“de OR krijgt de (financiële) bedrijfsgegevens niet!”

Als OR heb je recht op alle informatie die je nodig hebt om het OR-werk goed te kunnen doen. Toch krijgen OR-en vaak niet alle financiële informatie. Waarom niet?

Je bent als OR een controlerend orgaan. Je hebt daarom vanuit de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) het recht op alle informatie zodat je ook goed kunt controleren. Je kunt immers niet controleren met halve informatie of gedeeltelijke gegevens.

argumenten waarom je de financiële gegevens niet krijgt

En toch zijn er veel ondernemingsraden in Nederland die niet alle informatie krijgen. De Bestuurder heeft daarvoor redenen als “wat heb je er aan?” of “wat moet je er mee?” Een nog mooiere is “het is geheim”.

argumenten om de financiële gegevens wél te krijgen

Er zijn verschillende argumenten denkbaar om tegen deze redenen in te gaan. Een paar voorbeelden:

“de gegevens zijn geheim”

Om met die laatste te beginnen: je hebt, net als alle werknemers bij jou in de organisatie, als OR-lid geheimhouding op bedrijfsgegevens als die gegevens bij het openbaar worden de organisatie kunnen schaden. Daarnaast kan de Bestuurder je, met artikel 20 van de WOR, nog extra geheimhouding opleggen. En daarbovenop is het niet ongewoon bij beursgenoteerde bedrijven om alle OR-leden een extra geheimhoudingsverklaring te laten tekenen voor het handelen in aandelen, etc.

Antwoord dus dat je vergaande geheimhoudingsplicht hebt als OR. Wijs de Bestuurder op de feiten rondom geheimhouding en bied desnoods aan om een (extra) geheimhoudingsverklaring te tekenen.

“wat heb je er aan?” / “wat moet je er mee?”

Nog veel vaker dan ‘geheim’ horen ondernemingsraden het argument dat de Bestuurder niet snapt wat de OR er mee wil. En ja; daar is best wel wat voor te zeggen. Het zal niet de eerste keer zijn dat een OR de cijfers opvraagt en er vervolgens niets mee doet.

Het betekent dat je met goede argumenten moet komen waarom je de gegevens wilt én dat je er dan ook actie op onderneemt in lijn met die argumenten.

Antwoord daarom met steekhoudende argumenten. Hoe je dat doet? Lees even verder:

steekhoudende OR argumenten

Stel eerst samen als OR vast wat het doel is dat je wilt bereiken met de financiële gegevens; alleen het argument ‘omdat we er recht op hebben’ zal je niet verder helpen.

Mogelijke argumenten zijn: “We willen graag het opleidingsbudget en de daadwerkelijke uitgaven daarvan in verhouding zien met de personeelskosten en -bezetting.” Of: “Je geeft aan dat de ziekteverzuimkosten hoog zijn en de investeringen belemmeren, we willen graag de cijfers zelf analyseren.”

Zoals altijd zul je met het formuleren van argumenten aan moeten sluiten bij de taal en beleving van de Bestuurder. Hoe je dat doet? Maak voor jezelf helder waar de Bestuurder het meest mee in z’n maag zit. Bijvoorbeeld gebrek aan investeringsgelden, ziekteverzuim in een bepaalde groep, huurprijzen in verhouding tot voorraad in het magazijn, etc.

‘taal van de Bestuurder’ spreken

Vervolgens geef je aan dat je, als OR, verschillende/mogelijke acties wilt onderzoeken om toe te werken naar een oplossing.

Bijvoorbeeld dat je mee wilt denken aan oplossingen voor verlaging van het ziekteverzuim. Of dat je onderzoek zou kunnen  leiden tot een andere inzet van opleidingsbudgetten, waardoor de gewenste omzetten efficiënter behaald kunnen worden. Elk doel dat de OR wil bereiken, is om te buigen naar een actie waar de Bestuurder ook het nut van inziet.

Als je Bestuurder het altijd over cijfers heeft, geef dan argumenten in cijfers. Als je Bestuurder het altijd over samenwerken heeft, geef dan argumenten voor een goede samenwerking. Als je Bestuurder het altijd over hoge prestatieverwachtingen van medewerkers heeft, geef dan argumenten voor efficiëntere professionaliseringen en opleidingen.

voorbeeld Het helpt niet als je een hele feitelijke Bestuurder hebt en jij komt als OR telkens met ‘gevoelens’ en ‘meningen’ van de achterban op de proppen. Je Bestuurder zal dan altijd aangeven dat hij namen en feiten wil horen. Hoe je dat oplost? Zet een (kleine) enquête uit of doe een onderzoek onder enkele collega’s en confronteer hem met de (cijfermatige!) uitkomst.

het nut voor de Bestuurder

Uiteindelijk zul je toe moeten groeien naar een situatie dat je Bestuurder het nuttig vindt om met jou als OR ergens over te spreken. Krijg een relatie met je Bestuurder waarin je meer en meer als zijn gelijke gezien gaat worden. Dat betekent dat je je gaat verplaatsen in zijn* belevingswereld: wat vindt hij lastig om te bereiken, welke problemen komt hij tegen, welke wensen en verlangens heeft hij?

Probeer telkens aan te sluiten bij zijn wereld in je vragen en meningen. Geef antwoord op zijn problemen en help ondertussen de OR-doelen te bereiken. Je zult zien dat hij steeds meer gaat praten en je meer vertrouwt. Je gaat ervoor zorgen dat zaken die hij belangrijk vindt sneller en makkelijker geregeld worden in de organisatie.

voorbeeld Je wilt graag dat bij een bepaalde interne reorganisatie het bestaande Sociaal Plan verlengd wordt, ondanks dat het binnenkort ten einde loopt en de nieuwe onderhandelingen met de vakbonden nog moeten worden gestart. Zijn tegenargument zal zijn dat dat niet kan want ‘het huidige Sociaal Plan is veel te kostbaar’. Daarop kun je antwoorden dat je voornaamste reden is dat je geen onrust en ongelijkheid wilt bij de medewerkers die het betreft (-> onrust is het laatste wat een Bestuurder wil). Vraag de Bestuurder om alle financiële cijfers die met de reorganisatie te maken hebben en vraag hem jou te laten zien waar dan specifiek de financiële ‘pijn’ zit van het verlengen van het Sociaal Plan. En ga vervolgens het gesprek aan over alleen dat ‘pijnlijke’ punt. Wellicht kom je er dan samen achter dat het helemaal niet zo pijnlijk is, of dat het makkelijk op te lossen is door een ander deel van het Sociaal Plan op een andere manier  uit te voeren (-> je geeft aan dat je constructief mee wilt denken naar de beste oplossing).

niet alleen de financiële gegevens…

Dit artikel gaat voor een groot deel over het niet ontvangen van financiële gegevens. Eigenlijk kun je alles uit dit artikel ook toepassen op andere gegevens die je graag zou ontvangen, maar niet krijgt.

wendbaar in je communicatie

In dit alles hoef je niet jezelf te verloochenen, blijf vooral jezelf. Je hoeft niets te veranderen aan wat je vindt. Het enige wat je anders gaat doen, is wendbaar zijn in de manier waarop je communiceert. Denk even aan hoe je praat met kinderen. Wanneer bereik je het meest? Wanneer je eist en beveelt, of wanneer je vraagt en een reden geeft? En ja, soms moet je heel duidelijk een ‘nee’ laten horen. Maar dat werkt pas als je daarvoor eerst geprobeerd hebt de ander zoveel mogelijk te begrijpen. Want dan gaat de ander ook z’n best doen om jou te begrijpen.

*daar waar ‘hij’ staat moet je het lezen als ‘hij/zij’.