Als OR heb je veel bijeenkomsten en vergaderingen. Vaak allemaal met een agenda. Bij veel OR-en liggen hier kansen voor verbetering. Hoe kun je die agenda efficiënter maken?
Zo’n agenda zorgt ervoor dat iedereen zich goed kan voorbereiden op de OR vergadering. Maar misschien maak je die agenda inmiddels vooral ‘omdat we dat altijd doen’, en nog waarschijnlijker is het dat je het template van die agenda gewoon overgenomen hebt van je voorganger(s).
Graag geef ik je een aantal tips om nog eens goed na te denken over de agenda van de OR-vergadering (of de ‘eigen vergadering’ zoals sommige OR-en dit noemen). Laten we samen kijken hoe je die zo kunt maken dat de vergadering efficiënter is.
overzicht, structuur en regie
Een goede agenda zorgt voor overzicht van de onderwerpen die besproken moeten worden. Ook geeft een goede agenda meteen structuur aan de vergadering. Je kunt zelfs zorgen dat je de regie krijgt in de vergadering door een goede agenda samen te stellen.
standaard agenda: begin en einde
De meeste ondernemingsraden hebben wel de basis van de standaard agenda op orde.
Bovenaan de agenda staan zaken als datum en tijd van de vergadering en ook de locatie (plaats of zaalnaam/-nummer). Ook staat bovenaan wie er zijn uitgenodigd, wie niet aanwezig zal zijn (als je dat bij het verzenden van de agenda al weet) en ook wie de vergadering zal notuleren.
Het eerste en laatste agendapunt staat meestal wel vast: het eerste agendapunt is het vaststellen van de agenda en het laatste agendapunt is een WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt).
vaststellen van de agenda
Meestal wordt het vaststellen van de agenda gebruikt om nog te kunnen schuiven met agendapunten (op verzoek van een van de aanwezigen of omdat een ingekomen stuk een plaatsje moet krijgen) of om nog nieuwe agendapunten toe te voegen. De verleiding is groot om nieuwe agendapunten bij WVTTK te plaatsen, maar misschien is het efficiënter om een nieuw ingebracht agendapunt aan een agendapunt toe te voegen dat er op lijkt.
tip 01: Denk goed na of het efficiënt is om een nieuw agendapunt aan WVTTK toe te voegen, misschien is een separate andere plaats op de agenda logischer. Misschien kun je het zelfs wel beter koppelen aan een ander agendapunt.
tip 02: De voorzitter heeft als belangrijke taak dat er bij ‘vaststellen agenda’ geen uitgebreide discussies ontstaan. En al helemaal geen inhoudelijke gesprekken, zoals uitleg over de inhoud en argumentatie waarom de agenda aangepast moet worden. Dat vraagt van de voorzitter snel en adequaat handelen en besluiten nemen.
tip 03: Het vaststellen van de agenda en daarbij, hier meteen in het begin, aanpassingen te maken, is ook een uitstekende manier om in te spelen op actualiteiten die op dat moment (ineens) heel belangrijk zijn. Ook met zulke actuele / belangrijke nieuwe agendapunten is het beter om de agenda aan te passen dan aan het einde van de vergadering, bij WVTTK, nog een hele uitgebreide discussie te krijgen waar je (misschien) dan helemaal geen tijd meer voor hebt.
vaststellen notulen/verslag
Een van de volgende onderwerpen is meestal ‘vaststellen notulen/verslag’ van de vorige vergadering.
Dit is de plek om het nog te hebben over eventuele tekstuele fouten. Zoals of het goed is opgeschreven zoals het is bedoeld of gezegd.
Dit is niet het moment in de vergadering om inhoudelijk in te gaan op een onderwerp. Bijvoorbeeld: als er na de vorige vergaderingen nog ontwikkelingen zijn geweest, is dat een apart agenda onderwerp.
Je hebt de agenda goed voorbereid en goed gemaakt als de voorzitter bij elke inhoudelijke vraag over de notulen kan zeggen ‘dat behandelen we bij agendapunt [nummer]’.
tip 04: onderzoek samen of het mogelijk is om tekstuele wijzigingen, zoals fouten in de tekst, via mail af te handelen. Hier gaat het dus NIET om inhoudelijke aanpassingen zoals ‘dat heb ik zo niet bedoeld’, maar WEL over ‘dat heb ik zo niet gezegd’. Het gaat alleen om voorstellen om feitelijke aanpassingen te doen.
Kom je er over een specifiek stukje niet uit via de mail? Dan is dat een onderdeel dat je in de vergadering bij ‘vaststellen notulen’ zult moeten bespreken.
tip 05: Ontstaat er een gesprek over inhoud? Zoals de voortgang van de actielijst of ontwikkelingen sinds de laatste vergadering? Maak daar dan een apart / nieuw agenda onderwerp van.
tip 06: Bij het maken van de agenda, voordat die wordt rondgestuurd aan alle deelnemers, zul je dus het verslag van de vorige vergadering door moeten nemen om te bepalen of daar nog onderwerpen in staan die vragen om een extra / nieuw vergaderpunt op de agenda.
alle (volgende) agenda punten
Alle andere punten op de agenda zijn unieke punten. Het maken van een goede agenda is niet altijd even makkelijk. Het moet dan ook gebeuren in overleg met alle deelnemers.
tip 07: Vraag alle deelnemers ruim voor de vergadering of ze nog agendapunten hebben die ze op de agenda willen hebben.
de voorzitter: een belangrijke rol!
De voorzitter heeft, zeker als je wilt sturen op een ‘efficiënte en goede’ vergadering, een aantal belangrijke taken. Maar tegelijkertijd ook een dubbele rol: de voorzitter heeft als taak het leiden van de vergadering, maar is tegelijkertijd óók gewoon OR-lid. En dat kan best eens lastig zijn, om je enerzijds met het proces bezig te houden en anderzijds met de inhoud.
tip 08: Bereid je vergadering als voorzitter goed voor. Maak voor jezelf helder waar je graag inhoudelijk mee wilt praten en bij welke agendapunten je concentratie moet liggen om de voortgang van de vergadering te bewaken. Soms kan het nuttig zijn dat, bij een voor jou als voorzitter belangrijk agendapunt, een van de andere OR-leden even voorzitter van de vergadering is.
En hoe zorg je dan voor een ‘efficiënte en goede’ vergadering? Door te voorkomen dat de deelnemers te ver van de agenda afwijken of (lang) uitweiden over een bepaald onderwerp.
tip 09: Soms is het nuttig om bij elk agendapunt een tijdsinschatting te maken en die in de agenda erbij te vermelden. Daarmee kun je als voorzitter makkelijker sturen als er bij een onderwerp te lang of te veel wordt uitgeweid.
de efficiënte agenda
Hoe beter de agenda is samengesteld, anders gezegd: hoe meer helder en duidelijk de agenda van de vergadering is, hoe efficiënter je kunt vergaderen. Zorg dus voor een duidelijke en logische volgorde.
tip 10: Als er een heel belangrijk onderwerp te bespreken is, kan het zijn dat de deelnemers ongeduldig zijn om daarover te spreken. Door dat agendapunt op de juiste plaats in de volgorde van punten te zetten, kun je er voor zorgen dat de agendapunten daarvóór sneller door de deelnemers behandeld worden. Of misschien moet je het juist als eerste agendapunt op de agenda zetten zodat alle ervaren ‘spanning’ er meteen af is.
Soms is alleen een titel van het agendapunt heel helder voor alle deelnemers, maar vaak is een woord of korte zin niet voldoende. Dan kan het zijn dat verschillende deelnemers een ander beeld hebben bij de inhoud of het doel van dat specifieke agenda onderwerp. Het resultaat is verwarring die veel tijd kost om helder te krijgen.
tip 11: Geef een agendapunt niet alleen een korte titel, maar ook enkele verklarende zinnen waar het over gaat. Als extra kun je ook aangeven wat het doel is om dat bepaalde agendapunt nu te bespreken: informerend, besluitvormend, meningvormend, etc.
een actiepuntenlijst
In vergaderingen worden besluiten genomen. Maar als die in de tekst van de notulen staan opgenomen bestaat de kans dat je een (belangrijke) actie uit het oog verliest. Daarom werken steeds meer ondernemingsraden met een zogenaamde actiepuntenlijst.
tip 12: zorg dat je actiepuntenlijst kort en helder is. Per regel kun je in de actiepuntenlijst bijvoorbeeld opnemen: het besluit / de actie (kort), datum wanneer het besloten is, wie actie zal gaan ondernemen, datum wanneer het klaar moet zijn (deadline). En je kunt natuurlijk nog veel meer zaken in de actiepuntenlijst vermelden die voor jou belangrijk zijn.
WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt)
Meestal een vergaarbak van onderwerpen. Komt er hier iets voorbij dat een separaat onderwerp op de agenda had moeten zijn? Dan is de agenda niet goed samengesteld; er is niet goed gevraagd aan alle leden of ze nog agendapunten hebben.
bonustip! (zie boven): Vraag vooraf, bij het begin van de vergadering, aan alle deelnemers of ze een vraag of onderwerp hebben bij WVTTK, misschien kun je het dan meteen een plek geven op de agenda.
Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem gerust contact op!
We beantwoorden je vraag graag.
Geef een antwoord