verruiming werkkostenregeling en de rol van de OR

Door een verruiming van de werkkostenregeling (WKR) kunnen werkgevers vanaf 1 januari 2020 hogere onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. Wat is de rol van de ondernemingsraad?

de huidige werkkostenregeling

Tot 2011 bestonden er veel verschillende regels over onbelaste vergoedingen voor werknemers. De eerste start van de werkkostenregeling (WKR) moest dat vereenvoudigen. Met de WKR kwam er één collectieve regeling voor alle onbelaste vergoedingen aan medewerkers. Sinds 2015 is de WKR voor elke werkgever verplicht.

Met de werkkostenregeling mag elke organisatie maximaal 1,2% van alle lonen binnen die organisatie (totale fiscale loon) uitgeven aan ‘vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen’ voor medewerkers zonder dat daar belasting over betaald hoeft te worden. Wat hiermee bedoeld wordt? Denk aan kerstpakketten, bedrijfsuitjes, fietsen van de zaak en abonnementen voor bijvoorbeeld de fitness. Eigenlijk alles wat de werkgever voor de medewerker betaalt of regelt bovenop of buiten het loon.

Die 1,2% van alle lonen wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Over het bedrag aan vergoedingen dat binnen deze vrije ruimte valt, betaalt de werkgever geen loonbelasting. Alles wat boven die 1,2% van alle lonen uitkomt, wordt belast met (een eindheffing van) 80% belasting.

Sommige dingen vallen niet in de vrije ruimte; dit zijn de zogenaamde vrijstellingen. Denk daarbij aan zaken zoals een abonnement voor openbaar vervoer, reiskosten tot € 0,19 per kilometer, verhuiskosten vanwege werk en maaltijdkosten bij overwerk. Deze vergoedingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte; er hoeft dus geen 80% extra belasting over te worden betaald.

de werkkostenregeling vanaf 2020

Iedereen is het erover eens dat de huidige WKR toch wel wat krap is nu het economisch beter gaat. Daarom heeft het huidige kabinet besloten om de werkkostenregeling per 1 januari 2020 ruimer te maken. Voor de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom (alle lonen bij elkaar opgeteld) komt de vrije ruimte straks uit op 1,7% in plaats van 1,2%. Een verschil van een half procentpunt. Het klinkt niet veel, maar stel dat bij een organisatie het totale fiscale loon € 400.000 is, dan is er dus € 2.000 meer aan onbelaste vergoedingen voor al die medewerkers samen.

Naast de vrijstellingen die nu al gelden, valt vanaf 2020 ook het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) niet meer binnen de vrije ruimte. Die mag dus sowieso onbelast vergoed worden.

Boven de € 400.000 blijft de 1,2% vrije ruimte gehandhaafd. De verruiming is daarom vooral interessant voor het MKB; medewerkers van kleinere bedrijven hebben relatief meer voordeel van deze aanpassing dan grote bedrijven.

invloed van de ondernemingsraad

De verhoging van de vrije ruimte naar 1,7% biedt mogelijkheden op betere secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers. Het is dan ook zonde als je hier als OR niets mee doet.

Hoewel de ondernemingsraad volgens de WOR geen instemmingsrecht op de WKR heeft, kun je als OR wel degelijk invloed uitoefenen. Als ondernemingsraad kun je gebruik maken van het initiatiefrecht (WOR artikel 23), het informatierecht (WOR artikel 31 en verder) en het bevorderingsrecht (WOR artikel 28).

Daarom: vraag als ondernemingsraad bij de Bestuurder om informatie over zijn plannen met de werkkostenregeling in 2020; over een paar weken gaat de verruiming al in. De verruiming van de WKR is zelfs een hele goede aanleiding om dit onderwerp eens op de agenda van de overlegvergadering te zetten. Onderzoek bij je collega’s welke vergoedingen en verstrekkingen zij belangrijk vinden. En leg aan de hand daarvan concrete voorstellen voor aan de Bestuurder.

Voor vergoedingen en verstrekkingen die in de cao zijn vastgelegd, moet de werkgever overigens altijd in overleg met de vakbonden. Houd daar als OR rekening mee. Voor overige vergoedingen en verstrekkingen kan de ondernemingsraad het voortouw nemen en met eigen voorstellen komen.

vragen over de verruiming van de WKR?

Is jouw ondernemingsraad al op de hoogte van de verruiming van de werkkostenregeling? Heb je hulp nodig bij de mogelijkheden die je als OR hierin hebt? Neem dan contact op. Een van de CT²-teamleden komt graag langs voor ondersteuning/advies.