onderzoek: wat doen ondernemingsraden met corona?

Hoe gaat de OR om met corona? Zijn OR-leden actief betrokken bij beleidsaanpassingen? Komen ze nog toe aan hun ‘reguliere’ OR-werkzaamheden? Een kleine inventarisatie van de ondernemingsraden in Nederland. We hebben een aantal OR-experts gevraagd wat zij tegenkomen.

Nog maar kort geleden werd iedereen overvallen door de snelheid waarmee de coronamaatregelen tot grote veranderingen leidden. Nu beginnen we ons steeds meer aan te passen aan de 1,5-meterregel en het bewust kiezen om samen te komen. Dit geldt voor werkgevers en medewerkers, maar (dus) ook voor ondernemingsraden.

een klein onderzoek

We hebben een klein onderzoek gedaan en vroegen een aantal OR-experts naar hun ervaringen: Jolande Janssen, Inge Telting, Mieke van Baalen, Maurice Buskens, Rob Latten en Steven Jellinghaus. Professionals met ieder vele jaren ervaring met ondernemingsraden en die vanuit hun rol als trainer, coach, begeleider en/of adviseur veel contact hebben met ondernemingsraden. Ze vertellen wat zij zoal in de praktijk tegenkomen en wat zij opvallend vinden aan de manier waarop het OR-werk op dit moment wordt ingevuld.

Jolande Janssen (advocaat en specialist medezeggenschapsrecht)

“Bij de meeste ondernemingsraden die ik begeleid, is het na een periode van aanpassing eigenlijk weer business as usual. Adviesaanvragen worden weer opgepakt en reorganisaties die even stil lagen worden verder uitgewerkt.

Met name in de beginperiode van de coronacrisis waren er veel arbeidsrechtelijke vraagstukken, zoals:

moeten werknemers salaris inleveren?
wat gebeurt er met de bonussen?
mag de werkgever medewerkers verplichten vakantie/verlof op te nemen?

De laatste tijd ontstaan er meer zorgen voor de toekomst:

hoe komt ons bedrijf uit de coronacrisis?
staan ons reorganisaties te wachten?
slaat de recessie ook bij ons bedrijf toe?

Juist nu is het OR-werk heel relevant, ook al wordt nog wel eens ‘vergeten’ dat de OR een rol te spelen heeft. De ondernemingsraad kan in veel gevallen bovendien de vertaalslag naar de werkvloer maken om aan medewerkers duidelijk te maken waarom bepaalde aanpassingen noodzakelijk of redelijk zijn.”

Inge Telting (OR-begeleider bij o.a. reorganisaties en fusies)

“Veel van mijn klanten volgen de richtlijnen van het RIVM netjes op en werken vanuit huis. Maar mensen missen collega’s en het face-to-face overleg. Dit merk je in het reguliere werk, maar zeker ook in het OR-werk.

Een beeldbel-overleg is niet optimaal wanneer er met het hele team een visie gevormd moet worden, bijvoorbeeld bij de start van een project of bij het bepalen van een tactiek. Met zo’n overleg op afstand kost het vaak meer moeite en aandacht om tot een afgeronde besluitvorming te komen. Het helpt dan als er een duidelijke voorzittersrol is belegd en als de fasen van het BOB-model gevolgd worden.

Ik zie veel ondernemingsraden die zich perfect aanpassen aan de urgentie van besluitvorming om het thuiswerken op te starten. Ik mis de OR wat meer als het gaat om het afbouwen van de quarantaine: hoe zorgen we voor een veilige werkomgeving op de werkvloer? Bedenk dat alle maatregelen in het kader van anderhalve meter afstand tijdens het werken onderdeel zijn van de RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie).”

Mieke van Baalen (trainer/adviseur van ondernemingsraden)

“Het eerste stof rond de pandemie is neergedaald. In eerste instantie merkte ik dat er vooral vragen kwamen over ‘omgaan met de regelingen’ en ‘wat de OR moet doen in deze periode’.

Dus veel vragen over de omgang op korte termijn met werktijden, vakantie én Bestuurders die allerlei bezuinigingsmaatregelen bedachten (met de vraag of dit door corona kwam of dat het eigenlijk ook wel goed uitkwam). Het gewone OR-werk werd in die beginperiode wat meer in de ijskast gezet.

Nu het stof wat meer is opgetrokken, verschuift de zorg van ondernemingsraden naar de reorganisaties die ongetwijfeld gaan komen. Hoe wordt omgegaan met bezuinigingsvoorstellen en hoe reageert de OR hier met rust en beleid op? En natuurlijk de vraag hoe de OR in deze periode begeleid en getraind wordt.”

Maurice Buskens (adviseur/trainer van ondernemingsraden en Bestuurders)

“De corona-gerelateerde vragen die ik van ondernemingsraden krijg, zijn de laatste weken anders dan daarvoor. In het begin waren er veel vragen over snel in te voeren maatregelen, zoals arbeidstijden, voorwaarden voor thuiswerken, veiligheid op het werk en verlofaanvragen (die al dan niet werden ingetrokken). Dat is geleidelijk verschoven naar meer toekomstgerichte vragen:

wat gebeurt er als we weer naar kantoor gaan?
hoe regelen we het werken op kantoor gefaseerd en veilig in?
wat zijn de gevolgen voor onze organisatie op de langere termijn?

Van zowel management als medezeggenschap wordt in deze tijd een enorme wendbaarheid en flexibiliteit gevraagd. En er is geen tijd of ruimte om af te wachten. De gevolgen van de crisis op middellange en lange termijn zijn nog erg onduidelijk voor ondernemingsraden. Dit vraagt om proactieve gesprekken met het management.”

Rob Latten (trainer/adviseur van ondernemingsraden en financieel expert)

“Wat ik waarneem, is dat een aantal ondernemingsraden zichzelf in slaapstand heeft gezet. Dit komt vooral doordat de Bestuurder maatregelen snel wil invoeren. En snelheid is niet bepaald kenmerkend voor het OR-werk. Het kost over het algemeen tijd om als OR met een zorgvuldig en gedegen onderbouwd voorstel of advies te komen. Die tijd is nu echter niet altijd beschikbaar.

Omdat er haast geboden is, gaan veel ondernemingsraden zonder kritische reflectie mee met wat de Bestuurder besluit. Soms wordt het overleg zelfs opgeschort en worden de ontwikkelingen afgewacht. Bestuurders voelen vooral de noodzaak zelf beslissingen te nemen en passeren daarbij te gemakkelijk de OR.

Ik denk dat ondernemingsraden juist nu actiever moeten zijn. Bestuurders vergeten soms de maatregelen goed te communiceren of draagvlak te creëren. Daarnaast kan de OR een goede rol vervullen door kritisch mee te denken. Weten wat speelt op de werkvloer is juist nu van belang. Het is onzin om te denken dat de Bestuurder daar goed zicht op heeft. De Bestuurder moet het overleg opzoeken en de OR moet meer positie pakken. Want meedenken en snel tot een besluit komen, sluiten elkaar echt niet uit.”

Steven Jellinghaus (advocaat medezeggenschapsrecht)

“Ik begeleid ondernemingsraden bij juridische vraagstukken. Wat ik in het begin van de coronacrisis merkte, is dat er een duidelijke afname van het aantal zaken was. Ondernemingsraden waren heel erg bezig met de korte termijn, zoals acute wijzigingen in werktijden en salaris/vakantiegeld.

Daarbij werden instemmings- en adviesaanvragen vanuit de Bestuurder vaak overgeslagen, want er moesten met spoed maatregelen genomen worden. Veel ondernemingsraden accepteerden dat en gingen veel soepeler om met de formele procedures die eigenlijk gevolgd zouden moeten worden. Neem bijvoorbeeld een ziekenhuis waar zonder overleg met de OR ineens 12-uurs roosters werden ingesteld.

Inmiddels is die houding niet meer te verdedigen. Iedereen is een beetje gewend geraakt aan de nieuwe werkelijkheid en weet dat we nog wel even te maken hebben met de coronamaatregelen. Nu kijken ondernemingsraden meer naar de lange termijn. Overnametrajecten die stil kwamen te liggen, worden bijvoorbeeld weer opgepakt. Hetzelfde geldt voor privacy vraagstukken.

Een goed voorbeeld is het thuiswerken. Een paar maanden geleden was de gedachte vooral: ‘oké, eventjes thuiswerken, doen we wel gewoon aan de keukentafel tot alles weer normaal is.’ Nu kijken ondernemingsraden beter naar de arbeidsomstandigheden: ‘hoe creëren we een veilige werkplek (thuis, maar ook weer op kantoor)?’”

tips?

De begeleiders van ondernemingsraden in Nederland laten een beeld zien waar toch wel conclusies uit te trekken zijn in de vorm van tips. We hebben ze op een rijtje gezet voor de OR:

wees alert op veranderingen in beleid of regelgeving
De OR speelt nog steeds een rol in wijzigingen van beleid en/of regelgeving. Ook al is het een logische wijziging en moet het (misschien) snel, zorg dat je als OR invloed hebt. Al is het maar om ervoor te zorgen dat het gaat om een tijdelijke wijziging en dus geen permanente wijziging.
zorg voor snelheid
Soms moeten zaken snel besloten worden, omdat invloeden van buiten de organisatie dat afdwingen. Verlies niet je invloed op de besluitvorming omdat je niet snel kunt of wilt schakelen. Er zijn mogelijkheden genoeg om wél snel tot een advies of instemming te komen.
richt je nu (al) op straks
We lijken een beetje te gaan wennen aan thuiswerken en 1,5 meter afstand, maar ook dit is een ‘tijdelijke’ situatie. Veel directies en managements zijn bezig met hoe het ‘straks’ zal gaan. Moeten we de kantoren anders inrichten? Hebben we nog wel een kantoor nodig? Hoe goed bevalt het thuiswerken en maken we het permanent(er)? Wat kunnen we optimaliseren in de digitalisering?
Allemaal vragen waar de OR een rol zou moeten spelen, omdat ze gaan over veranderingen in beleid, regelgeving en investeringen. Dus zorg dat je meedenkt en meepraat over de veranderingen die eraan komen.

De ervaringen van de ondernemingsraden die hier zijn samengevat komen overeen met het beeld dat wordt geschetst in het artikel in Het Financieele Dagblad van 2 juni 2020.

Heb je vragen? Wil je de tips (alert, snelheid en toekomst) nu al in de praktijk brengen? Neem contact op en we helpen je graag!

Dit is de box-titel