Je hebt als ondernemingsraad een adviesaanvraag ontvangen. Maar wat nu? Wat moet je er mee? Wat is OR adviesrecht eigenlijk? Een eenvoudige checklist in deze blog.

– click here for the English version of this text –

Bij een adviesaanvraag komt er ineens een boel op je af als ondernemingsraad; je wilt het goed doen en niets vergeten. Daarom een paar simpele punten om rekening mee te houden en het wat makkelijker te maken.

de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad moet schriftelijk zijn

Je ontvangt de adviesaanvraag als ondernemingsraad schriftelijk of per e-mail, want dat is door de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) zo verplicht. In de adviesaanvraag vind je een aantal onderdelen terug zoals die ook in de WOR staan. Bovendien moet de aanvraag een datum hebben en ondertekend zijn door de Bestuurder en niet bijvoorbeeld door de HR-manager.

Het klinkt allemaal heel streng, maar als de wettelijke voorschriften niet kloppen, dan klopt je advies niet. Het is aan te raden de adviesaanvraag terug te sturen (met het dringende verzoek om een nieuwe) als hij niet compleet is.

een adviesaanvraag is geen besluit

In de adviesaanvraag staat het voorgenomen besluit van de directie. Met de nadruk op ‘voorgenomen’: het besluit mag/kan nog niet genomen zijn. Sterker nog, op basis van je advies moet het voorgenomen besluit nog kunnen worden aangepast of veranderd.

Is het besluit al genomen? Dan heeft het weinig zin meer om nog advies te geven. Wat je wel kunt doen als er al een besluit genomen is? Dat is heel erg afhankelijk van allerlei omstandigheden en daar is niet een makkelijk algemeen advies over te geven. Stuur een mail met je vraag en je krijgt zo snel mogelijk antwoord.

de adviesaanvraag aan de OR bevat redenen waarom

De directie moet in de adviesaanvraag aangeven waarom ze het besluit wil nemen. Alle redenen of motieven moeten vermeld worden. Ook dat staat in de Wet op de Ondernemingsraden.

in de adviesaanvraag staan de gevolgen voor de medewerkers

Ook de gevolgen voor de medewerkers moeten in het advies duidelijk vermeld staan. Net als alle maatregelen om die gevolgen voor de medewerkers op te vangen. Helder, klip en klaar moet je die twee zaken kunnen lezen in de adviesaanvraag, aldus de WOR.

binnen hoeveel tijd moet je antwoord geven op de adviesaanvraag?

Soms – eigenlijk meestal – geeft de Bestuurder in de adviesaanvraag een termijn aan waarbinnen hij een antwoord verwacht. Zie dat als een voorstel: het moet redelijk zijn en jij als ondernemingsraad moet de tijd hebben om een goed en onderbouwd advies te kunnen geven.

Ben je het niet eens met de gestelde termijn? Geef dan zo snel mogelijk aan wanneer de ondernemingsraad denkt advies te kunnen geven.

een adviesaanvraag is compleet met alle relevante informatie en bijlagen

In de adviesaanvraag, of in de bijlagen, moet alle relevante informatie terug te vinden zijn die de ondernemingsraad nodig heeft om een goed en onderbouwd advies te geven.

Staat niet alle informatie in de adviesaanvraag en heb je die informatie verder ook niet tot je beschikking? Dan moet de Bestuurder die informatie aan je geven. Je hebt recht op alle, met de nadruk op álle, informatie die je nodig hebt om een goed advies te geven. En als jij vindt dat je die nodig hebt, dan is dat eigenlijk al reden genoeg.

de ondernemingsraad bespreekt de adviesaanvraag in de eigen vergadering

Na ontvangst van de adviesaanvraag gaat de OR daar onderling over vergaderen. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het BOB-model.

Je gaat na of je alle informatie hebt en/of wat er nog ontbreekt. Ook verzamel je samen vragen over de inhoud van de adviesaanvraag, om die aan de Bestuurder te stellen.

Maar bedenk ook of je sommige delen van het voorgenomen besluit graag anders zou willen zien en of je daarover wilt onderhandelen. Want die ruimte is er altijd. Je kunt altijd onderhandelen om zaken anders of beter voor elkaar te krijgen.

de ondernemingsraad kan een deskundige inhuren voor een adviesaanvraag

Als OR heb je het recht om een deskundige in te huren als je denkt dat je daarmee een beter advies kunt geven. Je kunt als ondernemingsraad een deskundige inhuren voor alle taken waarvoor jij die als OR denkt nodig te hebben.

Een deskundige kan bijvoorbeeld onderzoeken voor je doen, de onderhandeling met de Bestuurder voeren, helpen met het schrijven van een goed en juridisch onderbouwd OR-advies of je begeleiden in het gehele proces van de adviesaanvraag zoals dat hier beschreven staat.

De kosten van die deskundige moeten redelijk zijn en de OR hoeft aan de Bestuurder alleen maar een overzicht te overhandigen met de naam en de geschatte kosten van de deskundige. En de Bestuurder mag geen enkele invloed uitoefenen op het inhuren; hij hoeft er zelfs geen toestemming voor te geven. Hij moet alleen maar betalen.

minimaal één overlegvergadering om de adviesaanvraag te bespreken

Er moet minimaal één overlegvergadering zijn tussen de OR en de Bestuurder waarin de adviesaanvraag op de agenda staat. De vergadering waarbij de Bestuurder de adviesaanvraag overhandigt aan de OR telt hierin niet mee.

In die overlegvergadering stelt de ondernemingsraad zijn vragen en geeft de Bestuurder antwoorden en verdere toelichting(en). Houd er rekening mee: hier begint de onderhandeling over wat de ondernemingsraad graag wil en wat de Bestuurder (nog) niet toegezegd heeft.

Meestal zijn er meerdere vergaderingen en briefwisselingen tussen het moment dat de adviesaanvraag is ingediend en het moment dat de OR het advies uitbrengt.

de ondernemingsraad geeft advies

Als alle vragen beantwoord zijn en de OR een helder beeld heeft (bijvoorbeeld door het BOB-model toe te passen), is het moment aangebroken om het advies aan de Bestuurder te gaan schrijven.

Nu is het heel makkelijk om deze blog verder vol te schrijven met alles waar je rekening mee moet houden bij het schrijven van het advies… maar veel makkelijker is het om het kosteloze eBook instemming en advies te downloaden. In dat eBook staan voorbeeldbrieven voor het advies (maar ook voor de adviesaanvraag, instemmingsaanvraag én instemming). Vol met tips en voorbeelden dus.

het besluit van de Bestuurder

Na het advies van de OR zal de Bestuurder zo snel mogelijk zijn besluit (schriftelijk) aan de OR laten weten. Op elk punt in het advies zal de Bestuurder moeten reageren met wat hij daarmee gaat doen.

Gaat de Bestuurder met een of meer punten niet akkoord? Dan zal hij daar op moeten reageren met zijn redenen en een onderbouwing.

het besluit van de Bestuurder: niet akkoord

De Bestuurder gaat niet akkoord en geeft aan waarom niet? Dat kan, maar dan moet hij een maand wachten voordat hij het besluit kan gaan uitvoeren. Ondertussen heeft de OR de tijd om te bedenken wat te doen. Want bij een ‘niet akkoord’ kan de OR naar de Ondernemingskamer* gaan om te voorkomen dat de Bestuurder het besluit na die maand gaat uitvoeren.

het besluit van de Bestuurder: akkoord

Gaat de Bestuurder akkoord en neemt hij de adviezen van de OR helemaal over? Dan hoeft hij alleen nog maar te vertellen wanneer hij het besluit gaat uitvoeren. Stond in de adviesaanvraag nog niets vermeld over hoe hij het besluit uit zou gaan uitvoeren? Dan zal hij daarvoor een nieuwe adviesaanvraag moeten indienen.

zo eenvoudig is een adviesaanvraag!

Nu het zo op een rijtje staat is het niet zo ingewikkeld, toch? In deze opsomming hebben we geprobeerd het zo simpel en eenvoudig mogelijk te maken.

Natuurlijk kan de inhoud van de adviesaanvraag wél ingewikkeld zijn. En dat kan de stappen zoals hiervoor beschreven weer wat moeilijker maken.

toch nog vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze punten? Weet je toch niet precies wat je nu moet doen? Is de adviesaanvraag niet helder? Of werkt de Bestuurder niet mee?

Stel je vraag en we geven zo snel mogelijk antwoord! Klik op OR-training wanneer u benieuwd bent naar onze trainingsmogelijkheden.

 

*onderdeel van het kantongerecht van Amsterdam