In veel organisaties hoor je: “het moet anders”. Beweging van onderaf. Een kanteling. Maar hoe? Heel eenvoudig: laat los, vraag, luister en ontdek!
Bij overheden en organisaties zie je veel bewegingen om zaken anders te gaan organiseren. Grootste aanleiding is vaak dat het allemaal te veel kost en/of dat er steeds meer regels zijn die het uitvoeren van het werk (te) moeilijk maken.
kantelen
Of het nou dat gezin is dat voor €170.000 per jaar door meer dan 50 hulpverleners geholpen wordt. Of dat het nou die organisatie in de zorg is waarbij het aantal leidinggevenden toeneemt om de administratieve regelgeving in orde te maken. Steeds meer organisaties komen tot de conclusie dat het anders moet. We moeten kantelen.
theorie versus praktijk
Vervolgens worden er binnen zorgorganisaties zelfsturende teams geïmplementeerd en bij de gemeente krijgen wijkteams het voor het zeggen. De commerciële organisaties snijden gewoon het management weg en iedereen mag het verder zelf uitzoeken.
Wat er dan gebeurt? Binnen de kortste keren lopen al die pioniers tegen belemmeringen aan: de gevestigde belangen van (partner-)organisaties, afrekencultuur, gewoonten en ongeschreven regels, maar vooral ook kritiek gebaseerd op niet haalbare normen.
wel de taken, niet de verantwoordelijkheid
Wat bij organisaties vaak ook nog speelt als de leidinggevenden worden wegbezuinigd (onder het mom van zelfsturendheid van de medewerkers), is dat de taken wel lager in de organisatie komen te liggen… maar de daarbij behorende verantwoordelijkheid juist niet. Met andere woorden: wel alles mogen doen, maar geen (eigen) beslissingsbevoegdheid om het anders / beter / korter / langer te doen. En zonder eigen verantwoordelijkheid heb je ook geen zelfsturendheid.
twee basisregels
Eigenlijk is het heel eenvoudig. Als je maar met iedereen overeen kan komen dat er twee basisregels zijn:
1. we vertrouwen elkaar zonder twijfel, tot het tegendeel bewezen is
2. iedereen werkt aan de allerbeste oplossing, voor álle betrokkenen
Die basisregels op zich zijn voor veel mensen al niet makkelijk. We zijn vaak geneigd om voorwaarden te stellen voordat we iemand vertrouwen. Het is bijna onze eerste uitgangspositie geworden om niemand te vertrouwen.
Nog veel te vaak willen instanties controle over het geld dat zij doorgeven aan anderen. Maar als je die ander niet wilt of kunt vertrouwen, dan gaat hij (vroeg of laat) alles doen om de regels te ontduiken. Geef je de ander jouw volle vertrouwen, dan geef je de ander ook de verantwoordelijkheid. “Jullie zijn met z’n vijven verantwoordelijk voor het schoonmaken van de kamers en als er iets niet goed of op tijd schoon is, dan zijn jullie samen verantwoordelijk. Het is aan jullie hoe je het regelt en organiseert samen, als het maar voldoet aan de eisen die de cliënt met jullie heeft afgesproken.”
het (persoonlijk) belang
Uiteraard hangt het vertrouwen in die ander af van één heel belangrijk aspect: de betrokkenheid / het belang van die ander bij het bereiken van de beste oplossing!
4 stappen
Durf je de 2 basisregels aan en ben je overtuigd van het belang dat de ander heeft bij het vinden van de beste oplossing? Ga dan voortdurend aan de slag met de volgende 4 stappen, elke keer weer opnieuw!
stap 1: laat los
Laat alles los wat je hebt aan overtuigingen, regels, normen, waarden, vooringenomenheid, oordelen. Laat alles gaan zodat je enkel en alleen nog maar jezelf bent in de meest pure vorm.
Alles wat je tóch weet vast te houden, gaat een belemmering vormen bij de volgende stappen. Het is dan de bril waardoor je gaat kijken en wordt het oordeel dat je gaat vellen bij elk woord dat je gaat horen. Pas als je alles los kunt laten, kun je daadwerkelijk open vragen stellen en alles horen wat de ander te vertellen heeft.
stap 2: vraag
“Waar kan ik je mee helpen?” De meest elementaire vraag.
Vaak wordt hij niet gesteld; denk bijvoorbeeld aan traditionele overheden, bang als ze zijn dat daarmee het aapje op hun schouder komt te zitten en ze dus iets ‘moeten gaan doen’. Maar ook wordt deze vraag regelmatig gesteld uit gewoonte, bijvoorbeeld in een restaurant waar men niet wil ‘helpen’ maar alleen maar iets wil verkopen wat op de kaart staat… (probeer eens in een restaurant te antwoorden met “een goed gesprek zou ik graag willen”… 😉 )
Stel deze vraag dan ook oprecht gemeend, zonder aanvulling en zeker zonder voorwaarden.
stap 3: luister
Luister met heel je wezen, zonder enig oordeel, naar wat er verteld wordt. Alleen maar luisteren. Alleen maar luisteren. Alleen maar luisteren…
We zeggen vaak dat we naar iemand hebben geluisterd; maar ís dat daadwerkelijk zo? Heb je alle kaders en brillen van je af kunnen zetten en open en vrij geluisterd? Als je dat voor elkaar krijgt, zul je merken dat met alleen luisteren (zonder vragen te stellen) alles veel duidelijker wordt dan wanneer je een ‘gesprek’ hebt met iemand.
En als je dan toch vragen wilt stellen… stel dan vragen over wat je niet begrijpt of snapt in het verhaal. Wederom zonder enig kader of oordeel.
En pas als die ander helemaal klaar is met zijn/haar verhaal, ga je over naar stap 4.
stap 4: ontdek
Ga met elkaar in gesprek om samen(!) de vraag te beantwoorden “Wat gaan wij hier samen mee/aan doen?”
Herhaal de vraag regelmatig in deze laatste stap om er duidelijk de focus op te houden. Door het woord ‘samen’ te gebruiken, ontstaat een gezamenlijke verantwoordelijkheid die als vanzelfsprekend ervaren zal worden. De oplossing is niet geheel jouw verantwoordelijkheid, maar ook niet geheel de verantwoordelijkheid van je gesprekspartner.
Zo kom je samen tot een of meerdere stappen die je gezamenlijk of ieder voor zich gaat zetten.
samen zorgen voor een kanteling
Sluit af met de afspraak wanneer je elkaar weer zult spreken of ontmoeten, waarbij je gezamenlijk de 4 stappen weer van voor af aan gaat beantwoorden. Zo breng je samen een kanteling in jouw organisatie teweeg.
Heb je hulp nodig bij deze 4 stappen? Neem gerust contact op om te kijken wat ik voor je kan betekenen.
