Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (fiscaal-vriendelijke vergoedingen en verstrekkingen) verplicht. Een korte terug- én vooruitblik.

eBooks werkkostenregeling

Nadat we begin dit jaar het eBook werkkostenregeling werkgevers en het eBook werkkostenregeling ondernemingsraden op deze site gepubliceerd hebben, is het nu tijd om terug te kijken op wat er gebeurd is het afgelopen jaar en vooruit te kijken op wat er aan gaat komen.

terugblik 2015: opstartproblemen met de werkkostenregeling

De werkkostenregeling bestaat al jaren. Werkgevers mochten de werkkostenregeling al vrijwillig toepassen. Pas per1 januari 2015 is de regeling verplicht geworden.

Toch zijn veel werkgevers er pas laat mee aan de slag gegaan. Een groot deel van de werkgevers had halverwege 2015 zelfs nog geen enkele actie ondernomen. Inmiddels lijken de meeste werkgevers bekend te zijn met de werkkostenregeling en zijn er dan ook mee aan de slag gegaan.

minder vergoedingen en verstrekkingen?

De organisaties die met de werkkostenregeling aan de slag zijn gegaan, hebben hun vergoedingen en verstrekkingen zorgvuldig onder de loep genomen. Dat kan betekenen dat voor de medewerkers diverse extra’s als sneeuw voor de zon zijn verdwenen.

Volgens het onderzoek van WishWish van afgelopen maart blijkt het eerste waarin door de werkgevers wordt gesneden het fietsplan, de verjaardagscadeaus en de jubileumuitkeringen te zijn. Ook worden de vaste onkostenvergoedingen vaak naar beneden bijgesteld.

de medewerker hoeft niet minder te krijgen

Het schrappen van extra’s is helemaal niet altijd nodig. Uit het Nationaal Werkkostenregeling Onderzoek blijkt namelijk dat werkgevers bijna een half miljard van het werkkostenbudget niet gebruiken.

En dat is vooral vanwege de angst om te veel belasting te gaan betalen (omdat de vrije ruimte te overschrijden is). Maar dit betekent niet per se dat medewerkers minder vergoedingen en verstrekkingen ontvangen.

De tweede reden waarom de vrije ruimte niet volledig wordt benut, is dat de werkgever simpelweg te weinig vergoedingen en verstrekkingen aanbiedt, aldus de resultaten van het onderzoek.

vooruitblik 2016: aanscherping van de gebruikelijkheidstoets

In de loop van 2015 gingen er plotseling geluiden op dat werkgevers bonussen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel (vrije ruimte) om op die manier van een gunstiger belastingtarief gebruik te maken. Dat is niet de bedoeling van de werkkostenregeling. Daarom wordt per 1 januari 2016 de zogenoemde gebruikelijkheidstoets aangescherpt.

wat is de gebruikelijkheidstoets?

Nu mogen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (goederen of diensten die de medewerker tijdens werktijd mag gebruiken) niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden (bij vergelijkbare werkgevers). Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de medewerker en wordt dus belast.

Per 1 januari 2016 wordt dit aangescherpt. Het nieuwe criterium wordt dat het aanwijzen van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang gebruikelijk moet zijn.

Het moet dus gebruikelijk zijn dat de medewerker deze vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever de loonbelasting via de eindheffing voor zijn rekening neemt.

Bijvoorbeeld: krijgt een medewerker normaal een belaste bonus van € 1000, dan mag de werkgever niet plotseling een bonus van € 1000 onbelast verstrekken.

Als de Belastingdienst vindt dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen ongebruikelijk zijn, dan moet de Belastingdienst dat aantonen. De bewijslast hiervoor ligt dus bij de Belastingdienst en niet bij de werkgever.

vooruitblik 2016: een nihilwaardering vervalt

Uit het lijstje met nihilwaarderingen komt er per 1 januari 2016 een te vervallen.

wat is een nihilwaardering?

De werkkostenregeling kent een lijst met nihilwaarderingen. Dit zijn beloningen die op € 0 mogen worden gewaardeerd en dus niet belast worden. Voorbeelden zijn voorzieningen op de werkplek, zoals de kast of de computer. Maar ook consumpties op de werkplek anders dan maaltijden en werkkleding die aan bepaalde vereisten voldoet.

Per 1 januari 2016 komt er een nihilwaardering te vervallen, namelijk die van het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning. Een voordeel voor medewerkers dat vooral in de bankensector heel populair is; een lagere hypotheekrente als de werknemer een hypotheek heeft bij de werkgever.

Dit betekent dat het rentevoordeel (inclusief de kosten) tot het loon van de medewerker zullen worden berekend. En dus voortaan belast zijn; de werkgever zal hierover 80% belastingheffing moeten betalen.

werkgevers moeten afrekenen per 1 januari 2016?

Nog even wachten… en dan is het zover. De eerste verplichte afrekening. Bij de eerste aangifte 2016 zal over alle vergoedingen en verstrekkingen die niet binnen de werkkostenregeling vallen een tarief van 80% aan de Belastingdienst worden betaald.

Pas dan zullen bij ieder bedrijf de effecten van de werkkostenregeling écht duidelijk worden. Over de vergoedingen en verstrekkingen die de vrije ruimte te buiten gaan, moet namelijk bij de aangifte een tarief van 80% aan de Belastingdienst worden betaald.

voorjaar 2016: de werkkostenregeling opnieuw in de schijnwerpers?

Te voorspellen is dat de werkkostenregeling het komende voorjaar opnieuw volop in de schijnwerpers zal staan. Niet alleen op radio en tv, maar juist ook op de agenda van de ondernemingsraad en het management.

En daarmee zou het zomaar kunnen dat de vergoedingen en verstrekkingen van medewerkers lager worden…

tip!

Inmiddels nadert het einde van het jaar. Dit is een mooie kans om alsnog vergoedingen en verstrekkingen te geven en in de vrije ruimte onder te brengen, als er nog ruimte onbenut is. Misschien iets voor het kerstpakket?