Thuiswerken is niet meer weg te denken, ook niet na corona. Maar wat zijn de rechten en plichten van werkgevers en medewerkers als het gaat om vergoedingen en arbeidsomstandigheden? En hoe kan de ondernemingsraad hier invloed op uitoefenen?
– click here for the English version of this text –
We krijgen veel vragen over thuiswerken. Logisch. Daarom dit artikel over de kosten van thuiswerken en of werkgevers verplicht zijn die kosten te vergoeden. De arbeidsomstandigheden zijn bij thuiswerken ook belangrijk en daar mag van werkgevers wat worden verwacht. Alles is gebaseerd op vele vormen van regelgeving en (ook) wetten.
Graag maken we je dat allemaal helder in dit artikel. Maar dan is het ook belangrijk om te weten wat dit nu betekent voor het thuiswerkbeleid binnen jouw organisatie en wat de ondernemingsraad hierin kan (of misschien wel moet) betekenen.
vergoeding voor thuiswerken: wat mag of moet?
thuiswerkvergoeding en het Nibud
Het Nederlands Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) komt tot de conclusie dat thuiswerken gemiddeld € 2 extra per dag per persoon kost. Dit is gebaseerd op de extra kosten voor elektriciteit, water, gas, koffie/thee, wc-papier en afschrijving van kantoormeubilair.
thuiswerkvergoeding en de overheid
De Nederlandse overheid heeft besloten een compensatiebeleid voor thuiswerken vast te stellen. Bijna al het overheidspersoneel in loondienst krijgt een vergoeding van € 363 netto per half jaar, wat is vastgelegd in verschillende cao’s.
thuiswerkvergoeding en huidige wetgeving
Deze regeling geldt voor overheidspersoneel, maar een algemene wet voor alle medewerkers in Nederland is er (nog) niet. Volgens de Nederlandse wet is een werkgever ook niet verplicht een vergoeding te betalen voor de extra kosten van thuiswerken.
oproep van de overheid aan werkgevers en vakbonden
De overheid doet wel een oproep aan werkgevers en vakbonden om nadere afspraken te maken over een ruimere vergoeding voor thuiswerken. Zo is de Tweede Kamer in gesprek met vakbonden en AWVN (de grootste werkgeversvereniging van Nederland) om een aantal compensaties voor thuiswerken te regelen. AWVN denkt dat een financiële vergoeding het ziekteverzuim terugdringt.
thuiswerkvergoeding en goed werkgeverschap
Er zijn geen wettelijke verplichtingen voor werkgevers om thuiswerken te vergoeden. In artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek is wel opgenomen dat werkgevers zich moeten houden aan ‘goed werkgeverschap’. Deze plicht om een goed werkgever te zijn, is best wel uitgebreid en kan door werknemers in veel situaties worden ingeroepen.
Maar wat is goed werkgeverschap? Valt daar eventueel een vergoeding voor extra thuiswerkkosten onder? Hier is (nog) geen jurisprudentie over.
Wel zijn er situaties waarvan je kunt zeggen dat het goed werkgeverschap is als de werkgever het thuiswerken vergoedt. Bijvoorbeeld in de volgende situaties:
- wanneer een medewerker thuis moet werken, maar de extra kosten van thuiswerken niet zelf kan opbrengen
- wanneer de werkgever door het vele thuiswerken geld bespaart op reiskostenvergoedingen, huur van kantoorruimte, verwarming, verlichting en koffie
- wanneer geen vergoeding ertoe leidt dat medewerkers ontslag nemen, omdat een dergelijke vergoeding door andere werkgevers wél wordt aangeboden
Er zijn dus (steeds meer) goede redenen om de extra kosten van thuiswerken te vergoeden, ook al is het wettelijk niet verplicht. Die vergoedingen zijn niet alleen in het belang van medewerkers, maar ook in het belang van de organisatie. Al is het maar dat het medewerkers blij maakt om juist bij die organisatie te werken.
thuiswerkvergoeding en gewoonterecht (verworven recht)
Er zijn werkgevers die het doorbetalen van een reiskostenvergoeding noemen als compensatie voor de extra kosten van thuiswerken: medewerkers ontvangen nog steeds een vaste reiskostenvergoeding, terwijl ze niet meer naar kantoor hoeven/kunnen (iets wat de Belastingdienst nu tijdelijk toestaat). En daarom, redeneren veel werkgevers, zou een extra thuiswerkvergoeding daarbovenop niet nodig zijn. Of werkgevers willen juist de reiskostenvergoeding schrappen, omdat die nu niet meer nodig zou zijn.
Maar als je als medewerker in het verleden bepaalde vergoedingen ontvangen hebt, dan kan het zijn dat die niet ‘zomaar’ opgezegd kunnen worden omdat ze onderdeel geworden zijn van je salaris. Het ontvangen van die vergoedingen is misschien wel ‘gewoonterecht’ (verworven recht) geworden, wat betekent dat je het recht op die vergoedingen hebt opgebouwd omdat je ze altijd al hebt ontvangen en je niet zomaar ‘gekort’ kunt worden op je salaris.
Gewoonterecht kan leiden tot verplichtingen van de werkgever (en werknemer) die gelijk zijn aan wat er in de arbeidsovereenkomst beschreven staat. De Hoge Raad heeft namelijk in 2018 geoordeeld dat gewoonterecht kan leiden tot bindende verplichtingen voor een werkgever naar de medewerkers toe (ECLI:NL:HR:2018:976).
Reiskosten- en andere vergoedingen zijn vaak een vorm van arbeidsvoorwaarden die door gewoonterecht niet ‘zomaar’ kunnen worden gewijzigd door de werkgever. Als medewerkers in het verleden een vergoeding ontvingen die in de plaats kwam van de werkelijke reiskosten voor het reizen van en naar het werk (bijvoorbeeld een abonnement op het openbaar vervoer dat ook in het weekend kan worden gebruikt), dan zou het kunnen dat dit moet worden gezien als loon. En dus iets wat nog steeds uitbetaald moet worden of vervangen door een betaling/vergoeding op een andere manier; in ieder geval zo dat de medewerker er geen verminderde inkomsten van heeft zonder dat daar overleg over is geweest.
Deze wettelijke/juridische bepalingen en de jurisprudentie (over deze bepalingen) vormen samen dat andere vergoedingen dan loon als loon moeten worden beschouwd en dus niet eenzijdig door de werkgever kunnen worden aangepast.
arbeidsomstandigheden bij thuiswerken
Behalve vergoedingen voor extra kosten zijn ook de arbeidsomstandigheden een belangrijk onderwerp bij de thuiswerkregelingen of het thuiswerkbeleid van een organisatie.
In het Burgerlijk Wetboek staat namelijk dat de werkgever verplicht is “ruimten, lokalen, machines en werktuigen waarin of waarmee arbeid wordt verricht onder zijn verantwoordelijkheid in te richten en te onderhouden en aanwijzingen te geven en de veiligheidsmaatregelen te treffen die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat de werknemer bij het verrichten van zijn arbeid schade lijdt.”
veilige en gezonde thuiswerkplek
Met andere woorden: de werkgever moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Bovendien moet de werkgever medewerkers voorlichten en adviseren over die veilige en gezonde werkplek. Medewerkers hebben ook nog het recht om de arbeidsomstandigheden te laten onderzoeken door de Inspectie SZW.
Als de organisatie haar verplichtingen niet nakomt, kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld voor (letsel)schade van medewerkers, zoals rug- of RSI-klachten. Dus ook als je tijdens het thuiswerken rugpijn krijgt omdat je op een keukenstoel zit te werken.
Deze verplichtingen voor de organisatie zijn (ook) vastgelegd in het Arbobesluit (art. 1.47 Arbeidsomstandighedenbesluit). TNO (als onafhankelijke onderzoeksorganisatie) heeft een infographic gemaakt om uit te leggen hoe een veilige en gezonde (thuis)werkplek eruit moet zien.
Daarom: de werkgever moet ervoor zorgen dat de thuiswerkplek van medewerkers voorzien is van een ergonomisch verantwoord bureau, stoel en computerscherm en goede verlichting. De (eventuele) kosten hiervan zijn daarmee altijd voor rekening van de werkgever.
geen onderscheid in arbeidsomstandigheden
Volgens het Burgerlijk Wetboek mag een werkgever bij het vaststellen van arbeidsomstandigheden geen onderscheid maken op grond van geslacht, aantal arbeidsuren en aard van de arbeidsovereenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd). Ook het eerder genoemde ‘goed werkgeverschap’ verplicht werkgevers om geen onderscheid tussen medewerkers te maken als daar geen gerechtvaardigde reden voor is.
Als een werkgever aan sommige medewerkers wel mogelijkheden en faciliteiten voor thuiswerken biedt en aan andere niet, kan dit dus in strijd zijn met de verplichtingen van goed werkgeverschap. Er kan ook ongelijkheid optreden als niet alle medewerkers dezelfde informatie krijgen over de inrichting van de thuiswerkplek en eventuele vergoedingen.
Maar er kan ook een goede reden voor het onderscheid zijn. Bijvoorbeeld als er medewerkers in verschillende landen werkzaam zijn voor een organisatie. Het kan dan zijn dat op grond van nationale regelgeving een medewerker in het ene land wel een vergoeding voor thuiswerken ontvangt en een medewerker in een ander land niet.
thuiswerkregelingen en de ondernemingsraad
Volgens artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de OR instemmingsrecht bij de invoering of wijziging van regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en arbeidsvoorwaarden. Het thuiswerkbeleid of de thuiswerkregeling vallen hier ook onder. Dit geldt ook als de organisatie beleidsaanpassingen moet uitvoeren omdat de overheid speciale maatregelen heeft genomen, zoals de coronamaatregelen om zoveel mogelijk thuis te werken.
Als de werkgever geen thuiswerkbeleid of thuiswerkregeling wil invoeren, kan de OR het initiatief nemen met het initiatiefrecht (WOR art. 23 lid 2 en 3). Een initiatiefvoorstel moet schriftelijk worden onderbouwd door de OR en ten minste eenmaal in een overlegvergadering worden besproken. De werkgever is niet verplicht het initiatiefvoorstel van de ondernemingsraad uit te voeren, maar moet wel met duidelijke en gemotiveerde redenen komen waarom hij het voorstel van de OR geheel of gedeeltelijk niet overneemt.
Verder staat in artikel 28 van de WOR dat de ondernemingsraad zijn uiterste best moet doen om de werkgever te laten handelen naar de wetten en bepalingen die te maken hebben met de arbeidsomstandigheden. Als de werkgever zich daar niet aan houdt, kan de OR hem daar (officieel) op wijzen met een brief of in de (genotuleerde) overlegvergadering.
conclusie: thuiswerkvergoeding is niet verplicht, maar een goede thuiswerkplek wel
Werkgevers zijn niet verplicht om een vergoeding te betalen voor thuiswerken. Wel zijn overheid, AWVN (werkgeversvereniging) en vakbonden het erover eens dat kosten voor thuiswerken voor de werkgever zijn.
Werkgevers hebben wel de wettelijke verplichting om te zorgen voor een veilig en ergonomisch verantwoord thuiskantoor. Alle medewerkers moeten dezelfde mogelijkheden en faciliteiten krijgen om thuis te werken, tenzij er een legitieme reden is om daarvan af te wijken.
Doordat thuiswerken structureel en gewoon wordt, moeten alle organisaties in Nederland goed nadenken over een goed en vastgesteld thuiswerkbeleid en thuiswerkregelingen die voor iedereen duidelijk zijn. De ondernemingsraad kan daarin zijn rol pakken door beroep te doen op het instemmings- en initiatiefrecht.
