OR en vertrouwenspersoon: samen aan de slag!

Geschatte leestijd: 6 minuten

Er is, met name de laatste tijd, het nodige te doen op het terrein van ongewenst gedrag binnen onze samenleving. En dat dit een groot effect kan hebben op de werkbelasting en de psychische veiligheid van werknemers (Psychosociale Arbeidsbelasting) mag ook gezegd worden.

Dit artikel gaat over de momenten dat OR en vertrouwenspersoon elkaar tegenkomen en hoe ze elkaar kunnen versterken.

werkbelasting / psychosociale arbeidsbelasting

Laat ‘werkbelasting’ nu precies een thema zijn waar veel ondernemingsraden mee bezig zijn. Dat geldt ook voor de inzet van de vertrouwenspersoon, of deze nu intern of extern is.

Het werk van de vertrouwenspersoon is een belangrijk middel voor de OR en de organisatie om zicht te krijgen op de oorzaken en verschuivingen in de werkbelasting. En dat levert weer belangrijk materiaal op voor de uitvoering van het beleid in de praktijk en dus voor de discussie tussen OR en organisatie / bestuurder / management

Vanuit de juridische kant, maar zeker ook vanuit de mogelijkheden om beleid en uitvoering bij elkaar te brengen kunnen OR en vertrouwenspersoon samenwerken en elkaar versterken.

ondernemingsraad en ongewenst gedrag

De ondernemingsraad heeft op verschillende terreinen van beleidsaanpassingen instemmingsrecht. Dat betekent dat er een instemmingsaanvraag aan de OR voorgelegd moet worden over deze onderwerpen.

Er zijn twee wetten die maken dat OR en vertrouwenspersoon elkaar tegenkomen: De Arbeidsomstandighedenwet (kortweg Arbowet) en Wet bescherming Klokkenluiders.

Vanuit de Arbowet en WOR heeft de OR instemmingsrecht als het gaat om

• methodiek van de RI&E;
• Plan van aanpak RI&E;
• Arbojaarplan;
• Arbojaarverslag;
• instellen en positie van vertrouwenspersoon;
• klachtenregeling en meldregeling.

En vanuit WOR en Wet bescherming Klokkenluider

• instemmingsrecht op het besluit rond procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand (de interne Klokkenluidersregeling)
  

Dit indrukwekkende rijtje laat zien dat de positie van de OR erg sterk is. Bij het leggen van de basis onder het werk van de vertrouwenspersoon zit de OR er bovenop. Het kan uiteindelijk een goed en duidelijk (en voor de organisatie op maat gesneden) arbobeleidsplan, klachtenregeling en een gedragscode opleveren.

Met name moet de OR dus zorgen dat hij organiseert hoe  het volgen en aansturen van beleid op het terrein van werkbelasting en ongewenst gedrag. Als het gaat om de uitvoering van dit beleid komt de vertrouwenspersoon om de hoek kijken.

vertrouwenspersoon en ongewenst gedrag

Bij de vertrouwenspersoon gaat het om ‘ongewenste omgangsvormen’ en ‘integriteit’ van de organisatie. De kerntaken van de vertrouwenspersoon zijn

• het opvangen, begeleiden en adviseren klagers/melders
• voorlichten, informeren en inspireren organisatie
• gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management

De vertrouwenspersoon zal één keer per jaar (geanonimiseerd) verantwoording afleggen over zijn/haar ervaringen rond ongewenste omgangsvormen en integriteit van de organisatie. Deze verantwoording is aan het management, de ondernemingsraad en de gehele organisatie. De vertrouwenspersoon kan dit verslag ook bespreken met de OR (of VGWM-commissie van de OR).

Deze verantwoording is een goed onderwerp voor de Bespreking van de Algemene gang van zaken, het zogenaamde Artikel-24 gesprek (Artikel 24, WOR), en daarmee zijn we (weer) bij de samenwerking tussen OR en vertrouwenspersoon.

De Bespreking van de Algemene gang van Zaken  is dan ook hét  moment om het beleid te evalueren, door MT/directie/Bestuurder en OR, en voorstellen te doen voor nieuw of aan te passen beleid. Die voorstellen kunnen komen vanuit zowel de OR als de bestuurder.

Daarnaast is  het een taak van de vertrouwenspersoon om de organisatie op de hoogte te brengen van (wettelijke) wijzigingen die van invloed zijn op de functie en het functioneren van de vertrouwenspersoon.

samenwerking OR en vertrouwenspersoon

Het juridisch kader zoals hiervoor aangegeven geeft een prima basis voor de samenwerking tussen OR en vertrouwenspersoon. De OR is dan ook sterk betrokken bij de aanstelling en positie van de vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon heeft vanuit zijn/haar kerntaken een goed zicht op de uitvoering van het beleid en kan hier de nodige kennis en kunde leveren, zowel naar de Bestuurder (directie / MT)als naar de OR.

OR en vertrouwenspersoon komen elkaar minimaal  op de volgende momenten tegen:

• vaststellen (Arbo)beleid en vaststellen beleid ongewenste omgangsvormen:
  • klachtenregeling,
  • klachtencommissie,
  • gedragscode,
  • intern/extern vertrouwenspersoon (of combinatie hiervan).

OR en bestuurder spreken af hoe ze de organisatie rond de uitvoering van het beleid vorm willen geven. Er moeten keuzes gemaakt worden over de inhoud van:  (OR en vertrouwenspersoon komen elkaar hierbij nog niet fysiek tegen maar de basis voor het werk van de vertrouwenspersoon wordt gelegd en de OR zal kennismaken met de vertrouwenspersoon en kan de OR aangeven hoe hij tegen bovenstaande afspraken en regelingen aankijkt en wat hij verwacht van de vertrouwenspersoon.)

• afspraken rond communicatie over:
  • klachtenregeling,
  • klachtencommissie,
  • gedragscode,
  • intern/extern vertrouwenspersoon (of combinatie hiervan).

OR en vertrouwenspersoon kunnen afspraken maken en elkaar inspireren over de communicatie binnen de organisatie

• rol vertrouwenspersoon tijdens de Bespreking van de Algemene Gang van Zaken / Artikel-24 gesprek (of op een ander moment binnen een overlegvergadering). Hierbij kan hij/zij (geanonimiseerd) verslag doen en vooral ook gevraagd en ongevraagd advies geven.
• bij instemmingsaanvragen  over zaken als klachtenregeling, vaststellen Arbojaarplan/jaarverslag etc is het goed dat OR en vertrouwenspersoon contact hebben en elkaar adviseren en inspireren.

Dit is vanuit het juridisch perspectief bekeken en nogmaals, die basis is sterk. Daarnaast is het verstandig om als OR en vertrouwenspersoon met elkaar praktische afspraken maken over de uitvoering van het beleid en elkaar op de hoogte houden van de uitvoering. Dit kan door (wederzijds) . Over en weer adviseren en inspireren is daarmee de basis om tot een goed beleid en de uitvoering te komen. Want er is nogal eens een verschil tussen beleid en uitvoering. OR en vertrouwenspersoon kunnen hier werk van maken.

Samen zijn OR en vertrouwenspersoon in de positie om zeer actief bij te dragen aan een goed beleid over ongewenst gedrag en de integriteit van de organisatie.

Dus: aan het werk!!

Dit artikel is geschreven door Mieke van Baalen.