Als ondernemingsraad wil je graag een goed contact met je achterban. Je wilt de mening weten over onderwerpen die je behandelt. En je wilt medewerkers informeren over wat je doet. Hoe pak je dit goed aan?
De mensen die jou als OR-lid gekozen hebben zijn de achterban. Het zijn je collega’s, het zijn de mensen voor wie je in de ondernemingsraad zit. Je vertegenwoordigt hun belangen. Je doet belangrijk werk voor ze, zodat ze makkelijker en beter hun werk kunnen doen en zodat ze goed behandeld worden voor dat werk. En dat mogen ze weten. Sterker nog: sommige zaken ben je zelfs verplicht te vertellen.
verplicht informeren
Voor een aantal zaken is vastgelegd in de WOR dat je daarover moet communiceren met de achterban. Denk aan agenda’s en verslagen van vergaderingen. Hierover lees je meer in het artikel verplicht publiceren door de OR: uitleg & tips.
‘jullie vertellen ons nooit iets’
Ook al heb je een nieuwsbrief, of verstuur je elke maand een e-mail… er zijn altijd medewerkers die vinden dat ze niet of veel te weinig van je horen. Of ze hebben het niet gelezen of ze weten jullie internetpagina niet te vinden. Maar vaak is het commentaar: ‘jullie vertellen ons nooit wat’.
‘ze komen nooit op informatiebijeenkomsten’
Een reactie van veel OR-leden is dat de collega’s niet komen op bijeenkomsten die je als ondernemingsraad organiseert. Inloopochtenden, open vergaderingen… hoe groot, breed of lang je het ook aankondigt of hoe belangrijk het ook is… je zit gewoon in je eentje te wachten totdat de afgesproken tijd voorbij is. Er komt niemand opdagen.
er is geen pasklaar antwoord
In bijna elke training of coaching die ik met ondernemingsraden heb, komt de opmerking wel in een of andere vorm voorbij: ‘we moeten het nog hebben over achterbancommunicatie’. Vervolgens hebben we het er samen over, bedenken we ideeën die passen binnen de organisatie(cultuur) en gaan de OR-leden na de bijeenkomst aan de slag. En de volgende keer dat ik ze spreek, is er steevast een van twee reacties: ‘niemand heeft gereageerd’ of ‘het kostte ons veel meer tijd dan we dachten’.
Als ik, na 15 jaar ondernemingsraden begeleiden, hét antwoord wist… dan zou ik miljonair zijn. Want er is namelijk geen écht antwoord. Over het algemeen interesseert het veel collega’s helemaal niet. En aan een dood paard is het moeilijk trekken.
wanneer hebben de collega’s wél belangstelling voor het OR-werk?
Eigenlijk is het makkelijk te zeggen wanneer je collega’s belangstelling hebben voor wat je doet als ondernemingsraad: als het over geld gaat. En dan met name als ze het effect direct merken op hun loonstrook.
Als ze minder loonsverhoging krijgen, als ze minder uren krijgen, als ze minder per uur verdienen, als ze meer uren moeten maken tegen hetzelfde loon, als er minder extra vergoedingen (reiskosten, sportabonnementen, leaseauto’s, werkkleding, etc.) zijn. Allemaal zaken die de medewerkers van een organisatie direct in hun portemonnee raken. En dán komen ze naar de OR toe.
‘maar… daar kunnen we helemaal niets aan doen’
En dan blijkt dat het vaak gaat om zaken waar je als OR helemaal niets aan kunt doen. Dat de collega’s ‘minder krijgen’ heeft vaak te maken met veranderende wetten en regels. Of het zijn afspraken in de cao met de vakbonden. En dan mag je uitleggen dat je veel voor ze kunt doen, maar hier kun je net niets mee.
tips: wat kun je wél doen als OR?
Er is veel wat je wel kunt doen. Maar goede communicatie werkt alleen als je alsmaar blijft doorgaan en niet snel opgeeft. En dat kan alleen maar als je het, ook voor jezelf, zo simpel mogelijk houdt.
Een paar eenvoudige tips:
- mondeling is beter dan schriftelijk
Zorg dat je overal en altijd in de organisatie iets vertelt over je OR-werk. Bij het koffieapparaat, tijdens werkoverleg, in een bespreking. Vertel wat je aan het doen bent. - vertel over proces, niet (altijd) over inhoud
Vanwege geheimhouding of gevoeligheden kun je niet altijd alles precies vertellen. Maar over de processen kun je altijd vertellen. “We hebben een hele boeiende vergadering gehad over het rookbeleid, ik wist niet dat er zoveel bij kwam kijken. Blij dat we het er de volgende keer nog eens over gaan hebben.” - maak afspraken met de Bestuurder
Aan het einde van een agenda-onderwerp in de overlegvergadering bespreek je samen, met de directie, wat je over dat onderwerp aan de medewerkers kan/zal/moet vertellen. Doordat je het samen bespreekt, kunnen er geen misverstanden zijn. - voorstellen aan je achterban
Zorg dat overal (prikborden/internetpagina) foto’s van alle OR-leden staan met hun naam, functie en plaats in de organisatie. Persoonlijk contact is belangrijk; als collega’s weten hoe de OR-leden eruit zien, spreken ze je eerder aan. - publiceer de vergaderagenda met een vraag
Als je de agenda op het prikbord hangt of op intranet plaatst, stel dan telkens over een van de onderwerpen een specifieke vraag. “We hebben het de volgende keer over de verplaatsing van de rookabri. Heb jij hier ideeën over? Laat ons weten wat je denkt en vindt.”
tips voor gevorderden
Wil je verder gaan dan de tips hiervoor? Dan is het raadzaam om je verder te verdiepen in communicatietechnieken. Met name bij grote organisaties werkt dat goed. Denk aan de volgende stappen die je kunt zetten:
- maak een achterban- of doelgroepenanalyse
Niet alle medewerkers zijn gelijk of interesseren zich voor dezelfde zaken. Als je weet welke grote groepen er in je organisatie zijn, dan kun je directer en specifieker die groepen aanspreken met informatie en vragen. De medewerkers van 50+ zijn vaak meer geïnteresseerd in pensioenaanspraken en medewerkers die kort in dienst zijn willen bijvoorbeeld juist meer weten over opleidingsbeleid en promotiekansen. - verplaats je in je collega’s
Vertellen dat je als OR op training bent geweest, betekent niet dat je collega’s weten wat je gedaan hebt; ze weten niet wat een OR-training is of inhoudt. Vertel ze dus wat je doet. En: gebruik daarbij zo eenvoudig mogelijke woorden en geen (HR-)jargon. - herhaling, herhaling, herhaling
Herhaal vaak en veel wat je boodschap is. In nieuwsbrief 5 verder vertellen over waar je in nieuwsbrief 1 mee begonnen bent? Je zult het hele verhaal opnieuw moeten vertellen; men is alweer vergeten wat er ook alweer in nieuwsbrief 1 stond geschreven. - introductieboekje ondernemingsraad
Neem er een keer de tijd voor en maak een klein boekje over wat het OR-werk bij jou in de organisatie inhoudt. Wat is de basis voor de OR en hoe gaat dat bij jullie? Zorg dat de directie zich ook kan vinden in die inhoud; of laat de directie zelf een klein stukje schrijven. Dat boekje kun je voor potentiële kandidaten gebruiken bij verkiezingen. Je kunt het ook uitdelen bij informatiebijeenkomsten of medewerkersbijeenkomsten die je organiseert. Of in ieder geval overal waar vragen zijn over de OR. - identificeer de ‘smaakmakers’ of ‘cultuurdragers’ in je organisatie
Er zijn in elke organisatie collega’s naar wie iedereen luistert. En dat hoeven helemaal niet degenen met een belangrijke leidinggevende positie te zijn. Het kunnen ook de kantine-mevrouw zijn of die ene monteur van de technische dienst die overal komt. Het zijn de mensen die iedereen kent en die met iedereen praten. Juist deze mensen moet je warm zien te maken om je contactpersoon te zijn in de organisatie. Het zijn de mensen die je het eerste vraagt naar hun mening, maar ook de eersten die je iets vertelt over OR-zaken.
lukt het communiceren met de achterban niet?
Wat als het met deze tips nog steeds niet lukt? Als je je suf gezocht hebt op verschillende sites en het lukt nog steeds niet? Ga dan eens met mij of met een van mijn collega’s het gesprek aan. Er zijn heel veel oplossingen, maar er moet er maar nét eentje zijn die goed bij jullie als OR en als organisatie past. In een kort gesprek weten we je vast al een eind op weg te helpen. We horen graag van je.
Meer tips ontvangen? Bel ons voor een afspraak.
