Het werk van de ondernemingsraad (OR) kan complex zijn, zeker als het gaat om uiteenlopende onderwerpen die grondige aandacht vereisen. Om het werk overzichtelijk te houden en efficiënter te maken, kunnen commissies en werkgroepen een belangrijke rol spelen. Wat zijn de verschillen en hoe zet je ze effectief in?
<!—rcp_more—>
wat is het verschil tussen een werkgroep en een commissie?
OR-werkgroepen: interne verdeling van taken
Een OR-werkgroep bestaat uitsluitend uit OR-leden en richt zich op specifieke onderwerpen binnen de raad. De werkgroep bereidt vraagstukken voor en doet voorstellen aan de OR, maar de uiteindelijke besluitvorming blijft in handen van de voltallige OR.
Er gelden weinig formele regels: er is geen instellingsbesluit nodig en overleg met de Bestuurder over het instellen van een werkgroep is niet verplicht. Dit maakt een werkgroep een laagdrempelige optie om taken binnen de OR te verdelen en (daarmee) de vergadertijd van de OR te besparen.
kenmerken van een OR-werkgroep:
- bestaat alleen uit OR-leden
- geen overdracht van bevoegdheden van de OR naar de werkgroep
- geen formele taken binnen of buiten de organisatie
- geen instellingsbesluit nodig
- werkt in opdracht van de OR
- focus op voorbereidende taken en voorstellen
OR-commissies: structurele samenwerking, ook met niet-OR-leden
Een OR-commissie is een formele/officiële manier om het werk van de OR te organiseren. Daarom is hierover een aantal zaken over commissies vastgelegd in artikel 15 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
De WOR biedt de mogelijkheid voor het instellen van drie verschillende soorten OR-commissies: een voorbereidingscommissie, een vaste commissie en een onderdeelcommissie (OC).
kenmerken van OR-commissies:
Voor alle onderstaande commissies:
- is een formeel instellingsbesluit vereist
- moeten zich houden aan de WOR-regels
- kunnen medewerkers lid worden die geen OR-lid zijn
Daarnaast geldt specifiek per commissie:
- voorbereidingscommissie:
- tijdelijk en ondersteunend
- geen overdracht van bevoegdhedenbijvoorbeeld voor een (grote) adviesaanvraag of veranderingen in de organisatie
- vaste commissie:
- voor onbepaalde tijd
- mogelijkheid om bevoegdheden over te dragenvoorbeelden van veel voorkomende vaste commissies: VGWM (Veiligheid Gezondheid, Welzijn en Milieu), HR (Human Resources), Finec (Financieel economisch)
- onderdeelcommissie (OC):
- richt zich op een specifiek organisatieonderdeel
- mogelijkheid om bevoegdheden over te dragenbijvoorbeeld voor een (grotere) vestiging van de organisatie elders in het land
verschillen en overeenkomsten OR-werkgroep en OR-commissies in één overzicht
De belangrijkste verschillen en overeenkomsten van een OR-werkgroep en een OR-commissie op een rij:
| OR-werkgroep | OR-commissie | |
| leden van de werkgroep / commissie | alleen maar OR-leden | minimaal 1 OR-lid + medewerkers |
| OR-bevoegdheden | OR-bevoegdheden kunnen niet worden overgedragen | OR-bevoegdheden kunnen worden overgedragen |
| formele taken | geen formele taken | taken vastgelegd in instellingsbesluit |
| instellingsbesluit | geen instellingsbesluit | instellingsbeleid verplicht |
| WOR | niet genoemd in de WOR | genoemd in de WOR |
| overleg met Bestuurder over instelling | geen overleg nodig | overleg verplicht |
een instellingsbesluit voor commissies
Elk van deze OR-commissies heeft een formele status nadat ze zijn ingesteld in de OR-vergadering met het vaststellen van een instellingsbesluit. Dat is dan ook een van de grootste verschillen met een werkgroep. De OR stelt een commissie in met een instellingsbesluit en heeft dus ook altijd het recht om het instellingsbesluit te wijzigen of in te trekken (en dus de commissie op te heffen).
Zoals de OR zijn OR-reglement heeft waarin de interne werkwijze van de OR is vastgelegd, zo heeft een commissie een instellingsbesluit waarin de werkwijze van de commissie is vastgelegd. Voor de commissie is dat instellingsbesluit de richtlijn voor hoe ze hun werkzaamheden uit moeten voeren.
Voor het instellen van een voorbereidingscommissie, vaste commissie of onderdeelcommissie is altijd een instellingsbesluit nodig waarin minimaal de volgende zaken worden vastgelegd:
- taak
- samenstelling
- werkwijze
- eventuele bevoegdheden
- hoe en welke OR-leden en medewerkers die geen OR-lid zijn lid kunnen worden van de commissie (benoemingsprocedure)
Dit instellingsbesluit moet worden voorgelegd aan de Bestuurder. De Bestuurder kan bezwaar maken tegen (delen van) het instellingsbesluit, wat de OR vervolgens naast zich neer mag leggen. Om het niet-instellen van een commissie af te dwingen moet de Bestuurder naar de Kantonrechter.
In het instellingsbesluit zal moeten worden vastgelegd hoe en welke OR-leden en medewerkers die geen OR-lid zijn lid kunnen worden van de commissie. Dit maakt het mogelijk om specifieke expertise binnen de organisatie te benutten en tegelijkertijd de betrokkenheid van de achterban te vergroten.
voordelen van commissies en werkgroepen
efficiëntie en tijdsbesparing
Door taken op te splitsen, hoeft niet de volledige OR zich over elk onderwerp te buigen. Werkgroepen en commissies bereiden zaken voor, zodat de OR sneller besluiten kan nemen.
deskundigheid in de organisatie benutten
Met commissies kan de OR gebruikmaken van de kennis en ervaring van niet-OR-leden, zoals HR-professionals, arbocoördinatoren of andere deskundige medewerkers.
deskundigheid in de OR vergroten
Met een commissie of werkgroep gaan OR-leden (en niet OR-leden) zich richten op een specifieke taak of onderwerp. Daarmee worden de leden van de werkgroep of commissie uiteindelijk de intern deskundigen van de OR.
betrokkenheid vergroten
Medewerkers die geen OR-lid zijn, krijgen via commissies de kans om actief bij te dragen aan belangrijke besluiten. Dit versterkt de verbinding tussen de OR en de achterban.
praktische aandachtspunten voor de OR
commissies: spelregels en valkuilen
spelregels voor de OR-commissie
Voor een officiële OR-commissie is een goedgekeurd instellingsbesluit van de OR vereist. Zorg ervoor dat dit besluit zorgvuldig wordt opgesteld en overleg op tijd met de Bestuurder. Bij onenigheid over de instelling van een commissie kan de kantonrechter om een bindende uitspraak worden gevraagd.
valkuilen voor de OR-commissie
Anderzijds is het voor veel ondernemingsraden lastig om een (deel van de) besluitvorming of mandaat uit handen te geven aan een commissie. Zorg er voor dat de opdracht en vraagstelling (wat verwacht je dat de commissie doet voor de OR) helder en duidelijk is. En kom daar vooral niet op terug door het werk van de commissie nog een keer over te gaan doen in de OR- of Overlegvergadering. Veel van de valkuilen kun je voorkomen met een goed instellingsbesluit.
tips voor een sterk instellingsbesluit:
- beschrijf helder de taak en samenstelling van de commissie
- leg vast welke bevoegdheden worden overgedragen, als dat aan de orde is
- leg vast hoe de niet-OR-leden benoemd worden in de commissie
- zorg voor een goede rol- en taakverdeling in de commissie, inclusief een voorzitter en secretaris
- maak duidelijke afspraken over de werkwijze van de commissie en hoe de communicatie met (van en naar) de OR zal zijn
werkgroepen: flexibel en informeel
Werkgroepen zijn eenvoudiger in te stellen dan commissies, maar bij allebei is goede en duidelijke communicatie binnen de OR van groot belang. Zorg ervoor dat werkgroepen hun bevindingen tijdig rapporteren en het besluitvormingsproces in de OR ondersteunen.
Beschrijf dit helder en duidelijk in de OR-vergadering en leg het vast in het verslag van de OR-vergadering.
een passende structuur voor jouw OR
Het werken met commissies en werkgroepen vraagt om maatwerk. Overweeg de omvang, expertise en dynamiek van jouw OR voordat je een keuze maakt. Of je nu kiest voor een vaste VGWM-commissie, een tijdelijke voorbereidingscommissie of een informele werkgroep, het doel is altijd hetzelfde: beter samenwerken en effectiever beslissen.
Heb je hulp nodig bij het opzetten van commissies of werkgroepen? Neem gerust contact op met onze experts voor advies en ondersteuning.
