het OR-jaarverslag schrijven: verplicht, maar hoe maak ik het?

|

Regelmatig krijg ik de vraag hoe de OR meer contact kan hebben met de achterban. Het OR-jaarverslag is daarvoor een manier. En het is nog verplicht ook.

rechten én plichten van de OR

Je hebt waarschijnlijk al vaker gelezen dat de OR verschillende rechten heeft, denk aan advies- en instemmingsrecht over een hele lijst met onderwerpen. Maar de OR heeft daarnaast ook een aantal plichten. 

Een van de plichten van de OR is dat je verantwoording af moet leggen aan de mensen die jou gekozen* hebben. Daarom is het (onder andere) verplicht om elk jaar een jaarverslag te schrijven over wat de OR zoal gedaan heeft het afgelopen kalenderjaar.

verplicht publiceren: niet alleen het jaarverslag van de OR

Niet alleen het OR jaarverslag ben je verplicht te publiceren volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR artikel 14h). Ook andere stukken, zoals notulen en agenda’s, ben je verplicht als OR om te delen in de organisatie. Lees hierover meer in het artikel ‘verplicht publiceren door de OR: uitleg & tips’.

OR-jaarverslag: wanneer publiceren?

Wanneer je het jaarverslag van de OR publiceert is eigenlijk niet echt vastgelegd in de WOR. Maar meestal staat er wel iets over in je OR-reglement. 

De meeste ondernemingsraden in Nederland hebben het voorbeeld OR-reglement van de SER gebruikt om hun OR-reglement te maken. Als jullie het voorbeeldreglement van de SER gebruikt hebben dan staat er (waarschijnlijk) in artikel 22 van jouw OR-reglement: “De secretaris stelt jaarlijks vóór [datum door jullie ingevuld] een verslag op van de werkzaamheden…” en “De secretaris maakt het jaarverslag na de goedkeuring van de OR bekend aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame personen.”

Dus: kijk in je OR-reglement wat je over de publicatiedatum hebt geschreven.

Maar… er worden meer jaarverslagen gemaakt in organisaties. Meestal worden die allemaal in het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar gepubliceerd. En dat is iets wat toch wel een redelijke termijn is: in januari, februari of maart het jaarverslag publiceren waarmee je verantwoording aflegt over het afgelopen kalenderjaar. Dus sluit je aan bij de publicatiedatum van de andere jaarverslagen in de organisatie.

maar wat moet er in het OR-jaarverslag staan?

Heel simpel gezegd: wat je allemaal gedaan hebt in het voorgaande jaar. 
Dit betekent dat je het verslag net zo uitgebreid kunt maken als je wilt. Of een hele korte samenvatting (waar alles in staat) kunt schrijven. Eigenlijk is alles goed, als je maar alles benoemt wat er zoal gebeurd is.
Om je op weg te helpen een aantal onderdelen die in je OR-jaarverslag kunnen staan:

samenstelling OR ↓
Vertel in het jaarverslag wat de samenstelling is van de OR: wie zijn de OR-leden en welke afdelingen vertegenwoordigen zij? En als er verkiezingen zijn geweest, of er nieuwe leden bij zijn gekomen, schrijf daar iets over.

vergaderingen van de OR en met de Bestuurder ↓
In het jaarverslag kun je ook (globaal) opnemen hoeveel vergaderingen er zijn geweest, waar de vergaderingen zoal over gingen. Maar ook hoe de sfeer en informatieuitwisseling was in de vergaderingen.

hoe de OR het afgelopen jaar ervaren heeft ↓
Wat we je, vanuit onze praktijkervaring, aanraden om te doen is niet alleen te schrijven over daadwerkelijke feiten, maar ook over hoe de OR het ervaren heeft.

wat de OR tijdens de heidagen heeft gedaan ↓
Heeft de OR heidagen (OR-training) gehad? Schrijf dan op wat je daar gedaan hebt of besloten hebt. Schrijf ook over trainingen (denk bijvoorbeeld Arbo/VGWM) die je gevolgd hebt. Kortom: vertel over hoe je de OR (verder) geprofessionaliseerd hebt.

deel je successen ↓
Lastig, want wij ‘zijn’ hier niet van… Schrijf vooral ook op wat er goed ging, waar je tevreden over was. Maar vergeet écht niet om op te schrijven waar je succesvol bent geweest voor de medewerkers of waar je gezorgd hebt dat zaken veel beter zijn geworden in de organisatie. Dat is je meest zichtbare resultaat.

toekomst ↓
Misschien wel het meest lastige onderdeel: vertel iets over hoe je, als OR, de toekomst ziet. Je kunt (alleen) iets zeggen over het komende jaar in de OR, maar ook wat je blik op de toekomst van de organisatie is. Het is helemaal aan jou.

hoe moet een OR-jaarverslag eruit zien?

In mijn contacten met ondernemingsraden kom ik verschillende vormen van jaarverslagen tegen, geen van allen zijn ze’ fout’ of is de ene ‘beter’ dan de ander. Het gaat erom dat je je doel bereikt: een verslag van het voorgaande jaar.

Belangrijkste richtlijn bij de vorm én de inhoud: het moet passen bij jouw organisatie. De ene organisatie is nou eenmaal van de uitgebreide beleidsstukken en de andere organisatie veel meer van de korte memo’s. Maak een verslag dat daarbij past.

het A4 OR-jaarverslag ↓
Er zijn ondernemingsraden die alles op één A4 weten te krijgen: dat is kort en krachtig. De kans bestaat dat als zo’n A4-jaarverslag op het prikbord hangt het sneller gelezen wordt. Ook op intranet of via mail zal een kort jaarverslag sneller gelezen worden; mensen gaan ‘koppensnellen’, zoals ze een krant lezen.

En dan kun je ook de samenstelling aanpassen: soms zie ik een A4 met koppen en alinea’s. Maar een toegankelijke opmaak zoals in een krant (blokken tekst, afgewisseld met een foto of cartoon, veel koppen) kan ook zorgen dat het ook écht gelezen wordt.

uitgebreid OR-jaarverslag ↓
Daarnaast zijn er ondernemingsraden die een zeer uitgebreid jaarverslag maken. Niet alleen een voorwoord (door bijvoorbeeld de voorzitter van de OR) en een inleiding, maar ook over de behandeling van elke advies- en instemmingsaanvraag een uitgebreid hoofdstuk.

OR-jaarverslag als onderdeel van het jaarverslag van de organisatie ↓
Wat steeds vaker voorkomt, is dat de OR een hoofdstuk krijgt in het jaarverslag van de organisatie. Daarbij is de OR (nog steeds) helemaal verantwoordelijk voor de inhoud, maar wordt geholpen door HR of de communicatieafdeling om een goede tekst te schrijven.

Bij deze vorm kan een ondernemingsraad ook duidelijk laten zien dat ze onderdeel zijn in de (belangrijke) besluitvormingstrajecten in de organisatie.

en: hoe maak ik het OR jaarverslag? verschillende tips”

TIP 1: schrijf elke maand een klein stukje
De meest makkelijke tip die ik elke OR geef: schrijf elke maand een klein stukje (hooguit een paar zinnen) wat er in de voorgaande 4 tot 5 weken is gebeurd. Dan heb je aan het einde van het jaar 12 stukjes die je samen kunt voegen tot één geheel.
Want: de kans is heel groot dat je in maart niet meer weet wat er in het jaar ervoor in februari is gebeurd…

TIP 2: iedereen schrijft mee
Heeft de OR (verschillende) commissies? Of misschien portefeuillehouders (OR-leden die verantwoordelijk zijn voor bepaalde onderwerpen)?

Spreek dan in het begin van het jaar af dat elke commissie, werkgroep of portefeuillehouder zelf verantwoordelijk is voor zijn stuk in het OR-jaarverslag.
Overigens is het aan te raden om iedereen gedurende het jaar verschillende keren aan deze verantwoordelijkheid te herinneren.

TIP 3: maak vooraf goede afspraken
Een ondernemingsraad is een onderdeel van de organisatie met taken en verantwoordelijkheden. Het werk moet dan ook samen goed georganiseerd worden; daarvoor maak je samen (!) afspraken.

Zorg dat afspraken over het OR-jaarverslag net zo duidelijk worden gemaakt als afspraken over wie notuleert, wie de voorzitter van de vergadering is of wie zorgt voor de publicatie en correspondentie van de OR.

TIP 4: maak links naar gepubliceerde documenten
De meeste organisaties hebben tegenwoordig een eigen intranet waar je als OR al je documenten kunt delen met de organisatie. In het artikel ‘verplicht publiceren door de OR: uitleg & tips’ kun je meer lezen over het publiceren van de verslagen / notulen van de OR-vergaderingen en overlegvergaderingen (OV). 

In het jaarverslag kun je dan directe intranet links opnemen naar de documenten waar het over gaat. Dan kunnen je collega’s zelf de documenten lezen die je in het jaarverslag noemt

Denk daarbij aan de volgende documenten die je zo met directe intranet links in je jaarverslag kunt delen:

  • adviesaanvragen van de Bestuurder;
  • adviezen van de OR aan de Bestuurder;
  • instemmingsaanvragen van de Bestuurder;
  • instemmingen van de OR aan de Bestuurder;
  • verslagen van overlegvergaderingen;
  • verslagen van OR-vergaderingen;
  • etc.

TIP 5: schrijf eenvoudig
Dit is de moeilijkste tip om uit te voeren: schrijf zo eenvoudig mogelijk. Daarmee neemt de kans toe dat mensen het ook daadwerkelijk gaan lezen. En nee: deze tip heeft niets te maken met opleidingsniveau. Ook hoogopgeleide mensen lezen een eenvoudige tekst nu eenmaal makkelijker en sneller.

En wat is dan ‘eenvoudig schrijven’? Gebruik korte zinnen en zo min mogelijk komma’s. Schrijf geen moeilijke woorden. Maak de alinea’s zo kort mogelijk. En gebruik zoveel mogelijk titels of koppen.
Een beetje zoals dit artikel geschreven is.

TIP 6: ‘schrijven is schrappen’!
Een beroemde, en beruchte, uitspraak voor alle schrijvers die goed willen schrijven: haal alle overbodige informatie en teksten uit je jaarverslag. Dus als je klaar bent met schrijven: haal er uit wat niet nodig is en maak de tekst zo duidelijk mogelijk.

het OR-jaarverslag: het is niet zo moeilijk

Het schrijven van het OR-jaarverslag is niet heel moeilijk, als je maar op tijd begint met schrijven. Dat is eigenlijk de kern van de zaak. En als je het dan ook nog eens kort, krachtig en zo leuk mogelijk weet te brengen… dan is de kans groot dat het ook nog eens gelezen gaat worden.

Heb je nog vragen? Neem dan contact op; we beantwoorden ze graag.

*Ook al zijn er niet echt verkiezingen geweest, omdat er minder kandidaten waren dan zetels in de OR, dan nog hebben we het over ‘gekozen OR-leden’.

dit artikel is geschreven door Sander Vrugt van Keulen

artikelen die wellicht ook interessant zijn: