Als ondernemingsraad wil je een goed en actief contact met je achterban: alle medewerkers in de organisatie. Maar wist je dat je ook wettelijk verplicht bent om bepaalde zaken te publiceren? In dit artikel uitleg over die verplichtingen en tips hoe daar het beste mee om te gaan. 
Misschien heb je als ondernemingsraad een nieuwsbrief. Daarin houd je medewerkers met eenvoudig leesbare teksten op de hoogte van wat de OR doet en wat er allemaal speelt. Maar wist je dat je volgens de Wet op de Ondernemingsraden ook de notulen en agenda’s van vergaderingen moet publiceren? In de WOR staat namelijk letterlijk dat je verplicht bent dat te doen.
verplicht publiceren
Je bent als ondernemingsraad verplicht de volgende zaken in de organisatie (lees: onderneming) bekend te maken:
agenda OR-vergadering publiceren
In WOR-artikel 14.2f en g staat dat je de agenda van de OR-vergadering aan iedereen bekend moet maken. Dus aan alle OR-leden, alle medewerkers en de Bestuurder. Bovendien moet je dit uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan de vergadering gedaan hebben.
verslag OR-vergadering publiceren
Vervolgens staat er in WOR-artikel 14.2h dat je van elke OR-vergadering een verslag moet maken. Dit verslag moet je – net als de agenda van de OR-vergadering – aan alle OR-leden, alle medewerkers en de Bestuurder bekendmaken.
jaarverslag OR publiceren
In datzelfde WOR-artikel 14.2h staat dat je een jaarverslag moet maken van alles wat je als ondernemingsraad in het afgelopen kalenderjaar gedaan hebt.
agenda overlegvergadering (OV) publiceren
In WOR-artikel 23a, lid 5 staat vermeld dat OR en Bestuurder samen moeten besluiten hoe en wanneer de agenda van de OV gepubliceerd wordt. Met andere woorden: de agenda moet bekend zijn bij alle OR-leden en alle medewerkers. Het is natuurlijk wel het handigst als die publicatie voorafgaand aan de OV is.
verslag overlegvergadering (OV) publiceren
In WOR-artikel 23a, lid 5 staat ook dat OR en Bestuurder samen moeten besluiten hoe en wanneer het verslag van de OV gepubliceerd wordt. Dus behalve de agenda moet ook het verslag altijd bekendgemaakt worden aan alle medewerkers in de organisatie.
Nu vindt de Bestuurder het publiceren van het verslag over het algemeen niet handig; hij vertelt soms zaken aan de OR waarvan hij niet wil dat de hele organisatie daar al van weet. Daar zijn, binnen de wettelijke kaders, oplossingen voor te bedenken. Zoals bijlagen die je niet publiceert. Neem contact met ons op en in een kort (telefoon)gesprek komen we vast tot een passende oplossing voor jouw OR.
publicaties vastleggen in OR-reglement
In WOR-artikel 14 staat ook dat je in je eigen OR-reglement moet vastleggen wanneer de agenda van de OR-vergadering gepubliceerd wordt (maar dus niet later dan 7 dagen voor de OR-vergadering). Je legt in het OR-reglement ook vast wanneer je het OR jaarverslag publiceert.
tips voor omgang met informatieplicht OR
Zoals bovenstaande informatie laat zien, ben je als OR verplicht een en ander vast te leggen en te delen binnen de organisatie. Hoe ga je hier nou handig en efficiënt mee om, zodat de achterban optimaal geïnformeerd wordt en ook echt op de hoogte is/blijft?
TIP: maak de agenda leesbaar
Maak de agenda voor de OR-vergadering wat uitgebreider dan alleen een opsomming van de onderwerpen. Zo betrek je de achterban meer en maak je het ook voor leden van de vergadering een stuk makkelijker. Zet bij elk agendapunt een korte onderbouwing of uitleg. Geef ook bij elk onderwerp kort aan met welk doel dat onderwerp op de agenda staat en/of wat de status is (informatievergaring, meningsvorming, besluitvorming, etc.).
De agenda is op deze manier een makkelijke basis om het verslag van de vergadering te maken.
TIP: publiceer een samenvatting van de vergadering
Maak twee soorten verslagen van de OR-vergadering:
- een volledig verslag
- een eenvoudige, beknopte versie
In het beknopte verslag zet je een korte samenvatting en hoogtepunten. Gebruik eenvoudige woorden en makkelijk leesbare (korte) zinnen. Ook verwijs je in de samenvatting naar het volledige verslag. Uit onderzoek blijkt dat de kans dat medewerkers het eenvoudige verslag lezen namelijk groter is dan dat ze het complete verslag lezen.
De beknopte verslagen die je zo maakt vormen meteen een goede basis voor het OR-jaarverslag. Je maakt het jezelf daarmee een stukje makkelijker.
