OR-training: externe locatie of vergaderzaal op kantoor?

Bij het plannen van een OR-training komt vaak naar voren dat op het eigen kantoor ook hele mooie vergaderzalen zijn. We zijn tenslotte niet voor niets een vergaderland. Dus waarom extern huren en geld uitgeven als we op kantoor goed en goedkoop kunnen vergaderen?

optimaal effect en rendement van de OR-training

Er worden vaak (met name door de Bestuurder of HR) diverse argumenten aangedragen om een OR-training op de eigen locatie te organiseren, maar er zijn meer steekhoudende argumenten om dit juist extern te doen. Alle soorten aangedragen argumenten voor de interne locatie komen altijd neer op het beperken van de kosten. Argumenten voor een externe locatie zijn allemaal gericht op het rendement van de OR-training.

Want een OR-training of -coaching kost tijd, geld en moeite. En we willen allemaal het beste resultaat uit die bijeenkomst: dat de investering in tijd, geld en moeite optimaal rendement oplevert.

vier argumenten voor een externe locatie

Een factor die voorafgaand aan de OR-training/-coaching duidelijk te beïnvloeden is: de locatie. Een van de vragen daarbij is of/hoe een OR-training op een externe locatie wel ‘meer’ gaat opleveren. Op basis van mijn jarenlange ervaring geef ik hieronder een opsomming van argumenten voor een externe locatie.

argument 1: optimale zaalindeling voor training/coaching

Het begint er al mee dat een training of coaching geen vergadering is. De zaalopstelling voor een vergadering is (vaak) anders dan bij een training of coaching. Dus de vraag is of de indeling van een vergadering wel geschikt is voor training/coaching. Mijn ervaring: meestal niet.

argument 2: gestoord worden tijdens de training/coaching

De kans is groot (op persoonlijke ervaringen gebaseerd) dat je als deelnemer tijdens de training of coaching op kantoor een vraag krijgt van een collega. Je bent tenslotte toch op kantoor. En we vinden het in een vergadering ook helemaal niet gek om even ‘in te breken’ met een vraag. Dus waarom nu niet?

Maar het effect tijdens een training/coaching van zo’n ‘storing’ is groot. Als deelnemer ben je zelf zeer actief bezig met een intern (denk)proces over nieuwe zaken of werkwijzen. Als je dan ineens met je dagelijkse werkzaamheden bezig moet zijn, al is het maar heel even, kan het makkelijk 20 minuten duren voordat je weer terug bent in het proces. En dat geldt niet alleen voor jou, maar ook voor de andere deelnemers van de training. Dit gaat ten koste van het rendement van de training/coaching.

argument 3: ‘afstand nemen’ voor een betere meningsvorming

Tijdens de training/coaching wil je zaken meestal objectief en vanaf een afstand bekijken: vanuit een ‘helikopter’ zien waar je vandaan komt, waar je staat en waar je heen wilt. Dat is lastig om voor elkaar te krijgen in de omgeving waar je bijna dagelijks verblijft. Het is makkelijker als je niet in het kantoorgebouw bent en je, letterlijk, de zaken van een afstand kunt bekijken.

argument 4: besloten groep = teambuilding

Tot slot: het gaat bij OR-training/-coaching niet alleen om jouw persoonlijke ontwikkeling, maar ook om die van de groep. Hoe meer tijd je intensief samen doorbrengt als OR-groep, hoe groter die ontwikkeling is.

Op een externe locatie ben je meer op elkaar aangewezen. Je kent verder niemand en de locatie is voor iedereen even onbekend (tenminste, dat is aan te raden voor een maximaal effect van een externe locatie). Je bent daarmee meer ‘samen’, zowel in het mentale proces van de gehele dag als het fysiek samen tijd doorbrengen met praten, eten en drinken.

één argument voor een vergaderzaal op kantoor

Uiteindelijk hoor ik, na wat doorvragen, eigenlijk altijd maar één argument om de OR-training/-coaching op de eigen locatie te houden:

• de directie vindt dat de training net zo goed op de eigen vergaderlocatie gehouden kan worden, omdat een externe locatie te veel extra kosten met zich meebrengt.

Eigenlijk is dit een non-argument. Want meestal, na wat doorvragen, blijkt dat de heidagen of heisessies van de directie en het managementteam altijd op een externe locatie worden gehouden. En dat daarvoor alle argumenten worden gebruikt die voor een externe locatie in dit artikel vermeld staan.

Als de directie dit ‘geld-argument’ gebruikt, gaat het in feite over de rol van de ondernemingsraad in de organisatie en de verhoudingen tussen OR en directie. Met andere woorden: of de ondernemingsraad als een volwassen en goed functionerend orgaan wordt gezien dat het waard is om in geïnvesteerd te worden. Dit is op zich weer een uitstekend onderwerp om samen te bespreken tijdens de OR-training/-coaching: het verbeteren van de relatie en de verstandhouding tussen OR en directie.

Daarnaast geven de eerder geschreven artikelen de OR en geld uitgeven aan training en richtbedrag voor OR-training: vastgesteld door de SER je misschien handvatten om hierop te reageren.

vragen?

De afgelopen jaren hebben we veel ervaringen opgedaan in situaties waarbij ondernemingsraad en Bestuurder een totaal ander beeld hebben over de locatie van de OR-training/-coaching. Zit jij met jouw OR in zo’n discussie met de directie? We helpen je graag om met elkaar in gesprek te komen en te blijven, maar bovenal om samen tot een goede oplossing te komen.

Stuur ons een mail met je vraag en we reageren zo snel mogelijk om je te helpen.