Regelmatig krijg ik de vraag hoe de OR meer contact kan hebben met de achterban. Het OR-jaarverslag is daarvoor een manier. En het is nog verplicht ook.

rechten én plichten van de OR
Je hebt waarschijnlijk al vaker gelezen dat de OR verschillende rechten heeft, denk aan advies- en instemmingsrecht over een hele lijst met onderwerpen. Maar de OR heeft daarnaast ook een aantal plichten.
Een van de plichten van de OR is dat je verantwoording af moet leggen aan de mensen die jou gekozen* hebben. Daarom is het (onder andere) verplicht om elk jaar een jaarverslag te schrijven over wat de OR zoal gedaan heeft het afgelopen kalenderjaar.
verplicht publiceren: niet alleen het jaarverslag van de OR
Niet alleen het OR jaarverslag ben je verplicht te publiceren volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR artikel 14h). Ook andere stukken, zoals notulen en agenda’s, ben je verplicht als OR om te delen in de organisatie. Lees hierover meer in het artikel ‘verplicht publiceren door de OR: uitleg & tips’.
OR-jaarverslag: wanneer publiceren?
Wanneer je het jaarverslag van de OR publiceert is eigenlijk niet echt vastgelegd in de WOR. Maar meestal staat er wel iets over in je OR-reglement.
De meeste ondernemingsraden in Nederland hebben het voorbeeld OR-reglement van de SER gebruikt om hun OR-reglement te maken. Als jullie het voorbeeldreglement van de SER gebruikt hebben dan staat er (waarschijnlijk) in artikel 22 van jouw OR-reglement: “De secretaris stelt jaarlijks vóór [datum door jullie ingevuld] een verslag op van de werkzaamheden…” en “De secretaris maakt het jaarverslag na de goedkeuring van de OR bekend aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame personen.”
Dus: kijk in je OR-reglement wat je over de publicatiedatum hebt geschreven.
Maar… er worden meer jaarverslagen gemaakt in organisaties. Meestal worden die allemaal in het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar gepubliceerd. En dat is iets wat toch wel een redelijke termijn is: in januari, februari of maart het jaarverslag publiceren waarmee je verantwoording aflegt over het afgelopen kalenderjaar. Dus sluit je aan bij de publicatiedatum van de andere jaarverslagen in de organisatie.
maar wat moet er in het OR-jaarverslag staan?
Heel simpel gezegd: wat je allemaal gedaan hebt in het voorgaande jaar.
Dit betekent dat je het verslag net zo uitgebreid kunt maken als je wilt. Of een hele korte samenvatting (waar alles in staat) kunt schrijven. Eigenlijk is alles goed, als je maar alles benoemt wat er zoal gebeurd is.
Om je op weg te helpen een aantal onderdelen die in je OR-jaarverslag kunnen staan:
In mijn contacten met ondernemingsraden kom ik verschillende vormen van jaarverslagen tegen, geen van allen zijn ze’ fout’ of is de ene ‘beter’ dan de ander. Het gaat erom dat je je doel bereikt: een verslag van het voorgaande jaar. Belangrijkste richtlijn bij de vorm én de inhoud: het moet passen bij jouw organisatie. De ene organisatie is nou eenmaal van de uitgebreide beleidsstukken en de andere organisatie veel meer van de korte memo’s. Maak een verslag dat daarbij past.
Het schrijven van het OR-jaarverslag is niet heel moeilijk, als je maar op tijd begint met schrijven. Dat is eigenlijk de kern van de zaak. En als je het dan ook nog eens kort, krachtig en zo leuk mogelijk weet te brengen… dan is de kans groot dat het ook nog eens gelezen gaat worden. Heb je nog vragen? Neem dan contact op; we beantwoorden ze graag. *Ook al zijn er niet echt verkiezingen geweest, omdat er minder kandidaten waren dan zetels in de OR, dan nog hebben we het over ‘gekozen OR-leden’. dit artikel is geschreven door Sander Vrugt van Keulenhoe moet een OR-jaarverslag eruit zien?
en: hoe maak ik het OR jaarverslag? verschillende tips”
het OR-jaarverslag: het is niet zo moeilijk