenwerking en communicatie, echte aandacht voor elkaar en samenwerking met de Bestuurder laten online te wensen over. De behoefte om elkaar live te ontmoeten en elkaar weer eens dieper in de ogen te kijken, neemt toe. Zeker bij belangrijke OR-besluiten.”
Advocaat Steven Jellinghaus: “Waar je in fysieke overleggen vaak eerst nog een half uur over van alles en niets praat, zijn digitale bijeenkomsten efficiënter en ligt de focus meer op dat ene onderwerp dat je wilt bespreken. Maar daardoor mis je ook wel weer belangrijke informatie die juist in fysieke bijeenkomsten makkelijker boven water komt.”
het OR-werk na corona
Uit de ervaringen van OR-begeleiders blijkt dat digitale overleggen inmiddels goed zijn geïntegreerd in het OR-werk. Tegelijkertijd wordt duidelijk dat elkaar fysiek ontmoeten toch wel echt noodzakelijk is voor bepaalde lastige vraagstukken. Voor een goede samenwerking is vertrouwen en non-verbale communicatie nodig. Die gaan voor een deel verloren in digitale overleggen.
De verwachting is dan ook dat we na corona een hybride werkomgeving krijgen, waarbij thuiswerken en kantoordagen worden afgewisseld. De vraag daarbij is: hoe gaan we dat het beste inregelen?
Inge Telting vraagt zich af hoe straks de juiste balans wordt gevonden: “Hoe zorgen we ervoor dat de overleggen zodanig gepland worden dat face-to-face contact ook echt meerwaarde heeft en dat op dat soort momenten dus ook iedereen aanwezig is (en niet de helft thuis via een beeldscherm zit toe te kijken)?” Dit aspect is volgens haar nog onderbelicht in de vraagstukken van ondernemingsraden.
Rob Latten deelt de zorg van Inge: “Zorg dat je expliciet momenten gaat inplannen om elkaar daadwerkelijk te ontmoeten. En zolang dat nog niet fysiek kan, denk er dan over na welke digitale vormen geschikt zijn om die ontmoeting toch te realiseren.”
online OR-trainingen
Voor OR-trainingen geldt, net als voor andere overleggen, uiteraard ook dat die nu veel online plaatsvinden. Maurice Buskens: “Je merkt dat uitstel van belangrijke (training)thema’s niet meer kan. Veel ondernemingsraden hadden in het begin van de coronacrisis nog de neiging om trainingen uit te stellen. Nu zie je dat ze toch vaak overstappen op dagdelen online training.”
Sterker nog: online trainingen lijken nu zelfs de normaalste zaak van de wereld, aldus Rob Latten. Maar van begeleiders en adviseurs van ondernemingsraden vraagt dit wel om een andere manier van werken, juist doordat de non-verbale communicatie voor een groot deel ontbreekt. Werkvormen en inhoud van de trainingen zijn aangepast aan het online werken.
De OR-experts verwachten dat dit gedeeltelijk zo zal blijven. Ook hier zal een hybride werkvorm gevonden worden, waarbij digitale bijeenkomsten worden afgewisseld met live trainingen.
bezuinigingen door corona
Hoewel veel vragen betrekking hebben op thuiswerken en digitaal werken, zijn dat niet de enige vraagstukken bij ondernemingsraden. Mieke van Baalen ziet tot haar verbazing in sommige organisaties veel paniek ontstaan door de pandemie. De meest vreemde bezuinigingsvoorstellen en organisatieveranderingen komen langs.
“Wat mij verbaast, is het gebrek aan visie dat eraan ten grondslag ligt,” zegt Mieke. “Dat er bezuinigd moet worden, is duidelijk. Maar het is ook een tijd waarin je met elkaar bespreekt welke kant het op gaat, waar je als organisatie wilt staan, wat de bezuinigingen opleveren en wat ze kosten aan demotivatie. Als er een verhaal achter zit, is het voor een OR (en daarmee voor medewerkers) veel duidelijker waarom maatregelen genomen worden en wat het moet opleveren.”
privacy en verplicht testen
Jolande Janssen ziet nog een ander onderwerp dat vaak ter sprake komt: hoe is het met de privacy geregeld bij verplicht testen of zelfs verplicht vaccineren. Wat kunnen en mogen werkgevers op dit gebied? Het is belangrijk daar als ondernemingsraad een standpunt over in te nemen.
“Daarvoor moet je weten wat er speelt,” aldus Jolande. “Dus blijf goed in contact met je achterban, ook (of zeker) nu we elkaar niet meer zo makkelijk tegenkomen bij het koffiezetapparaat.”
tips en aandachtspunten voor OR én Bestuurder
Digitale bijeenkomsten zijn niet meer weg te denken in de toekomst. Iedereen heeft (verplicht) van iets geproefd wat te makkelijk is in gebruik om weer los te laten. Het gemak en de efficiëntie worden door alle geïnterviewden onderkend, maar de nadelen worden nog niet door alle ondernemingsraden of Bestuurders aangepakt.
efficiëntere digitale bijeenkomsten
OR-begeleider Rob Latten vat mooi samen wat de andere OR-experts ook aangeven: zorg voor goede gedragsregels en goede techniek tijdens de digitale vergaderingen:
- gedragsregels: Hoe vreemd is het als iemand tijdens een vergadering vijf keer wegloopt om de deur te openen, de telefoon op te nemen of koffie te halen? Maak duidelijke afspraken wat je wel van elkaar accepteert en wat niet. Dat gaat ook over simpele vergaderregels als het woord nemen, camera aan/uit en voorbereiding.
- techniek: Slechte camera’s, slechte internetverbindingen of een gebrek aan kennis over de gebruikte programma’s. Het komt nog te vaak voor. Een OR-lid met een slecht functionerende pc of slechte verbinding ervaart nu eenmaal een slechte manier van vergaderen. Meer digitaal werken betekent dat de eisen aan onze apparatuur, software én skills veranderen. Werk daaraan en vraag goede techniek aan bij de Bestuurder.
fysieke bijeenkomsten blijven nodig
Alle OR-experts benadrukken dat we de toegevoegde waarde van fysieke ontmoetingen niet uit het oog moeten verliezen, vooral bij complexe kwesties waarbij vertrouwen en non-verbale communicatie belangrijk zijn. Steven Jellinghaus: “Voor groepsvorming en groepsdynamiek is digitaal gewoon niet ideaal.”
Mieke van Baalen geeft ondernemingsraden daarom mee dat ze beide methodieken moeten blijven gebruiken, digitaal én fysiek: “Heb aandacht voor de mensen die niet zo gemakkelijk met het digitale om kunnen gaan en heb één-op-één gesprekken (digitaal of fysiek) om bij elkaar na te gaan hoe het met de ander gaat.”
Heb je vragen? Neem contact op en we helpen je graag!
of bel direct met assistent Elma Harmans op 040-2813128.
neem nu contact met ons op
