Het komt steeds vaker voor dat er trainingen worden gegeven aan de OR en directie samen. In een aantal gevallen zit daar ook het MT bij. Deze manier van werken levert positieve resultaten op. In dit interview vertelt Sander Vrugt van Keulen over deze communicatieve manier van werken.
Je werkt al jarenlang voor de OR. Hoe is het zo gekomen om meer trainingen met OR en directie samen te doen?
Eigenlijk is het vanzelf ontstaan. Bij een klant van mij had ik al een aantal OR-trainingen gegeven toen er een nieuwe bestuurder kwam. Deze man was onervaren met medezeggenschap en kwam een keer op bezoek bij een 2-daagse training met de OR. De plannen die op de flip-over stonden over wat de OR vond dat er anders zou moeten in de organisatie had hij zelf ook in gedachten voor het bedrijf. De bestuurder woonde volgende sessies bij en vond dat het MT ook betrokken moest zijn bij dergelijke trajecten. Na een training kennismaken en een training samenwerken is de laatste keer de nadruk gelegd op het aanpassen van het bedrijf zodat het toekomstbestendig is. Die trainingen – met wel 20 personen – zijn ervaren als grote meerwaarde.
Ook bij andere organisaties merkte ik dat er behoefte was om met meer partijen dan alleen de OR om de tafel te zitten. Zo had een organisatie te maken met een slechte communicatie met de OR vanuit de directie. Beide partijen wilden hetzelfde, maar communiceerden op een wijze waarbij ze elkaar niet begrepen. Door constructieve tips te geven, zichtbaar te maken wat ze doen en wat het effect is op de ander, door afscheid te nemen van beelden, gevoelens en procedures waar iedereen last van had, is de communicatie tussen OR en directie sterk verbeterd. Nu is er regelmatig een gezamenlijke hei-sessie om de relatie gezond te houden.
Ik doe dergelijke trajecten vanwege de grootte van de groep vaak met een co-trainer. Samen met de OR, de directie en het MT maken we het verschil.
Welke voordelen levert een dergelijke aanpak op?
Een verbeterde communicatie is het grote voordeel. We leren de groepen het onderscheid te maken tussen proces en inhoud. De focus ligt in eerste instantie op het proces; over de dag zelf maar ook binnen de relatie tussen de directie en de OR en eventueel het MT. Hoe ga je met elkaar om? Hoe reageer je op elkaar? De inhoud komt op de tweede plaats.
Eerst: hoe gaan we met elkaar praten. Daarna: waarover gaan we met elkaar praten. Als processen en kaders helder zijn lopen de emoties niet hoog op en verloopt de communicatie beter.
Doordat je mensen confronteert, doordat je spiegelt, bepaalde zaken bespreekbaar maakt is het in een later stadium makkelijker om, bezig zijnde met de inhoud, terug te grijpen op zo’n dag. Je kunt de ervaringen met elkaar delen.
Weet je wat ik nu voel? Weet je wat ik nu zie? Weet je wat ik nu ervaar? Dat is wat we toen op die heidag hebben besproken met z’n allen. Herkennen jullie dat ook? Je stapt uit de inhoud en kunt het over het proces hebben.
Zijn er ook nadelen?
Deze aanpak kan te ‘close’ worden. Toch heb je te maken met verschillende rollen en posities. De directie blijft beslissen, de OR draagt bij met advies. Maar waar houdt de verantwoordelijkheid voor de één op en waar begint de betrokkenheid van de ander? Dat is wel eens lastig te bepalen. Een besluit moet wel worden gedragen door alle partijen. Dus scheidslijn moet duidelijk blijven, maar is wel eens vaag.
Is het voor elke situatie en/of organisatie geschikt?
Heisessies met directie en OR is voor elke organisatie toepasbaar. Maar het begint met de bereidheid om samen te werken! Om nieuwsgierig te willen zijn naar de ander. Het is zelfs mogelijk wanneer het twee partijen betreft die met de hakken in het zand staan. Dan zal het wel wat langer duren voordat het traject resultaat heeft.
Vergt deze manier van werken voor jou als trainer/coach nog andere disciplines dan je bij traditionele OR-trainingen nodig hebt?
Nee. Ik werk nog steeds, zoals altijd, vanuit de drie begrippen Proces, Verbinding en Communicatie. De groep is van de inhoud. We zijn niet bezig met expertises, maar met communicatie. Bij deze sessies zijn de OR en de directie gelijkgeschakeld. Als trainer/coach schakel je op of neer tussen de verschillende niveaus van communicatie, al naar gelang de groep nodig heeft. Dat maakt dat je heel veel maatwerk levert, alert en heel flexibel moet zijn.
In een intakegesprek wordt de hulpvraag besproken, wat zijn de issues. Als trainer/coach maak je een vervolgens een opzet voor het programma. Maar bij genoemde sessies ben je vaak afhankelijk van de eerste 1,5 uur hoe de rest van de dag verloopt. Vervolgens speel je in op wat er gebeurt in de groep. Je hebt overleg met de co-trainer, tussentijdse evaluatie gedurende de dag. Je hebt als trainer/coach je rugzak met kennis, ervaring, modellen en ‘tricks’ om toe te passen en à la minute te kunnen improviseren.
Wat zijn je ervaringen tot op heden?
De ervaringen tot op heden zijn positief, ontzettend positief. We maken het verschil, maar we kunnen dat verschil jammer genoeg niet meten. Het is wel een ervaren verschil dat tot mooie resultaten leidt.
Zo is er een organisatie waar de OR en directie in plaats van elk half jaar een sessie te doen, nu elk kwartaal een sessie houden. Ze hebben gemerkt dat de relatie onderling daardoor gezond blijft.
Een andere organisatie kwam tot de conclusie dat er niet meer bezuinigd kon worden. Afgesproken is dat iedereen 1% beter, efficiënter aan de slag gaat. Als enige in het bedrijf is dat weinig, maar samen is dat een heleboel.
Maar het kan ook dat je samen een set regels formuleert hoe je met elkaar omgaat tijdens een vergadering.
Meer informatie
Wil je meer weten over de deze manier van werken? Neem dan contact op met Sander.
Je kunt ook de testimonial lezen van De Meeuw, één van de klanten van CT² die al samen met OR, directie en het MT meerdaagse trainingen houdt.
