OR Reglement: hoe, waarom en aanpassen

Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (artikel 8) schrijft de OR zijn eigen reglement en regelt daarin verschillende onderwerpen. Het reglement gaat over de interne manier van werken van de OR.

verplichte aanpassingen

Per 1 januari van 2022 is er een wetswijziging doorgevoerd waardoor alle ondernemingsraden in Nederland verplicht zijn hun OR reglement aan te passen! Of in ieder geval voordat de volgende OR-verkiezingen beginnen.

Daarover hebben we een tijdje geleden dit uitgebreide artikel geschreven met alle wetswijzigingen en wat je als OR moet doen: 3 wetswijzigingen voor de OR in 2022.

de OR maakt zelf zijn OR-reglement

Het reglement van de OR is van de OR zelf en gaat over hoe de zaken officieel in de OR geregeld zijn. Daarom mag de OR het reglement dan ook helemaal zelf aanpassen of wijzigen (behalve een paar van de wettelijke verplichtingen).

Alleen als er (nog) geen OR is in de organisatie, bijvoorbeeld bij de eerste OR, dan schrijft de Bestuurder het OR-reglement. Net zoals de Bestuurder in die situatie, als er geen OR is, ook de verkiezingen van de OR zal organiseren.

de OR mag altijd zijn reglement aanpassen

Het aanpassen of wijzigen van het OR-reglement mag altijd en op elk moment. Er is maar één uitzondering: het onderdeel dat gaat over de zittingstermijn.

Wil je de zittingstermijn aanpassen, of overgaan naar een andere manier van kiezen van de OR-leden (bijvoorbeeld met kiesgroepen), dan kan dat alleen vóór de volgende zittingstermijn van de OR. Dit is omdat in het OR-reglement niet alleen de zittingstermijn geregeld is, maar ook de hele verkiezingsprocedure. Dus alleen wanneer de huidige OR aftreedt en er, met verkiezingen, een nieuwe OR gekozen gaat worden.

Een makkelijke stelregel is: ‘tijdens de wedstrijd mag je de spelregels niet aanpassen’. Dus als er OR-leden in de OR zitten, kun je niet de zittingstermijn aanpassen.

geen goedkeuring van de Bestuurder nodig

Voor het aanpassen van de OR-reglementen heb je geen toestemming nodig van de Bestuurder.

De aangepaste reglementen van de OR hoef je alleen maar voor te leggen aan de Bestuurder; hij hoeft geen toestemming te geven of een handtekening te zetten. Het zijn tenslotte jouw reglementen.

Dit verandert als je in je reglementen iets vast wilt leggen wat, simpel gezegd, de Bestuurder geld gaat kosten. Bijvoorbeeld omdat je faciliteiten afspreekt met/voor de OR-leden zoals (aantal) uren, laptop(s) of maaltijdvergoedingen. Dit moet de Bestuurder uiteindelijk gaan betalen.

convenant met afspraken tussen OR en Bestuurder

Wil je afspraken maken tussen de OR en Bestuurder over faciliteiten, kosten of werkwijzen? Dan kun je dat beter in een convenant samen vastleggen.

Zo’n convenant maak je door een zogenoemde Ondernemingsovereenkomst (artikel 32 WOR) op te stellen die door de (voorzitter van de) OR en de Bestuurder ondertekend wordt. Daarmee is dit een bindende overeenkomst tussen beide partijen.

wat moet er in een OR-reglement staan?

In je OR-reglement is een aantal verplichte onderdelen volgens de WOR die je zult moeten vastleggen.

kandidaatstelling

Je moet vastleggen hoe en op welke manier medewerkers zich kandidaat kunnen stellen voor de OR voordat de OR-verkiezingen starten.

verkiezingen / vaststellen verkiezingsuitslag

Ook ben je verplicht om het hele proces van de OR-verkiezingen (inclusief zaken als bijvoorbeeld kiesgroepen) te beschrijven. Net zoals je moet vastleggen hoe de verkiezingsuitslag bekend gemaakt zal worden.

tussentijdse vacature

Wat als iemand tijdens de zittingstermijn uit de OR gaat? Dan ben je verplicht tussentijdse verkiezingen te organiseren om die vacature in de OR op te vullen (tenzij het minder dan 6 maanden is  tot algehele OR-verkiezingen). Die procedure moet ook beschreven staan in het OR-reglement.

vastlegging van werkwijze

Verder moet je vastleggen hoe de OR werkt: wanneer komt de OR bij elkaar, door wie / hoe wordt bepaald wanneer de OR bij elkaar komt, hoe wordt er gestemd (en wanneer heb je ‘quorum’), wie organiseert het secretariaat van de OR en hoe worden agenda’s en verslagen bekend gemaakt?

voorbeeld OR-reglement

Het klinkt allemaal misschien wat ingewikkeld, maar dat valt in de praktijk gelukkig reuze mee. Op de website van de SER (Sociaal Economische Raad) kun je een voorbeeld OR-reglement vinden dat je alleen hoeft in te vullen en uit te printen. Wel zul je een aantal keuzes moeten maken in dat reglement waar je, met de gehele OR, goed over moet nadenken en wat je goed met elkaar moet doorspreken.