Communicatie is een lastig ‘ding’. Maar transparant en open communiceren kan een groot voordeel zijn in het bereiken van je doelen.
Door (vooraf) goed na te denken en te beslissen welke mensen je op welk moment zaken vertelt of vraagt, is het mogelijk om je manier van communicatie ook als ‘instrument’ te gebruiken in je onderlinge relatie. Aan de hand van drie voorbeelden uit de praktijk laat ik zien hoe.
Als begeleider van ondernemingsraden is mijn contact met de OR vaak direct met de leden van het dagelijks bestuur (DB); de voorzitter / vicevoorzitter / secretaris van de OR. En vaak is communicatie, of wat nu juist wel of juist niet te doen, onderwerp van gesprek.
praktijkvoorbeeld: wat niet handig is
Gewoon een praktisch voorbeeld van wat ik eens tegenkwam. Een ondernemingsraad had, naast de Bestuurder van de Nederlandse organisatie, ook contact met de buitenlandse eigenaar. In het kader van Artikel-24 gesprekken was er contact tussen de OR en de eigenaar.
Toen het ging over de overname van een ander Nederlands bedrijf sprak de OR met zijn Bestuurder af dat ze een ingelaste vergadering zouden hebben met de buitenlandse eigenaar. De Nederlandse Bestuurder vond dat zelfs een uitstekend idee.
Vervolgens stuurde het DB (dagelijks bestuur) een mail aan de buitenlandse eigenaar, zonder de Nederlandse Bestuurder van de inhoud van die mail op de hoogte te stellen.
Op zich is hier niets mis mee; alles is gedaan volgens afspraak. Maar de Nederlandse Bestuurder zal het niet prettig vinden dat hij niet weet welke boodschap en/of vragen de OR aan de buitenlandse eigenaar gestuurd heeft. Er is zelfs een potentieel risico dat de positie van de Nederlandse Bestuurder ‘beschadigt’ ten opzichte van de buitenlandse eigenaar.
advies
- Mijn advies naar het DB was dan ook om, zo snel mogelijk, de mail aan de buitenlandse eigenaar door te sturen aan de Nederlandse Bestuurder met een tekst als ‘dit is onze mail aan de eigenaar, dan ben je op de hoogte’.
ander praktijkvoorbeeld: wat niet handig is
Wat ik ook wel ben tegengekomen: het DB mailt, in alle openheid, aan de Bestuurder en zet alle OR-leden in de CC van de mail. Een van de OR-leden heeft een, niet zo aardige, opmerking over de Bestuurder en mailt die met een ‘reply all’ aan alle geadresseerden. Dus ook aan de Bestuurder en HR.
Het OR-lid had er geen kwade bedoelingen mee. Het was eigenlijk niet eens opzet dat hij het aan iedereen had gemaild. Maar de Bestuurder zou er zich behoorlijk beledigd door kunnen voelen.
advies
- Mijn advies in deze situatie was om in eerste instantie niet per mail te reageren. Misschien dat de Bestuurder in de gaten had dat dit ‘gewoon’ een onhandige zet was van het OR-lid. Wel om even bij de Bestuurder langs te gaan als DB en even informeel af te tasten of er iets ‘gerepareerd’ moet worden in de relatie tussen de OR en de Bestuurder.
En als oplossing om een ‘reply all’ te voorkomen? Niet meer de OR-leden in CC (of BCC) te zetten, maar na het versturen van de mail aan de Bestuurder die mail (onveranderd!) door te sturen naar alle OR-leden met ‘dit is wat we aan de Bestuurder gemaild hebben’.
wat ook niet handig is
Een ander praktijkvoorbeeld was een DB die de mails met de Bestuurder en HR vaak niet deelde met de andere OR-leden. Uiteraard werd erover verteld in de OR-vergadering, en werden de reacties van de Bestuurder besproken en de besluiten van de OR gemaild naar de Bestuurder… Maar de OR-leden waren niet op de hoogte van alle mails en communicatie met de Bestuurder. En waren dus altijd, met wat vertraging, later pas geïnformeerd.
Er was, dat kun je je misschien voorstellen, veel onderling vertrouwen in de OR. Maar de manier van digitaal en schriftelijk communiceren was niet transparant.
advies
- Ondanks de grote mate van onderling vertrouwen heb ik het DB geadviseerd om dit niet meer op deze manier te doen. Het risico op misverstanden (met mogelijk grote meningsverschillen als gevolg) is zeer groot. Bijvoorbeeld als het DB het besluit van de OR nét even anders verwoordt en de Bestuurder daarop een besluit neemt waarvan de OR niet wil dat dat gebeurt? Een misverstand dat te voorkomen is door iedereen mee te laten lezen in de communicatie.
maar… hoe ben je nu transparant als ‘wapen’?
Eigenlijk is het heel simpel: door op de juiste momenten met elkaar te delen wat je vindt, wat je mening is of wat je besluit is. Daarom een aantal tips op een rij:
- Net een bespreking gehad met Bestuurder of HR? Beschrijf in een korte mail wat volgens jou de afspraken / deadlines / acties zijn die zijn afgesproken en vraag om bevestiging.
- Is er iets gebeurd dat niet alle OR-leden zouden kunnen weten? Schrijf een korte samenvatting per mail aan alle OR-leden en geef aan dat het in de volgende vergadering nog verder besproken zal worden.
- Heb je als OR-lid/DB/commissie een bespreking gehad met Bestuurder of manager? Maak een puntsgewijze opsomming van de inhoud en deel die met alle OR-leden.
- Gaat er iets niet goed / niet volgens afspraak in de organisatie? Reageer zo snel mogelijk naar de Bestuurder, zonder te beschuldigen! Vraag transparant en open (en zonder ondertoon) wat hij vindt van de gebeurtenis.
- Begrijp je een bepaald besluit niet, of snap je een afkorting niet die de Bestuurder gebruikt? Vraag, zo neutraal mogelijk, wat het is en geef aan dat je het niet begrijpt.
De rode draad in mijn verhaal: dat het belangrijk is dat iedereen op de hoogte is van wat er gebeurt, wanneer en hoe. Niets is zo beschadigend in de onderlinge relatie, onderling onder de OR-leden of tussen OR en Bestuurder, als een gevoel van wantrouwen. Want wantrouwen ontstaat wanneer je (het gevoel hebt) dat je niet helemaal op de hoogte bent. Wanneer je dus het gevoel krijgt dat er achter je rug en over jou gesproken of besloten wordt, of dat informatie jou altijd als laatste bereikt.
en elke situatie is anders…
Misschien begrijp je de bovenstaande situaties meteen en kun je direct met de tips aan de slag. Of misschien heb je wel het gevoel dat het bij jou / bij jullie nét even allemaal anders is en je hier niets mee kunt. Feit is dat met goede communicatie veel te bereiken valt, en met slechte communicatie kun je veel verliezen. We hebben allemaal dan wel ervaring met communiceren, maar dat wil niet zeggen dat we er ook allemaal goed in zijn.
In het kader van communicatie: ook communicatie met je achterban is belangrijk. Misschien heb je iets aan het artikel waarin we helder uiteenzetten wat je allemaal (verplicht) moet en kan communiceren met de achterban. Lees dan vooral dit artikel.
Maar misschien wil je liever nu even sparren over jouw situatie, een vraag waar jij mee zit, over wat je even niet weet hoe over/mee te communiceren. Bel dan gewoon even. Dan sparren we samen naar de beste oplossing.
