Om ondernemingsraden te ondersteunen bij het opstellen van een OR-reglement, heeft de SER een voorbeeldreglement opgesteld. Dat is nu vernieuwd en klaar voor gebruik.
– click here for the English version of this text –
Elke ondernemingsraad in Nederland moet een reglement hebben. Dit staat in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Het kan lastig zijn om zo’n reglement op te stellen. Daarom heeft de SER een voorbeeld opgesteld, wat ondernemingsraden als hulpmiddel kunnen gebruiken bij het opstellen van hun eigen OR-reglement.
Maar wat is een OR-reglement eigenlijk? Wat moet er allemaal in staan? En hoe helpt het voorbeeldreglement van de SER om dit goed in te vullen? Graag geven we antwoorden op deze vragen.
wat is een OR-reglement?
In een OR-reglement zijn simpel gezegd de huishoudelijke regels van de ondernemingsraad vastgelegd. Hoe worden vergaderingen georganiseerd? Hoe neem je beslissingen? En hoe worden de verkiezingen georganiseerd? Het biedt gewoon houvast voor het goed en correct uitvoeren van het OR-werk. Het OR-reglement mag niet in strijd zijn met de WOR en mag ook een goede toepassing van de WOR niet in de weg staan.
Een OR-reglement kan alleen door de ondernemingsraad worden opgesteld en aangepast. Er is geen goedkeuring van de werkgever nodig, maar een nieuw of aangepast reglement moet wel van tevoren aan de werkgever worden voorgelegd.
De invulling van het reglement staat niet vast, dus elke ondernemingsraad kan daar binnen de wettelijke kaders zijn eigen draai aan geven. Er zijn echter wel verplichte onderwerpen in het reglement en er zijn allerlei aanvullende onderwerpen waar je gebruik van kunt maken. Verder kun je in je reglement zaken opnemen die voor jouw OR of voor jouw organisatie gewoon handig zijn om vast te leggen.
Het opstellen van een reglement is verplicht en de OR is verplicht om zich te houden aan de bepalingen in het reglement.
verplichte onderwerpen in het OR-reglement
Volgens de Wet op de Ondernemingsraden moeten in ieder geval de volgende onderwerpen in het reglement staan:
- de verkiezingsprocedure, waaronder kandidaatstelling, vaststelling van de uitslag en vervulling van tussentijdse vacatures (WOR artikel 10)
- de werkwijze van de OR, waaronder de invulling van bijeenkomsten en de communicatie daarover binnen de organisatie (WOR artikel 14)
aanvullende onderwerpen in het OR-reglement
In de WOR staan ook onderwerpen die de OR aanvullend kan opnemen in het reglement, zoals:
- het instellen van kiesgroepen (WOR artikel 9, lid 3)
- een afwijkende zittingstermijn (WOR artikel 12, lid 2)
- een afwijkend aantal OR-leden en het aanwijzen van plaatsvervangers (WOR artikel 6, lid 1)
Deze onderwerpen zijn niet verplicht.
wat staat er in het voorbeeldreglement?
In het voorbeeldreglement van de SER staan modelreglementen en informatie over:
- taken, bevoegdheden, rechten en plichten van de OR
- de Wet op de Ondernemingsraden (WOR)
- afspraken tussen OR en organisatie
Met het voorbeeld zie je als ondernemingsraad precies hoe je een reglement opstelt en wat er in moet staan. De SER heeft daarnaast een tool ontwikkeld om een OR-reglement op maat te maken. In de tool doorloop je vier stappen om voor de specifieke situatie van jouw OR een passend reglement op te stellen.
wat is er vernieuwd?
Het vorige voorbeeldreglement van de SER is uit 2015. Inmiddels zijn we een aantal jaren verder en heeft de SER een nieuw voorbeeldreglement opgesteld dat rekening houdt met veranderende arbeidsomstandigheden en veranderde wetgeving.
privacy en digitale OR-verkiezingen
Zo is in het nieuwe voorbeeldreglement voor de OR niet alleen rekening gehouden met de privacywetgeving (AVG) in het algemeen, maar juist ook met alles wat met digitale OR-verkiezingen te maken heeft. Zeker nu er heel veel thuis gewerkt wordt, organiseren bijna alle ondernemingsraden hun verkiezingen digitaal. Een aanrader om je huidige reglement met de gratis SER-tool daarop na te kijken.
vergaderquorum en digitaal vergaderen
Ook is het belangrijk om, met het vele digitale vergaderen, in je OR-reglement rekening te houden met hoe je stemt en/of hoe je quorum (voldoende aanwezige OR-leden) hebt om een besluit te nemen. Het kan allemaal nét even anders zijn dan een reguliere fysieke vergadering en dat moet dan wel goed omschreven zijn in je reglement.
vernieuwing in de medezeggenschap
Het nieuwe voorbeeldreglement geeft ook aandacht aan andere manieren van medezeggenschap organiseren. Denk daarbij aan het werken met thema’s of klankbordgroepen, het organiseren van (digitale) bijeenkomsten of het gebruikmaken van digitale platforms.
‘in de onderneming werkzame personen’
In de WOR is altijd sprake van ‘in de onderneming werkzame personen’ als het gaat om mensen die zich kandidaat kunnen stellen als OR-lid, kunnen stemmen tijdens de OR-verkiezing of (het belangrijkste) de groep mensen die de OR vertegenwoordigt.
Nu werd dat altijd vertaald naar ‘medewerkers met een arbeidsovereenkomst met de Nederlandse organisatie’, maar er zijn tegenwoordig steeds meer vormen van ‘werkzame personen’. Denk daarbij aan thuiswerkers, oproepkrachten en vrijwilligers. Ook deze groepen worden nu genoemd om – in overleg met de Bestuurder – aan te merken als ‘in de onderneming werkzame personen’ voor de OR.
heb je vragen?
De meeste ondernemingsraden kijken naar hun reglement vlak voordat de verkiezingen beginnen. Om na te kijken hoe (ook alweer) de verkiezingen georganiseerd moeten worden en of het reglement nog aangepast moet worden voordat je de verkiezingen in gaat. Dan ontstaan vaak ook de vragen die wij regelmatig krijgen. Vragen als ‘we willen kiesgroepen aanpassen/afschaffen/invoeren, hoe doen we dat?’ of ‘onze organisatie is groter/kleiner geworden, wat betekent dat voor het aantal OR-zetels in de raad?’ of ‘we willen een COR met ondernemingsraden invoeren/afschaffen, kan dat?’
TIP: Aanpassen van het OR-reglement kan tot het moment dat de verkiezingen uitgeschreven zijn. Tijdens de verkiezingen mogen de reglementen niet meer gewijzigd worden; je mag niet de regels veranderen tijdens de wedstrijd.
Sommige van deze vragen zijn eenvoudiger dan andere, gewoon omdat de situatie soms erg specifiek is voor een organisatie en er geen algemeen antwoord op te geven is. Maar we helpen altijd graag om hier helderheid over te geven. Dus kom je er niet uit met deze mooie tools van de SER? Stel dan je vraag. Samen komen we vast tot de beste oplossing.
