Werkgevers kunnen zakelijke kilometers zonder belasting vergoeden aan de werknemers. Dit onbelaste bedrag is nu 19 cent per kilometer, maar stijgt per 1 januari 2023 naar 21 cent. Voor het eerst sinds 2006 wordt dit gewijzigd. Wat betekent dit voor de organisatie en de OR?
reiskostenregeling op Prinsjesdag
Al in de Voorjaarsnota 2022 kondigde het kabinet het voornemen aan om de onbelaste reiskostenvergoeding te gaan verhogen. Op Prinsjesdag is bekend gemaakt dat per 1 januari 2023 het bedrag van deze vrijstelling van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer stijgt. Bovendien is bekend geworden dat het bedrag per 2024 nog verder zal stijgen, naar € 0,22 in 2024.
is de reiskostenregeling onderdeel van de werkkostenregeling?
TIP:
Op Prinsjesdag is ook bekend gemaakt dat per 1 januari 2023 de vrije ruimte van de werkkostenregeling groter zal worden en de onbelaste thuiswerkvergoeding zal stijgen.
moet de werkgever de reiskostenregeling herzien?
In bijna alle organisaties is de reiskostenvergoeding vastgelegd als een reiskostenregeling in het Personeelshandboek.
We merken dat bij veel organisaties de reiskostenvergoeding vastgesteld is op het bedrag € 0,19 en niet wat er maximaal belastingvrij uitgekeerd mag worden. Bovendien is er dan niet afgesproken dat dit jaarlijks wordt geïndexeerd, zoals bijvoorbeeld vaak wel geregeld is voor de thuiswerkvergoeding. De reiskostenvergoeding stijgt dus niet automatisch mee met het nieuwe maximumbedrag. Dit kan aanleiding zijn voor werkgevers om de reiskostenregeling aan te willen passen.
wil de werkgever de reiskostenregeling herzien?
Alleen het bedrag van de nihilwaardering gaat omhoog. Het is aan de werkgever om dit ook in de arbeidsvoorwaarden van de werknemer door te voeren. Dit is niet verplicht. Bovendien heeft het ook financiële gevolgen. Waar ga je als werkgever die extra middelen voor de nieuwe reiskostenregeling vandaan halen? Als je als organisatie de reiskostenregeling wilt aanpassen zodat deze overeenkomt met het nieuwe fiscale maximum, hoe pak je dat dan aan?
ondernemingsraad: vraag aandacht voor het wijzigen van de reiskostenregeling
Het is belangrijk vast te leggen hoe je als onderneming omgaat met eventuele aanpassing van de reiskostenregeling, wat de rol is van de OR en met welke aspecten je rekening moet houden.
Of de OR instemmingsplichtig is bij het wijzigen van de reiskostenregeling is afhankelijk van hoe het in het verleden afgesproken is. Dit verschilt dus per organisatie. Had de OR bij het opstellen van de reiskostenregeling een doorslaggevende stem? Dan zou dat nu weer zo kunnen zijn. Maar het kan ook op een heel andere manier zijn vastgelegd.
Formeel volgens de WOR heeft de OR geen instemmingsrecht op de WKR of de reiskostenregeling. Maar je kunt als OR wel degelijk invloed uitoefenen. Als ondernemingsraad kun je gebruik maken van het initiatiefrecht (WOR artikel 23), het informatierecht (WOR artikel 31 en verder) en het bevorderingsrecht (WOR artikel 28). Hiermee zet je een belangrijk onderwerp voor de achterban op de agenda van de overlegvergadering (OV) tussen OR en Bestuurder.
Daarom: vraag als ondernemingsraad bij de Bestuurder om informatie over zijn plannen met de werkkostenregeling in 2023; over een paar maanden gaat de verhoging al in. Een hele goede aanleiding om dit onderwerp eens op de agenda van de overlegvergadering te zetten.
Voor vergoedingen en verstrekkingen die in de cao zijn vastgelegd, moet de werkgever overigens altijd in overleg met de vakbonden. Voor de reiskostenregeling geldt dat niet. Daarvoor kan de ondernemingsraad het voortouw nemen en met eigen voorstellen komen.
vragen over wijziging van de werkkostenregeling?
We schreven al eerder over het wijzigen van de werkkostenregeling. Heb je hulp nodig bij de mogelijkheden die je als OR hierin hebt? Neem dan contact op. Een van de CT²-teamleden denkt graag met je mee ter ondersteuning/advies.
neem contact op via het contactformulier of…
bel direct met assistent Elma Harmans op 040-2813128 voor het maken van een afspraak.
