Hoe ziet een coachingsgesprek er nou uit? In deze blog uitgelegd (met praktijkvoorbeelden) hoe coaching kan helpen bij het oplossen van misverstanden in communicatie.
In deze serie van blogartikelen neem ik je in een aantal ‘longreads’ mee in mijn dagelijkse coachingspraktijk. Met voorbeelden en praktische invullingen. Misschien heb je er iets aan en kun je er direct iets uit toepassen. Graag geef ik je vooral inzicht in wat coaching nu eigenlijk is en hoe het ingezet kan worden.
Deze keer beschrijf ik aan de hand van een voorbeeld uit mijn praktijk hoe een coachingsgesprek kan helpen bij het oplossen van een persoonlijk probleem, in dit geval het naar verwachting (van de leidinggevende) functioneren als medewerker. En het dieper liggende probleem: misverstanden in de communicatie.
het functioneringsgesprek van Toine
Toine* had een functioneringsgesprek waarin zijn leidinggevende aangaf dat hij vond dat Toine niet goed functioneerde. En Toine vond juist dat hij zo ontzettend zijn best had gedaan.
de beleving van Toine
Toine werkte al vele jaren bij het bedrijf, maar zijn functie was onlangs geheel gewijzigd. Zijn afdeling had andere taken gekregen en dus was hem gevraagd om les te gaan geven aan nieuwe medewerkers. Toine vond dat heel erg leuk om te doen en hij kreeg positieve reacties van zijn collega’s.
het functioneringsgesprek
De leidinggevende had in het functioneringsgesprek aangegeven dat de afdeling niet de resultaten haalde die ze moest halen. Niet iedereen had nu een opleiding genoten en ook waren de lesprogramma’s niet helemaal compleet.
het coachingsgesprek: inleiding
Al meteen bij de start van het coachingsgesprek gaf Toine aan dat hij het niet snapte. Hoe kon het nou dat hij aangesproken werd op de resultaten van de afdeling als hij zo zijn best deed?
Dat de lesprogramma’s niet compleet waren, daar kon hij helemaal niets aan doen.
Voordat hij begon, waren er helemaal geen lesprogramma’s; hij had alles zelf zitten maken voor de nieuwe collega’s. Overal vandaan had hij informatie gehaald en bij elkaar gevoegd. Daar was zoveel tijd in gaan zitten...
het coachingsgesprek: onderzoek
Een van mijn eerste vragen aan Toine was, na zijn inleiding, hoe het kwam dat hij niet meteen had aangegeven bij zijn leidinggevende hoe hij erover dacht? Toine vertelde dat hij dat gedaan had, maar zijn leidinggevende was nieuw op de afdeling. Hij had niet meegekregen dat Toine eigenlijk helemaal geen ‘leraar’ was of dat Toine alles zelf gemaakt had.
Toine was zo overbluft in het gesprek dat hij dat niet verder uit heeft kunnen leggen. Bovendien was zijn leidinggevende nu ook nog eens drie weken op vakantie, dus hij wist niet wat te doen.
Met behulp van vragen die ik als coach stelde over de anderen in zijn (werk)omgeving, de leidinggevende van zijn leidinggevende en zijn collega’s, werd de situatie voor Toine zelf steeds meer helder.
Uit het samen nagaan van de gesprekken met zijn leidinggevende bleek dat hij (die leidinggevende) zich onzeker voelde op zijn nieuwe plek. En dat zijn leidinggevende dus communiceerde met Toine vanuit die onzekerheid. Als Toine nou daar rekening mee zou kunnen houden in zijn communicatie? Want in een gesprek is er maar één die je kunt veranderen; en dat ben je zelf.
het coachingsgesprek: de actie
Toine werkte een plan uit met drie actiepunten voor wat hij zou gaan doen de volgende dag.
Enkele van de inzichten tijdens het coachingsgesprek kreeg hij doordat ik hem (kort) uitleg gaf over Transactionele Analyse. Zijn eerste actiepunt was dan ook boeken over dit onderwerp opzoeken en erover lezen om het beter te begrijpen. Die kennis zou hij in de verdere communicatie met zijn leidinggevende dan kunnen gebruiken om elkaar beter te begrijpen.
Als tweede maakte hij een plan voor hoe hij graag dingen anders aangepakt zou willen zien binnen zijn afdeling en binnen zijn taakgebied. Sterker nog: welke taken hij eigenlijk ambieerde en hoe hij die verder uit zou kunnen bouwen. Dat plan zou dan de basis zijn voor het volgende gesprek met zijn leidinggevende, dat hij direct na zijn vakantie ging inplannen. Doel van het gesprek: zijn leidinggevende zekerheid geven over de invulling van zijn taak.
En als derde actiepunt plande hij een afspraak in met de HR-vertegenwoordiger om daar aan te geven dat hij wilde onderzoeken wat zijn mogelijkheden binnen de organisatie zijn op andere afdelingen. Dit om zichzelf zekerheid te geven in de volgende gesprekken; een back-up voor als de gesprekken met zijn leidinggevende niet zouden lukken.
na het coachingsgesprek
Toine sprak ik kort na het coachingsgesprek op zijn werkplek. Hij had veel gelezen en hem was nog veel meer duidelijk geworden. Bovendien waren zijn plannen bijna klaar en zijn leidinggevende kwam binnenkort terug van vakantie. Hij was nog steeds vol energie en enthousiasme omdat hij wist dat het ‘niet functioneren’ helemaal niets met hem als persoon te maken had maar met de manier van communiceren en de inhoud van de communicatie.
conclusie
Veel ‘problemen’ tussen mensen zijn terug te voeren op misverstanden in de communicatie. En soms is er een coach voor nodig om dat te kunnen constateren; omdat de coach (door de vraagstelling) je uitnodigt om er objectief naar te kijken. Daarbij kan uitleg en informatie over communicatie een rol spelen.
Maar veel kennis en informatie heb je al tot je beschikking, het is vaak een kwestie van de juiste puzzelstukjes bij elkaar leggen en de puzzel compleet maken. Pas dan zie je het hele plaatje zoals het werkelijk is.
*Uiteraard zijn de namen in mijn blogartikelen fictief om de vertrouwelijkheid van coachingsgesprekken te waarborgen. Bovendien zijn gebeurtenissen van verschillende (soortgelijke) coachingsgesprekken samengevoegd om de anonimiteit van de coachee te garanderen.
lees ook de andere blogs in de serie ‘individuele coaching in de praktijk’:
[…] coaching: bij misverstanden in communicatie […]