Het is een veel voorkomend misverstand in Nederland-vergaderland: een groep mensen komt bij elkaar en dat is dan (dus) een vergadering. Maar een coaching of training is totaal iets anders dan een vergadering. Graag leg ik dat uit.
een vergadering
Een vergadering is als je een agenda hebt met duidelijke (vergader)punten waarover informatie/kennis moet worden uitgewisseld omdat er besluiten moeten worden genomen. Het is een zakelijke en to-the-point bijeenkomst.
In Nederland zijn we goed in vergaderen. Of liever: we vergaderen in Nederland heel erg veel. En daarom weet je eigenlijk al vooraf hoe de bijeenkomst er ongeveer uitziet en wat er van je gevraagd wordt. Je zit met een groep bij elkaar, je wisselt informatie uit en er worden besluiten genomen of er worden besluiten medegedeeld.
het doel van een vergadering
Het doel van een vergadering is meestal ook helder: na de vergadering hebben we meer informatie, weten we wat we moeten doen en hoe we verder moeten (met of zonder besluiten).
Het enige wat je niet vooraf weet, is het daadwerkelijke (eind)resultaat van de vergadering: het (gezamenlijk) genomen besluit / de besluiten en wat je na de vergadering exact moet doen.
de zaalinrichting
Voor een vergadering is de zaalinrichting heel simpel. Die moet aan een aantal voorwaarden voldoen:
- iedereen moet kunnen zitten
- iedereen moet elkaar kunnen aankijken
- iedereen moet het whiteboard/beamerscherm goed kunnen zien
- iedereen moet een tafel hebben om te kunnen schrijven/lezen/typen
- de afstanden tussen de deelnemers moeten kort zijn
Dat betekent eigenlijk altijd dat het resultaat een grote tafel is waar exact iedereen aan kan zitten (niet te veel zitplaatsen en niet te weinig), met een whiteboard/beamerscherm dichtbij. En omdat iedereen tijdens de vergadering aan tafel zit, is er niet veel ruimte rondom de tafel en stoelen. Alleen de ruimte om bij binnenkomst te gaan zitten is belangrijk.
een training/coaching
Training of coaching is samen leren; vaardigheden eigen maken om de werkzaamheden beter en efficiënter uit te voeren. Zodra het meer over coaching gaat, neem je ook nog samen besluiten op basis van de bestaande of geleerde vaardigheden.
Overigens is er nog wel een verschil tussen training en coaching. Daarover schrijf ik in dit artikel.
het doel van training/coaching
Een training of coaching is een bijeenkomst waarvan het resultaat vooraf helder is benoemd. Dat is vooraf vastgesteld of wordt direct bij aanvang van de bijeenkomst vastgesteld.
De trainer/coach heeft een duidelijke opdracht: de groep zo veel mogelijk richting het gewenste resultaat laten bewegen.
Hoe dat resultaat bereikt wordt – de weg ernaartoe – is redelijk onzeker. Die ‘weg’ is afhankelijk van de inbreng van de deelnemers en de begeleiding van de trainer/coach.
de zaalinrichting
Voor een training/coaching is de zaalinrichting niet universeel vast te stellen. Het is helemaal afhankelijk van de doelen van de training/coaching en welke werkmethodieken de trainer/coach daarvoor inzet.
Wat wel bijna altijd geldt, is dat er voldoende ruimte moet zijn om te ‘bewegen’. Vaak duurt de training/coaching één of meerdere dagdelen. Dat betekent dat er pauzes zijn; je moet gezamenlijk of alleen makkelijk de zaal kunnen verlaten en weer terugkomen.
Bovendien kan het zijn dat de trainer/coach werkvormen heeft die meer vragen dan alleen ‘zitten’. Daar moet dan ook ruimte voor zijn in de zaal. Denk aan statafels, koffie/thee in de zaal zelf of wanden waar op flipovervellen geschreven kan worden.
training/coaching is geen vergadering
De meesten van ons vergaderen meer dan dat ze een training volgen of gecoacht worden. Veel mensen vinden de ‘vergaderopstelling’ daarom heel vertrouwd en gewoon. Maar een training/coaching vraagt een andere mindset dan een vergadering.
Is de zaal ingericht op een vergadering, dan nemen de leden van de groep ook de ‘vergader-houding’ aan. De kans dat er dan ook echt getraind of gecoacht wordt, neemt af.
Natuurlijk kun je een training volgen aan een vergadertafel, maar het succes van de training neemt aanzienlijk af. Uiteraard kun je in een kleine zaal gecoacht worden, maar je zult je minder vrij voelen om te spelen met gedachten. Zo’n kleine zaal beperkt je al vrij snel in de manieren om te onderzoeken wat je anders moet doen dan je altijd gedaan hebt.
maak een heldere keuze: trainen of vergaderen
Wat je ook gaat doen, maak vooraf een heldere keuze: gaan we vergaderen of gaan we trainen/coachen? En zet alle middelen in die daarvoor tot je beschikking staan.
In alles kun je zo gericht zijn om de meest effectieve training of de beste vergadering te organiseren.
vragen?
Heb je vragen of heb je hulp nodig met wat je in dit artikel gelezen hebt? Mail ons je vraag en we geven graag binnen twee dagen een antwoord waar je wat aan hebt om verder te gaan.
