We ontkomen niet aan veranderen. Maar soms focussen we ons op een te klein deel van de organisatie; waarom niet allemaal tegelijk?
veranderen is makkelijker samen en tegelijk
Zoals ik in een eerdere blog schreef, houden mensen niet van veranderen; liever houden we alles zoals het is. Om een verandering binnen een organisatie goed door te kunnen voeren, zijn een gevoel van verantwoordelijkheid en urgentiebesef bij medewerkers van essentieel belang.
Maar zelfs als de verantwoordelijkheid gevoeld wordt en het urgentiebesef er is, heb je nog niet snel alle neuzen dezelfde kant op, laat staan de organisatieverandering ingezet. Dan helpt het om met alle medewerkers tegelijk samen te gaan zitten en met álle aanwezige kennis de verandering te herkennen, te erkennen, praktisch te maken en direct uit te voeren.
klinkt ongelofelijk?
En toch kan het. Er zijn speciale technieken, bekend onder de verzamelnaam LSI (Large Scale Interventions) die al meer dan 45 jaar in ontwikkeling zijn en die dit kunnen bewerkstelligen.
zo doe je dat; Large Scale Interventions
Er zijn een aantal stappen te zetten die telkens eender zijn. Essentieel bij Large Scale Interventions zijn een voorbereidingsgroep waarin alle stakeholders zijn vertegenwoordigd en de uitspraak van de hoogste leidinggevende in de organisatie dat hij/zij vertrouwen heeft in dit proces én ook alles uit zal gaan voeren wat de organisatie wil dat er gaat gebeuren.
stap 1: voorbereidingsgroep
Begin met een kleine groep van mensen waarvan jij denkt dat alle stakeholders daarin vertegenwoordigd zijn. De eerste vraag aan de groep is dan ook: “Zitten alle stakeholders hier aan tafel?” In de groep zijn dan bepaalde groepen medewerkers vertegenwoordigd, waaronder de directie. Maar wellicht komt de voorbereidingsgroep erachter dat ook bepaalde klanten betrokken zijn bij het issue dat speelt.
stap 2: voorbereidingsgroep bepaalt thema
Vervolgens gaat de voorbereidingsgroep – vanuit het urgentiebesef – het issue, de verandering en/of het probleem kaderen en benoemen in een universeel begrepen thema.
Deze groep gaat zich niet verder bezighouden met het inhoudelijke deel van het thema, maar wel met hoe de processen zouden moeten zijn zodat alle medewerkers er tegelijkertijd mee aan de slag kunnen (gebruikmakend van alle kennis die er aanwezig is binnen en buiten de organisatie).
stap 3: voorbereidingsgroep bepaalt proces
Vervolgens gaat de voorbereidingsgroep, onder begeleiding van een ervaren LSI-facilitator, aan de slag om vast te stellen wat er allemaal nodig is om in een of meerdere dagen met alle medewerkers het issue aan te pakken. Het programma wordt gemaakt en er wordt uit de grote variatie van LSI-technieken gekozen. Een van de meest bekende technieken is World Café, maar dan nét iets anders uitgevoerd dan in andere situaties.
stap 4: voorwaarden
De voorbereidingsgroep buigt zich ook over de voorwaarden die voor de bijeenkomst nodig zijn: een zaal zonder pilaren waar alle deelnemers tegelijk in kunnen, kan iedereen aanwezig zijn, maar ook praktische zaken als catering en materialen regelen.
En niet onbelangrijk: de voorbereidingsgroep maakt de uitnodiging aan alle deelnemers en ondertekent die met alle namen én functies van de leden; zo voelt iedereen zich vertegenwoordigd in de voorbereidingsgroep en voelt iedereen de verantwoordelijkheid om te komen en actief deel te nemen.
stap 5: de bijeenkomst met iedereen
En dan is er uiteindelijk de Large Scale Interventions bijeenkomst waarbij alle medewerkers en stakeholders bij elkaar komen. De bijeenkomst start met een (korte!) uiteenzetting van de hoogst verantwoordelijke in de organisatie die aangeeft wat er aan de hand is én wat er ook besloten wordt, hij/zij zal zorgen dat dat uitgevoerd wordt.
Tijdens de bijeenkomst is iedereen gelijk, heeft iedereen evenveel mogelijkheden om te reageren en zal ook iedereen gehoord worden.
Vervolgens gaat de groep met verschillende technieken aan de slag om te inventariseren, kennis en gevoelens boven water te krijgen, te analyseren wat écht belangrijk is en wat gedaan zou moeten worden. Vervolgens neemt de gehele groep besluiten over wat de te ondernemen acties zijn en wie dat (op welke manier) uit gaat voeren.
ben je dan klaar?
Nee. Uiteraard ben je dan niet klaar. Dan begint de verandering pas. Maar omdat iedereen heeft kunnen bijdragen, en iedereen gehoord is, is de beslissing van de verandering en de inhoud van de verandering VAN IEDEREEN!
Niemand zal zich aan de verantwoordelijkheid van de verandering onttrekken. Iedereen draagt bij. En de verandering gaat in de hoogst mogelijke versnelling door de organisatie.
Een Large Scale Interventions-bijeenkomst is nooit eenmalig. Het kan ook niet eenmalig zijn. Het is een verandering in de manier van organiseren in de organisatie. De medewerkers zullen dit zo positief ervaren dat ze niet meer willen dat er hiërarchisch leiding gegeven gaat worden. Voor de leidinggevenden zal het wennen zijn dat ze meer gaan samenwerken in plaats van leidinggevenden.
randvoorwaarden voor het vervolg?
Heel simpel! Zorg dat het organiseren van het vervolg de verantwoordelijkheid wordt van iedereen in de organisatie. Faciliteer de mogelijkheid van LSI-bijeenkomsten in de breedste zin van het woord. Of het nodig is of dat het rendabel zal zijn is de verantwoordelijkheid van de mensen in de organisatie. En dan is de volgende LSI-bijeenkomst per definitie geslaagd.
wanneer kun je dit toepassen?
Bij elke (grote) verandering in een organisatie is een LSI-bijeenkomst toe te passen. Denk aan teruglopende orders, veranderende marktomstandigheden, de verhuizing van het bedrijf, kostenstijgingen, etc.
Onderschat niet de kennis van alle medewerkers en hun betrokkenheid om te werken bij een fijne en gezonde organisatie. Mensen willen er toe doen. Samen weten we het beter en samen weten we meer. We weten veel meer dan we denken.
lees ook de andere blogs in de serie ‘samen de organisatie veranderen’:
[…] ‘vergaderen’ met een grote groep is wat anders dan LSI; bij vergaderen zijn de deelnemers inactief, bij LSI zijn alle deelnemers actief en hebben eigen […]