basisinformatie voor de OR
Je wilt je OR-werk makkelijker maken? Dan is een duidelijke structuur belangrijk. We geven een aantal tips.
Op het eerste gezicht lijkt OR-werk alleen maar op vergaderen en brieven of mails schrijven. En ineens kom je erachter dat je het OR-werk ook echt moet gaan organiseren om alles gedaan te krijgen.
TIP 1: maak een jaarkalender
De meest eenvoudige tip om uit te voeren. Plan alle vergaderingen 12 maanden vooruit. Niet alleen de OR-vergaderingen, maar ook de overlegvergaderingen met de Bestuurder.
Publiceer die jaarkalender met alle vergaderdata en bijeenkomsten in de gehele organisatie. Op die manier weet iedereen wanneer je bij elkaar komt en kan zowel de OR als de Bestuurder dat plannen in zijn eigen agenda.
een jaarkalender op 2 niveau’s
Wil je het jezelf nóg makkelijker maken, maak dan een jaaragenda op twee niveau’s: de een op procesniveau en de ander op inhoudsniveau.
Op procesniveau is het inplannen van alle vergaderingen en bijeenkomsten. Op inhoudsniveau is bij elk van die bijeenkomsten al agendapunten en onderwerpen indelen. Onderwerpen die elk jaar voorbij komen, zoals bespreking van de begroting of het vaststellen van budgetten. Of onderwerpen die je al afgesproken hebt, zoals evaluatiemomenten na een advies- of instemmingsaanvraag (zie ook TIP 5 en TIP 6).
TIP 2: maak een verslag van alle vergaderingen
Maak van alle OR-vergaderingen, alle commissievergaderingen van de OR en alle overlegvergaderingen een verslag (of notulen, dat is hetzelfde). Zo’n verslag hoeft niet heel uitgebreid te zijn, als er maar in staat wat er besproken is en wat er besloten is. Maar vooral ook: wie moet/gaat wat doen en wanneer zal het klaar zijn?
Zo’n verslag kan ook een eenvoudige actiepuntenlijst en/of besluitenlijst zijn.
Maak ook een (kort) verslag van een gesprek met de Bestuurder of de HR-manager. Dat kan heel eenvoudig door direct na het gesprek een mailtje te sturen aan alle deelnemers van het gesprek. Zorg dat er ook in dat mailtje duidelijk staat wat er besproken en besloten is.
Wanneer is het een goed verslag? Als iemand die niet bij de vergadering of bijeenkomst was door het verslag helemaal op de hoogte is.
TIP 3: zorg voor een goede agenda van de vergadering
Over deze tip kunnen we kort zijn; we hebben daar al een heel artikel over geschreven. Lees er alles over in het artikel ‘de beste OR-agenda: 12 tips’!
TIP 4: maak stappenplannen en checklists
Er zijn nogal wat onderdelen in het OR-werk die vaak uit dezelfde stappen bestaan. Denk aan een adviesaanvraag, een instemmingsaanvraag of het schrijven van het OR-jaarverslag.
Maak van alle trajecten of taken van de OR een stappenplan voor de OR en voor de Bestuurder. Daarin beschrijf je het proces en wie precies welke acties moet uitvoeren en wanneer.
Behalve dat je zelf niet iedere keer alles opnieuw hoeft te bedenken, weet een Bestuurder ook meteen waar hij aan toe is. De Bestuurder weet dan bijvoorbeeld dat een adviesaanvraag altijd minstens 3 reguliere OR-vergaderingen en 1 overlegvergadering ‘duurt’. En dat als hij eerder antwoord wil, OR en Bestuurder extra vergaderingen moeten inplannen.
Een voorbeeld kun je uitgebreid lezen in het artikel ‘adviesaanvraag: eenvoudige checklist voor OR en Bestuurder” of het artikel ‘checklist voor een succesvolle OR-training/-coaching’.
TIP 5: plan evaluaties in
Plan regelmatig evaluaties in over je eigen OR-werk, maar ook over veranderingen in de organisatie waarbij je betrokken bent als OR.
Plan minimaal een keer per jaar een evaluatie in van het OR-werk. Denk daarbij aan zaken zoals het functioneren van commissies, de efficiëntie van de vergaderingen, de taken van het Dagelijks Bestuur van de OR; binnenkort publiceren we hierover nog een artikel. Maar ook de kwaliteit van de gesprekken met de Bestuurder. Betrek bij zo’n eigen evaluatie ook de Bestuurder: vraag hem/haar wat hij/zij vindt van het functioneren van de OR!
Maar ook bij adviestrajecten of instemmingstrajecten: je OR-werk is niet klaar als je advies of instemming hebt gegeven. Spreek in je advies of instemming af wanneer en wat je wilt evalueren. Denk hierbij aan het evalueren van de redenen waarom de verandering moest worden doorgevoerd. Of aan wat de verandering moest opleveren (heeft het besluit na 6 of 12 maanden ook écht opgeleverd wat afgesproken is?).
TIP 6: heb 2x per jaar een artikel-24-gesprek
Volgens artikel 24 WOR zijn OR en Bestuurder verplicht om 2x per jaar een gesprek te hebben over de komende 6 maanden. In dat gesprek moet (onder andere) besproken zijn wat er aan advies- en instemmingsaanvragen aan zit te komen. Je kunt er meer over lezen in het artikel 24: tips voor een goede samenwerking met directie en commissarissen.
Het doel van dit gesprek is dat de OR zijn OR-werk kan voorbereiden en zo efficiënt mogelijk kan organiseren.
Heb je behoefte aan (nog) meer structuur? Dan is misschien een heidag met de gehele OR het meest efficiënt. Dan kan de OR praktisch en doelgericht precies daar structuur aanbrengen waar dat het meest efficiënt is.
Zijn er nog vragen? Neem contact op, we beantwoorden je vragen graag.
