Zonder coronamaatregelen zouden veel kantoormedewerkers nog gewoon op kantoor zitten. Nu werkt het merendeel thuis. Maar hoe willen we dat straks? In dit artikel zijn 5 niveaus van werken op afstand uitgewerkt.
– click here for the English version of this text –
werken op kantoor was het ‘normaal’?
We komen uit een wereld waarin het heel gewoon was om naar kantoor te gaan en daar 8 uur achter elkaar te werken aan een bureau of in een vergaderzaal. Nu werken we veelal thuis, omdat het moet vanwege maatregelen die de overheid ons opgelegd heeft.
maar wat willen we straks?
Velen van ons hebben nu geproefd aan het thuiswerken. Verplicht thuiswerken is niet ideaal, zeker niet als je ook nog kinderen hebt die niet naar school mogen. Maar hele dagen op kantoor zitten is ook zeker niet wat veel medewerkers willen. Waarschijnlijk gaan we straks naar een soort van tussenvorm, waarbij je soms samenkomt met je collega’s en soms thuis werkt op momenten die jou uitkomen.
Er zijn vele manieren waarop je dit kunt doen. En het is van belang daar nu al over na te denken. Als straks allerlei maatregelen opgeheven worden, moeten we namelijk weten hoe we dan willen en kunnen werken.
Best Practice: WordPress heeft nog nooit een kantoor gehad!
Automattic, het bedrijf achter WordPress, WooCommerce en Tumblr, had voor de start van de eerste lockdowns in maart 2020 meer dan 1170 medewerkers in 75 landen. En nergens een kantoor. Hoe deden ze dat? In een podcast vertelt oprichter Matt Mullenweg van Automattic over wat hij de ‘5 niveaus van werken op afstand’ noemt. Hieronder hebben we dat voor je samengevat:
de vijf niveaus van werken op afstand
niveau 1: traditioneel kantoor
Een organisatie/bedrijf heeft een kantoor (of meerdere kantoren) waar iedere medewerker een eigen bureau heeft om aan te werken. Kantooruren zijn sinds de industriële revolutie van 9 tot 5. Er wordt niets bewust gedaan om het werk op afstand te ondersteunen.
Als medewerkers een dag thuis moeten zijn, kunnen ze via de smartphone, e-mail en inbellen voor een vergadering nog wel enigszins verder met hun werk. Maar een langere periode thuiswerken wordt problematisch en bijna alles wordt uitgesteld tot iedereen weer op kantoor is.
Dit is het niveau waar de overgrote meerderheid van de (kantoor)organisaties zich bevond vóór de corona-uitbraak.
niveau 2: het kantoor digitaal nabouwen
Medewerkers gebruiken digitale middelen voor videoconferenties, instant messaging en e-mail. Ze proberen via deze digitale middelen de manier van werken op kantoor na te bootsen. Bijvoorbeeld:
- een 10-persoons Zoom-bijeenkomst waar twee mensen zouden volstaan
- talloze keren per dag je werk onderbreken, niet vanwege vragende collega’s aan je bureau, maar door berichten en telefoontjes
- vaak je mailbox openen en reageren op tientallen mails
Kortom: de slechte gewoonten van het kantoor worden één-op-één overgenomen in het digitale werken.
Op niveau 2 wordt van medewerkers nog steeds verwacht dat ze van 9 tot 5 werken en dus online zijn. Soms zetten werkgevers zelfs spyware in om hier controle op te houden.
Dit is het niveau waarop de meeste, vooral traditionele, organisaties zich nu bevinden. En die hebben nog een lange weg te gaan.
niveau 3: aanpassen aan de media
Op niveau 3 beginnen organisaties zich aan te passen aan en te profiteren van digitale media. Effectieve schriftelijke communicatie wordt van cruciaal belang als bedrijven meer werk op afstand omarmen. Neem bijvoorbeeld gedeelde documenten (zoals een Google Doc), die voor iedereen zichtbaar zijn en in real-time worden bijgewerkt tijdens een discussie. Door op die manier samen te werken, ontstaat er een gedeeld begrip van het proces hoe tot een eindbesluit gekomen is.
Dit maakt dat geschreven teksten wel steeds belangrijker worden: iedereen in de organisatie moet zo goed schriftelijk kunnen verwoorden dat er geen misverstanden meer zijn. En dat is best lastig om voor elkaar te krijgen. Bij Automattic gaan ze zelfs zo ver dat de werving en selectie van nieuwe medewerkers volledig via het chatplatform Slack gebeurt.
Organisaties gaan op dit niveau ook investeren in betere apparatuur voor medewerkers, zoals verlichting voor videobellen en achtergrondgeluidsonderdrukkende microfoons.
Voor vergaderingen geeft Matt Mullenweg van Automattic de volgende tips:
- houd alleen een vergadering als het absoluut noodzakelijk is en dezelfde resultaten niet kunnen worden bereikt via een snel ad-hoc gesprek, telefoontje, e-mail, sms of instant message.
- stel de vergadering standaard in op 15 minuten en maak deze alleen langer als het absoluut noodzakelijk is, want hoe korter de vergadering, hoe beknopter je moet zijn en hoe minder tijd er is voor zinloos geklets.
- stel een specifieke agenda en het gewenste resultaat op voor de vergadering.
- nodig alleen mensen uit die er écht bij moeten zijn, wat voor de meeste bijeenkomsten twee of drie personen betreft.
- spreek af wat de de volgende stappen zijn, inclusief verantwoordelijke personen en deadlines, zodat je herhaling van bijeenkomsten over dezelfde stappen voorkomt.
- gebruik nooit, maar dan ook nooit, een vergadering om simpelweg informatie te delen, want daar heb je e-mail of instant messaging voor.
niveau 4: asynchrone communicatie
“Ik doe het als het me uitkomt.” Dat is waar asynchrone communicatie op neerkomt.
De meeste zaken vereisen geen onmiddellijke reactie. Dat is gewoon de realiteit. Dan volstaat een e-mail, waarbij de ontvanger reageert wanneer het hem of haar uitkomt. Alleen als iets echt dringend is, zet je een andere wijze van communiceren in: je belt iemand of tikt iemand op de schouder om het ergens over te hebben.
Het grote voordeel van deze werkwijze is dat je jouw collega’s de tijd geeft om na te denken, misschien zelfs in een ‘flow’ te komen (een psychologische toestand waarbij we tot vijf keer productiever zijn volgens McKinsey) en betere beslissingen te nemen.
Door mensen tijd te geven tussen vraag en antwoord, voorkom je dat emoties een grote rol spelen in reacties. Mensen komen niet met het eerste wat in hen opkomt. Ze denken na en formuleren hun antwoord zorgvuldig. Dit levert uiteindelijk grote voordelen op voor de gehele organisatie.
Wat hierin ook meespeelt, is dat er verschillende soorten mensen zijn. Sommigen zijn in de ochtend het productiefst, terwijl anderen echte nachtbrakers zijn. Als je nachtbrakers dwingt om heel vroeg in de ochtend te beginnen, heeft dat vaak een averechts effect. Als iedereen een zekere flexibiliteit krijgt om zijn/haar werk in te delen (met een werkbare overlap tussen de verschillende soorten mensen), komt dit de productiviteit alleen maar ten goede.
Automattic bevindt zich volgens Mullenweg op niveau 4. Hij is ervan overtuigd dat zijn organisatie drie keer meer gedaan krijgt dan een lokaal team waarbij iedereen tussen 9 en 5 op kantoor is.
Als het niet meer nodig is om allemaal op hetzelfde moment op dezelfde plek aanwezig te zijn, werk je dus eigenlijk nog maar zelden op hetzelfde moment aan een project. En dus is het voor het eerst sinds de industriële revolutie niet meer nodig om werk in te delen in uren, maar in taken die gedaan moeten worden. En misschien is dit wel het einde van het ‘uren-contract’ en het begin van het ‘taken-contract’ voor iedere medewerker.
niveau 5: ‘Nirvana’
Dit is waar het ‘werken op afstand’ team beter werkt dan welk persoonlijk team dan ook.
Maar heel eerlijk… van dit niveau van werken op afstand weet eigenlijk nog niemand hoe dat er precies uit gaat zien. Het is wel zeker dat er nog veel meer efficiëntie te bereiken is in samenwerken (op afstand).
uitdagingen van werken op afstand
Zoals bij alle veranderingen zijn er voors en tegens. Bij werken op afstand zijn er vooral drie grote uitdagingen die vragen om (extra) aandacht:
- groepsgevoel creëren is lastiger op afstand
- de sociale interactie van het kantoor ontbreekt
- beveiliging van gegevens is moeilijker te controleren
Hieronder staan de oplossingen die Automattic heeft gevonden.
oplossing 1:
teambuilding als je niet samen werkt
In plaats van haar medewerkers te vertellen dat ze 11 maanden per jaar op kantoor moeten zijn en 4 weken vrij hebben, draait Automattic het om. Werknemers werken 11 maanden per jaar op afstand en gaan tot 4 weken per jaar op reis voor teamverband en het opbouwen van evenementen.
Er wordt ook gebruik gemaakt van op maat gemaakte apps die bijhouden wie wie heeft ontmoet en vervolgens plaatsen toewijzen, bijvoorbeeld op een etentje, zodat mensen naast mensen zitten die ze nog niet eerder hebben ontmoet.
oplossing 2:
sociale (kantoor) communicatie
Iedereen die online werkt, mist de ‘koffiemachine-gesprekken’. Je hoort collega’s niet meer praten over dingen waar je ze misschien mee kunt helpen. En je weet niet (meer) waar een ander precies mee bezig is. Gewoon omdat je niet meer binnen gehoorsafstand van de gesprekken bent op kantoor.
Automattic gebruikt hiervoor het chatplatform Slack en videogesprekken voor persoonlijke ontmoetingen. Ook zet het bedrijf de WordPress-plugin P2 in: een interne blog en een plek waar alle gesprekken en activiteiten samen worden opgetekend en vastgelegd.
oplossing 3:
beveiliging als iedereen overal bij kan
In de nieuwe organisaties is niet alleen alles digitaal, maar staat ook het gebruikersgemak centraal. Daarom krijgen medewerkers een budget om hun eigen soort/merk apparaten, (laptops, smartphones, tablets, etc.) te kiezen: BYOD (Bring Your Own Device).
Dat maakt de (digitale) beveiliging lastig en bijna niet meer centraal te sturen.
Dit vraagt om een omdenken van ‘alles dichtzetten’ met scherpe toegangsbeveiliging, naar ‘beschermen tegen kwaadwillendheid’ met sociale gedragsveranderingen. Dus minder afschermen en meer afspraken hoe je als medewerker omgaat met gegevens.
productiever: juist ook na corona
Thuiswerken was een voorrecht en is door de coronamaatregelen voor velen ineens een plicht geworden. De tijd is nu aangebroken om te kijken hoe we straks, na corona, de organisatie productiever maken en de medewerkers gelukkiger in hun werk. Aan de slag dus!
dit artikel is mede gebaseerd op dit Engelstalige artikel.
