Het succes van een OR-training is van veel factoren afhankelijk. De wensen van de OR-leden en de keuze van de coach/trainer zijn de belangrijkste. Maar vaak wordt het effect van de ruimte voor de bijeenkomst onderschat.
Je hebt eindelijk alle agenda’s gesynchroniseerd; er is een datum geprikt voor de OR-training. De coach/trainer is geselecteerd. En de ‘vergaderzaal’… ach, als het maar makkelijk te bereiken is.
Op basis van gesprekken met collega’s, maar vooral gebaseerd op jarenlange ervaring als trainer/coach van ondernemingsraden, geef ik graag tips en aandachtspunten mee. Stuk voor stuk dragen deze punten bij aan het succes van de OR-training.
Want de zaal waar je verblijft tijdens de OR-training heeft een groot effect op het succes van de bijeenkomst van jouw OR.
OR-training of OR-coaching?
Het is al jaren geleden dat ik een OR écht ‘getraind’ heb; wat ik tegenwoordig doe is geen training meer. Training is het leren van vaardigheden. Coaching is het bewust worden van de bestaande kennis en vaardigheden en daar anders mee omgaan.
We spreken nog altijd veel van OR-training, omdat dit een gebruikelijke term is die door iedereen wordt gebruikt. Maar eigenlijk gaat het in de meeste gevallen dus meer om OR-coaching. Of beter nog: OR-heidagen. Hierover lees je meer in het artikel OR-training of OR-coaching: is er een verschil?
Hoewel er een duidelijk verschil is tussen training en coaching/heidagen, maakt het voor de ruimte van de bijeenkomst weinig verschil. Voor beide varianten zijn onderstaande punten van grote invloed op het eindresultaat.
externe vergaderruimte of op het eigen kantoor?
Vaak komt naar voren dat het eigen kantoor ook hele mooie vergaderzalen heeft. We zijn tenslotte niet voor niets een vergaderland. Dus waarom extern huren en geld uitgeven als we op de eigen werkplek goed en goedkoop kunnen vergaderen? Bedenk wel dat een vergadering niet hetzelfde is als een training of coaching. Een vergaderzaal op kantoor is daardoor niet altijd geschikt voor een training of voor coaching. De voordelen van een externe ruimte ten opzichte van het eigen kantoor:
- je hebt meer flexibiliteit in de zaalindeling
- je wordt niet gestoord door collega’s die even snel iets van je nodig hebben
- je kunt zaken beter objectief en vanaf een afstand bekijken
- je werkt intensiever samen omdat je als groep meer op elkaar bent aangewezen
Dit draagt allemaal bij aan het rendement van de bijeenkomst. In het artikel OR-training: externe locatie of vergaderzaal op kantoor? gaan we hier uitgebreid op in en geven we je eenvoudige handvatten hoe hiermee om te gaan.
de grootte van de zaal
Een hotel of vergaderruimte deelt meestal zo economisch mogelijk in: kleine zalen = veel zalen = meer zalen te verhuren = (meer) omzet. Maar, als je als deelnemer met je stoel strak tegen de tafel moet zitten voordat iemand achter je langs door de zaal kan bewegen… dan voelt het al snel als klein en benauwd. En dus niet prettig. Maar ook zeker minder effectief in het bereiken van de doelstellingen van de bijeenkomst.
Ervaring leert dat als je fysiek redelijk vrij in de ruimte kunt bewegen, je ook meer vrij in je gedachten bent. Met andere woorden: als de ruimte groter is, ben je creatiever en kom je (samen) tot meer en betere oplossingen.
Bovendien maken de meeste trainers/coaches tijdens trainingen en/of coachingssessies gebruik van meerdere werkvormen. Dit zorgt ervoor dat je niet hele dagdelen achter elkaar alleen maar in je stoel zit. Ook daarvoor is het van belang dat de ruimte groot genoeg is om op flipovervellen op de muur te schrijven, samen tijdlijnen te maken met post-its of in een andere opstelling met elkaar van gedachten te wisselen.
Meestal houd ik aan dat de ruimte twee keer zo groot moet zijn als de verhuurder van de zaal zelf aangeeft.
het eten ter plaatse
Voor de maaltijden is het belangrijk dat dieetwensen vooraf doorgegeven kunnen worden en dat de trainingsruimte daar ook duidelijk en adequaat mee omgaat. Het is namelijk vervelend als de hele groep moet wachten totdat die ene deelnemer zijn dieetmaaltijd ontvangen heeft.
Verder is het handig als de lunch of het diner keuzemogelijkheden heeft. Of dat nu is doordat je (vooraf) kunt kiezen uit enkele maaltijden of doordat er een buffet is, maakt eigenlijk niet veel uit. Bij grotere groepen is een buffet soms een betere keuze; dan is de maaltijd ook een ‘werkvorm’ om meer mensen te spreken en elkaar beter te leren kennen.
Maar bovenal moet het eten gewoon goed zijn. Niets is zo’n domper op de bijeenkomst als het eten niet lekker is of als het te weinig is. Vraag dus duidelijk naar de mogelijkheden en of daar aanpassingen in mogelijk zijn.
medewerking van de medewerkers
Iets wat de (meeste) deelnemers aan een OR-training/-coaching niet merken, maar wat wel van belang is: hoe de medewerkers van de trainingsruimte mee willen en kunnen denken in de wensen van de groep.
Zo zijn er ruimtes die alleen maar gericht zijn op ‘vergaderen’ en daarmee vragen voor bepaalde werkvormen (subruimte, buiten zitten met de stoelen uit de zaal, een kleine snack buiten de zaal, etc.) niet snappen of lastig vinden.
Het fijnste is als de medewerkers van de trainingsruimte denken in oplossingen en mogelijkheden. Meestal wordt dat al heel snel duidelijk op het eerste moment van het bespreken van de data/tijden/wensen van de training/coaching.
de inrichting van de zaal
Een training/coaching is geen vergadering. Dus zet de tafels en stoelen niet in een ‘vergaderopstelling’: een grote (samengestelde) tafel met alle stoelen daaromheen.
Ook een vastgeschroefde tafelopstelling is funest. Dan zijn er geen mogelijkheden om te veranderen als de situatie daarom vraagt.
Als start van een training/coaching ga ik altijd uit van een U-opstelling gericht naar het beamerscherm. Gewoon omdat het een makkelijke en (voor de deelnemers) veilige start is van de bijeenkomst. En dat dan ook nog in losse tafels die door de deelnemers verschoven kunnen worden bij andere werkvormen.
Bedenk ook wat voor de bijeenkomst nog verder nodig is. Zoals flipover standaarden, beamer(s), whiteboard, etc.
reisafstand voor de deelnemers
De optimale reisafstand is niet universeel te stellen. Er zijn verschillende situaties die om andere oplossingen vragen.
Voor een bijeenkomst van een dag, zonder overnachting voor de deelnemers, is een korte reisafstand zonder files wenselijk. Komen de deelnemers uit meerdere delen van het land, dan kan het handig zijn om een voorovernachting te regelen. Een lange reistijd en een lange training/coachingsdag vragen namelijk erg veel energie.
Voor een bijeenkomst van meerdere dagen is de reisafstand iets minder van belang ten opzichte van alle andere factoren. Het is en blijft altijd afwegen.
Het is niet aan te raden de ruimte zo dicht bij de werkplek te maken dat deelnemers geneigd zijn om in (lunch)pauzes even naar kantoor te gaan. Zie ook het artikel OR-training: externe locatie of vergaderzaal op kantoor?
goede voorbereiding voor de coach/trainer
Persoonlijk vind ik het het beste voor de bijeenkomst (coaching, training of zelfs als het een vergadering is) dat alles met de locatie/zaal/inrichting helemaal klaar staat voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Daarom wil ik altijd graag minimaal een uur voorafgaand in de zaal zijn om te zorgen dat alles ook daadwerkelijk klaar is voor de groep.
In mijn ervaring is er altijd nog het een en ander te regelen. Al was het maar doordat het aansluiten van mijn laptop op de beamer soms wat lastig verloopt. Maar ook gebeurt het regelmatig dat, ondanks alle voorbereidingen en alle mails, de opstelling van het meubilair niet is zoals afgesproken of dat er ter plaatse nog onduidelijkheden zijn over (etens)tijden, etc. Daarom ben ik er altijd eerder en sta ik helemaal klaar om mijn aandacht te geven aan de groep vanaf het moment dat de eerste deelnemer over de drempel stapt.
wel of geen (voor)overnachting?
Is de bijeenkomst verspreid over meerdere aaneengesloten dagen, dan is een overnachting voor alle deelnemers aan te raden. Het gezamenlijke avondeten, samen in de bar, het gezamenlijk ontbijt: het draagt allemaal bij aan het rendement van de bijeenkomst. Immers, je blijft samen praten over waar je tijdens de training/coaching mee bezig bent geweest.
Voor deelnemers die van ver komen is ook een voorovernachting aan te raden. Ja, het is kostbaar. Maar als een deelnemer al 2 of meer uur onderweg is geweest en er dan vervolgens ook een bijeenkomst is van 8 of misschien wel 11 uur… dan is de dag wel heel erg lang.
volgorde van prioriteit van deze tips?
Ik maak bij het kiezen van een plek altijd een afweging tussen bovenstaande tips. Soms is het ene punt belangrijker dan het andere en een volgende keer is het weer net andersom. Elke situatie is anders. Voor mij is het doel van de bijeenkomst en hoe we dat doel zo snel mogelijk bereiken daarbij altijd leidend. We willen toch allemaal een zo hoog mogelijk rendement op de bijeenkomst? Het kost tenslotte allemaal geld, tijd en moeite. Laten we het dan ook zo efficiënt mogelijk inzetten.
al deze tips als checklist
Tot slot nog alle tips als checklist bij elkaar (in willekeurige volgorde):
- is de plek extern voor alle deelnemers?
- is er voldoende ruimte in de zaal zodat de gehele groep ruim plaats kan nemen en daarnaast nog genoeg ruimte om ruimschoots om de groep heen te lopen zonder obstakels?
- is de inrichting van de zaal (opstelling/meubilair) afgestemd op het doel van de bijeenkomst?
- is er een beamer/projectiescherm aanwezig? (indien nodig voor het doel van de bijeenkomst)
- is er een flipover standaard aanwezig? (indien nodig voor het doel van de bijeenkomst)
- is er een whiteboard aanwezig? (indien nodig voor het doel van de bijeenkomst)
- is de reisafstand optimaal voor het overgrote deel van de deelnemers?
- kan de begeleider/coach/trainer een uur voorafgaand aanwezig zijn en de zaal checken en alles klaarzetten?
- zijn (voor)overnachtingen mogelijk/geregeld?
- zijn lunch- en dinertijden, maar ook dieetwensen, geregeld?
- zijn de medewerkers van de ruimte bereidwillig en meedenkend in oplossingen?
[…] een succesvolle OR-training: het effect van de zaal […]