Er is een jaarverslag van de organisatie. Wat doe je daar als ondernemingsraad mee? Of beter nog: wat wil je er als OR mee doen? En hoe lees/analyseer je zo’n jaarverslag dan het beste? Hieronder 5 tips.
tip 1: bedenk van tevoren wat je doelstelling is
Met een jaarverslag kijk je terug op de financiële prestaties van de organisatie in een bepaald jaar. Dit geeft direct aan dat een jaarverslag cijfers uit het verleden betreft. De informatie is al snel 1,5 tot 2 jaar oud. Daarnaast zijn cijfers het resultaat van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. En er zijn diverse financiële deskundigen die het jaarverslag hebben opgesteld, geanalyseerd en besproken.
Bedenk als OR vooraf daarom goed wat de doelstelling van je analyse is. Wat wil je er precies uit halen? Wat zijn belangrijke zaken voor jou als OR? En vind je dat terug in de cijfers? Ga niet het werk van de deskundigen overdoen, maar bedenk vooraf:
- wat is een belangrijk cijfer dat ik wil zien?
- welke trend wil ik analyseren?
- kan ik terugvinden of bepaalde activiteiten afgelopen jaar wel/niet zijn gedaan?
Kortom, voordat je gaat analyseren stel je een plan met doelstellingen op. Op basis daarvan analyseer je het jaarverslag.
tip 2: vergelijk het jaarverslag met de strategische koers
Schrik niet van de lappen tekst die in het jaarverslag staan. Als het goed is, is de tekstuele informatie voor een ondernemingsraad goed te begrijpen. Die informatie slaat namelijk veelal op de strategische plannen die je als OR eerder met de Bestuurder hebt besproken.
Lees de teksten daarom gewoon door en kijk of wat er staat ook overeenkomt met de strategische koers van de organisatie. Kortom: sluit het jaarverslag aan op de strategische plannen? Kijk ook of er iets in staat over de verwachtingen voor de toekomst. Ziet de directie een marktkans? Zijn er risico’s te verwachten? Word je verrast? Juist deze informatie schrijf je op en bespreek je bij de algemene gang van zaken (het artikel 24 overleg).
tip 3: ga op zoek naar relevante kengetallen
Ook door de cijfers zelf moet je je als OR niet laten afschrikken. De cijfers zijn goed te begrijpen als je de juiste kengetallen gebruikt of opvraagt. Kengetallen zijn eigenlijk de financiële thermometers. Deze thermometers geven een signaal of indicatie van de gezondheid van de organisatie.
Ga daarom op zoek naar kengetallen die je als ondernemingsraad van belang vindt. Wil je vooral kijken naar de omzet? Of gaat het meer om het kostenniveau? Of de verhouding tussen bepaalde kostenposten? Heb je als OR zorgen rond de financiering? Vraag de kengetallen op waarbij dit inzichtelijk wordt.
tip 4: gebruik aanvullende kengetallen
Vaak hoor je van ondernemingsraden dat de directie al met kengetallen aan de slag is. Een accountant heeft naar de cijfers gekeken en zijn handtekening eronder gezet. Dat is waar. De directie heeft echter een andere doelstelling en/of wil andere zaken in de gaten houden dan de OR.
Daarbij kun je je ook nog afvragen voor wie het jaarverslag eigenlijk bedoeld is. Voor de bank? De aandeelhouder? De belastingdienst of een belangenvereniging? In ieder geval is vaak te zien dat het jaarverslag niet goed voldoet aan de behoeften van een OR, als vertegenwoordiger van het personeel.
Daarom is het logisch om als ondernemingsraad op zoek te gaan naar aanvullende kengetallen. Het is dan wel belangrijk om helder te zijn over de eigen doelstellingen. Oftewel: wat wil je als OR bereiken? Gaat het om ziekteverzuim of over welzijn? Gaat het om investeringen of opleidingen? Zoek daar de juiste kengetallen bij. Soms kijkt de Bestuurder ook al naar deze kengetallen. Vaak niet.
tip 5: vergelijk het jaarverslag met vorige jaren
Een jaarverslag lezen gaat niet op een middag. Daarvoor is het te complex en te omvangrijk.
Focus je als OR op het onderzoeken van een trend door kengetallen of absolute bedragen te analyseren. Hiervoor is het essentieel om meerdere jaren met elkaar te vergelijken. Maak een Excel-bestand en zet daarin de belangrijkste gegevens over verschillende jaren. Welke trends zie je? Wat is interessant om nader te ontdekken?
Een jaarverslag beschrijft naast een mening van de directie over de afgelopen periode ook de toekomstverwachtingen. Vervolgens wordt een jaarrekening gepresenteerd met een balans, winst-en-verliesrekening en kasstroomoverzicht. Daarna komen specifieke accounting gegevens. Voorbeelden zijn de uitleg en opbouw van bepaalde balansposten of de wijze waarop gegevens gewaardeerd zijn.
Vooral deze laatste informatie wordt nogal eens met grote passen doorlopen. Is de waarderingsmethode gelijk aan vorig jaar? Ga dan verder. Is de methode niet gelijk aan vorig jaar? Bespreek dat dan met de Bestuurder: waarom is er anders gewaardeerd?
conclusie: hoe ga je als OR om met het jaarverslag?
Het belangrijkste is dat je als ondernemingsraad eerst helder inzichtelijk maakt wat je belangrijk vindt. Welke ontwikkelingen wil je in de gaten houden? Welke risico’s of zorgpunten heb je als OR? Kijk welke kengetallen hierbij horen. En lees/analyseer dan met deze bril het jaarverslag. De uitkomsten van zo’n analyse gebruik je vervolgens om met de Bestuurder van gedachten te wisselen.
En nog leuker… ben je echt geïnteresseerd? Graag komt Rob Latten bij je langs om antwoord te geven op de financiële vragen van de OR.
Meer weten over Rob Latten en de boeken die hij geschreven heeft? Lees dan hier meer over hem en zijn boeken.
