antwoord van de ondernemingsraad experts

Naam: [anoniem]

Vraag over: noodzaak tussentijdse verkiezingen

De OR heeft een vrijgekomen zetel pragmatisch opgelost door het publiceren van een vacature na toestemming hiervoor van de achterban, vakbonden en bestuurder. De zetel mag parttime/door 2 personen worden ingevuld.
De animo blijkt echter onverwachts hoog te zijn. Meer dan 5 collega’s hebben gereageerd. Moeten er nu alsnog tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd of kan de rest van de kandidaten op een andere, moderne manier met de medezeggenschap meedoen?

Lees hier het antwoord van Sander Vrugt van Keulen

verkiezingen volgens de WOR
In de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) is zeer duidelijk en uitgebreid vastgelegd hoe en op welke manier de verkiezingen van OR-leden georganiseerd moet worden. In alles is dat er op gericht dat deze verkiezingen zo democratisch mogelijk gebeuren en dat iedereen (mits lang genoeg werkzaam bij de organisatie) zich kandidaat kan stellen en OR-lid kan worden. Bovendien zegt de WOR eigenlijk dat je verplicht bent om verkiezingen te organiseren aan het einde van de zittingstermijn en zodra je, tijdens de zittingstermijn, een vacature hebt omdat een OR-lid de OR verlaten heeft (tijdens de zittingstermijn).

Het organiseren van verkiezingen is niet iets wat even snel geregeld is als je aan alle regels wilt voldoen (lees hier meer over in ons eBook draaiboek OR-verkiezingen). Twee onderdelen licht ik hier even uit: “de kandidaatstelling van medewerkers (voor de OR-verkiezingen)” en “hoe te handelen als er minder/even veel kandidaten zijn als vacante zetels / vacatures”.

Alle medewerkers in de organisatie (mits lang genoeg in dienst) moeten zich tijdens de start van de verkiezingen kandidaat kunnen stellen; daarmee zijn de verkiezingen democratisch. En: zijn er minder of evenveel kandidaten als er vacatures zijn… dan zijn de kandidaten per direct OR-lid, zonder dat er verder verkiezingen georganiseerd hoeven te worden. Eigenlijk is dat laatste redelijk logisch; als je twee vacatures / vacante zetels hebt in de OR en je hebt twee kandidaten, dan heeft een verkiezing geen zin want de uitslag ligt als vast.

De OR-verkiezingen zijn voor een aantal belangenvertegenwoordigers (stakeholders) belangrijk; alle medewerkers, de directie, de ondernemingsraad en de vakbonden.

verplichting om verkiezingen te organiseren
Ondertussen zijn er ondernemingsraden die de verkiezingen uit zouden willen stellen vanwege de maatregelen rondom corona / COVID-19. Helaas heeft de rechter hierover een uitspraak gedaan; corona is geen reden om OR-verkiezingen uit te stellen (lees hier meer).

alternatieven voor OR-verkiezingen
Steeds vaker krijgen we de vraag of er alternatieve mogelijkheden zijn. Meestal omdat de OR denkt dat er een grote waarschijnlijkheid is dat er bijna geen (of geen) kandidaten zijn. Er zijn zeker mogelijkheden, maar die mogelijkheden verschillen heel erg per situatie en per organisatie, en zijn dus zeer specifiek maatwerk. Er moet namelijk wel aan twee voorwaarden voldaan worden: alle belangenvertegenwoordigers moeten het eens zijn met de alternatieve OR-verkiezingen / gekozen methode én het proces van de ‘alternatieve verkiezing’ moet geheel democratisch verlopen.

Houd er duidelijk rekening mee: Alles wat je anders doet ten aanzien van OR-verkiezingen dan wat in de WOR staat, is in principe niet rechtsgeldig. Dus als er iemand opstaat (voor, tijdens of na de verkiezingen) die het er niet mee eens is, dan zul je alsnog alles wat je hebt gedaan terug moeten draaien en gewone reguliere OR-verkiezingen moeten organiseren volgens de regels van de WOR. Doe je dat niet, dan kan die belangenvertegenwoordiger een rechtszaak beginnen tegen de OR / de organisatie (zie het hiervoor genoemde artikel).

alternatieve OR-verkiezingen; het verloopt anders dan gedacht
Je geeft aan dat je met alle belangenvertegenwoordigers een alternatief hebt afgesproken waar zij het allen mee eens zijn. Ik ga er daarbij vanuit dat iedereen dit dan ook een volwaardig en democratisch alternatief vond. Maar nu blijkt het bedachte alternatief in de praktijk volledig anders uit te pakken; je hebt veel meer kandidaten dan gedacht en daarmee ook veel meer kandidaten dan er vacante zetels / vacatures zijn in de OR.

Doorgaan met de alternatieve methode zal (waarschijnlijk, want ik ken de situatie niet volledig) betekenen dat er een keuze gemaakt moet worden wie wel en wie niet in de OR gaat komen. Maar in de alternatieve methode is daar niet in voorzien / is daar geen oplossing voor. Dat zal betekenen dat elke aanpassing in de alternatieve methode, op dit moment in de procedure, een niet-democratische oplossing is.

hoe nu verder
Nogmaals, ik ken de situatie niet (maar zou graag met je meedenken naar oplossingen) en de oplossing zal heel specifiek maatwerk moeten zijn. Ook de oplossing voor deze situatie moet voldoen aan wat ik stelde over alternatieve OR-verkiezingen: alle belangenvertegenwoordigers moeten het eens zijn over met de gekozen methode én het proces van de ‘alternatieve verkiezing’ moet geheel democratisch verlopen.

Daarom kan ik je in dit stadium alleen maar aanraden om met alle belangenvertegenwoordigers in gesprek te gaan over de ontstane situatie om te onderzoeken of je (samen) een oplossing kunt bedenken waar iedereen 100% achter staat. In dit stadium van dit proces zal dat wel lastig worden omdat er nu persoonlijke belangen mee gaan spelen; de namen van de potentiële kandidaten zijn namelijk bekend. Een democratische oplossing zal daarmee lastig worden.

Een oplossing waar waarschijnlijk de meeste belangenvertegenwoordigers het mee een zullen zijn, is om de OR uit te breiden in aantal leden en alle 5 de kandidaten toe te laten tot de OR als volwaardig OR-lid (daar zitten weliswaar nog wat juridische haken en ogen aan, maar die kunnen met een eenvoudige briefwisseling en officiële bevestigingen worden opgelost).

Kom je er niet uit met alle belangenvertegenwoordigers? Blijven de verschillende partijen met verschillende oplossingen komen? Dan blijft er maar één mogelijkheid over: je bent dan verplicht om OR-verkiezingen te organiseren volgens de regels in de WOR.

Een lang antwoord, ik weet het. Maar ik hoop dat ik op deze manier toch wat achtergrond heb kunnen geven (omdat ik niet de gehele situatie ken) zodat je toch zelf op zoek kunt gaan naar een goede oplossing voor iedereen.

Mocht je er (nu) niet uitkomen, dan zetten we graag onze kennis en expertise voor je in om een maatwerkoplossing te vinden.

Met vriendelijke groet,
Sander Vrugt van Keulen

Naam: [anoniem]

Vraag over: aantal en benoeming OR-leden

Onze OR heeft, bij tijdelijke afwezigheid door ziekte, verkiezingen uitgezet om de ontstane vacature op te vullen. Er is toen een tijdelijk OR-lid aangesteld. Na de verkiezingen verliet een ander OR-lid de OR. Deze vacature werd toen ingevuld door het tijdelijk vervangende OR-lid permanent lid te maken en de reservekandidaat van de verkiezingen als tijdelijk OR-lid aan te stellen.
Nu is het zieke OR-lid hersteld en teruggekomen en wil de OR de reservekandidaat, en tijdelijk OR-lid, vast OR-lid maken. Hiervoor is toestemming aan de Bestuurder gevraagd en gekregen.
Nu zijn ze met zes OR-leden, dat is een meer dan nodig volgens de WOR. De organisatie bestaat uit 80 medewerkers.
Twee vragen:
1. Mag het tijdelijke OR-lid zonder verkiezing en raadpleging met de achterban worden toegevoegd aan de OR?
2. Mag een OR uit een even aantal bestaan?

Lees hier het antwoord van Karen Maessen

De situatie die geschetst wordt kan juridisch niet. Op het moment dat een OR-lid ziek wordt bestaat er formeel geen vacature. Immers een ziek OR-lid blijft gewoon OR-lid, het zieke OR-lid is alleen wellicht vanwege zijn ziekte niet in staat om het OR werk te vervullen.
Pas op het moment dat het OR-lid zijn zetel opgeeft of het OR-lid niet langer werkzaam is in de onderneming ontstaat er een vacature. Hoe in de vervulling van een vacature wordt voorzien moet blijken uit het OR-reglement. Als in het reglement is opgenomen dat er verkiezingen worden georganiseerd als er sprake is van een vacature, dan moeten er verkiezingen worden gehouden

Het antwoord op de twee gestelde vragen is dan ook als volgt.

Nee een tijdelijk OR-lid kan niet zonder raadpleging van de achterban worden toegevoegd aan de OR.
Ook een uitbreiding van het aantal OR-leden is gedurende de zittingstermijn van de OR niet mogelijk, pas bij volgende verkiezingen kan het aantal leden van de OR worden uitgebreid. Overigens is het wel toegestaan om meer OR-leden te hebben dan de WOR voorschrijft, echter kan dit pas na de volgende OR-verkiezingen en is toestemming van de ondernemer nodig. Dit mag dus ook een even aantal leden zijn. Hou er wel rekening mee dat het reglement dan goed aangeeft hoe beslissingen worden genomen als er de stemmen staken.

Lees hier het antwoord van Sander Vrugt van Keulen

Los van de juridische juistheid die hierboven geschetst is door mijn collega wil ik graag ook een praktische noot toevoegen.
Afhankelijk van de situatie en van de organisatie zijn er mogelijkheden om het aantal medewerkers dat een rol speelt in de de OR uit te breiden. In het verleden zijn we, naar tevredenheid van alle deelnemers, tot oplossingen gekomen die werkbaar zijn. Maar bovenal is van belang dat er recht gedaan wordt aan de geest van de democratische waarden zoals vastgelegd in de WOR en dat niemand er (juridisch) nadeel van ondervind.

Naam: [anoniem]

Vraag over: minimum contracturen verplichting voor kandidaatstelling OR?

In het reglement van de OR van een gemeente staat nergens dat kandidaten een minimum aantal uur werkzaam moeten zijn.

Een trouwambtenaar heeft miv de WNRA ook een arbeidsovereenkomst. Oproep.
Kunnen zij zich dan nu ook kandidaat stellen als ze aan de eisen voldoen?
En zou je in het reglement een volgende keer een minimum aantal uur werkzaam als eis kunnen stellen?

Lees hier het antwoord van Karen Maessen

De ondernemingsraad mag geen minimaal aantal uur als eis stellen aan kandidaten. Verkiesbaar zijn alle personen die ten minste een jaar in de onderneming werkzaam zijn (art. 6 lid 3 WOR). Dit geldt (o.a.) voor alle ‘’in de onderneming werkzame personen’’ en dus ook voor deeltijdmedewerkers of oproepkrachten. De ondernemingsraad mag de ‘’diensttijd-termijn’’ van een jaar in zijn reglement aanpassen als dat bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR. Behalve de ‘’diensttijd-eis’’ mogen geen andere eisen worden gesteld aan kandidaten van de ondernemingsraad.

Naam: Jo

Vraag over: werkwijze OR/Bestuurder bij neerleggen functie door OR-leden

Wij hebben een OR waarvan het grootste deel hun OR rol hebben opgezegd. Het overblijvende lid zal nieuwe verkiezingen uitschrijven, maar wat moet de werkgever nu doen als er zaken zijn waarvoor instemming nodig is van de OR? Kan dit met het overgebleven lid besproken worden? of moet alles stil blijven liggen totdat er een nieuwe OR is?

Lees hier het antwoord van Sander Vrugt van Keulen

Beste Jo,

In principe is nu het overgebleven OR-lid ‘de OR’ en zou dus alle instemmings- en adviesplichtige zaken alleen kunnen behandelen. Dit is volgens de letter van de wet helemaal juist. Maar, volgens de ‘geest van de wet’ is dit natuurlijk niet democratisch te noemen.

In de praktijk zien we vaak dat het overgebleven OR-lid dan aangeeft dat alle inhoudelijke behandeling van zaken uitgesteld wordt totdat er een nieuwe OR gekozen is. Dit in de hoop dat die nieuw gekozen OR uit meer leden bestaat. Wel zie je regelmatig dat het overgebleven OR-lid alle proceszaken in orde maakt voor de nieuwe OR zodat de nieuwe OR direct na de verkiezingen aan de slag kan. Denk daarbij aan het regelen van vergaderdata / -locatie, afspraken maken over de aanwezigheid van Bestuurder / deskundigen bij die vergaderingen, stukken op orde brengen, etc.

Het uitstellen van inhoudelijke behandeling is doorgaans in gezamenlijk overleg tussen OR en Bestuurder. Heel soms wil de Bestuurder toch doorgaan en het OR-lid niet. Aan te raden is dan dat het OR-lid zich laat bijstaan door een (juridisch) adviseur om te zorgen dat de zaken toch zo democratisch mogelijk geregeld worden.

In situaties waar de inhoudelijke behandeling van instemmings- en adviesplichtige zaken echt niet kan wachten (denk aan reorganisaties met ontslagrondes of als de organisatie in financiële moeilijkheden zit), dan moet er gezocht worden naar de best mogelijke oplossing. Bijvoorbeeld de instemming of het advies van de OR in ‘stukken hakken’: nu beslissen over de onderdelen die écht niet kunnen wachten en voor de rest aangeven (in de instemming of het advies) dat er een nieuwe instemmingsaanvraag of adviesaanvraag moet komen voor de nieuwe OR. Ook hierbij is een (juridisch) adviseur aan te raden.

‘k Hoop dat dit antwoord geeft op je vraag. Ik kan mij namelijk voorstellen dat de situatie in werkelijkheid veel complexer is dan de omschrijving in je vraag… Mocht je nog meer vragen hebben over je situatie, aarzel dan niet om contact op te nemen.

Groet, Sander

Naam: [anoniem]

Vraag over: functieaanpassing vanwege OR-werk

Mag een werkgever mij tijdelijk uit mijn huidige functie zetten?
Ik werk ploegendienst in een ploeg van 8 man.
Als ik voor de OR weg ben missen ze dus 1 man.
Nu willen ze mij dagdienst laten werken zodat ze makkelijker iemand kunnen missen.

Lees hier het antwoord van Sander Vrugt van Keulen

Beste [anoniem],

Dank je voor het stellen van je vraag.

Op basis van de informatie die je geeft is mijn reactie eenvoudig: je mag geen nadeel ondervinden van je OR-werk.
In wat je aangeeft ga ik er vanuit dat je extra toeslagen krijgt voor de ploegendienst, die je nu mis zou lopen. Daarmee heb je dus een (financieel) nadeel.

De werkgever mag te allen tijde samen met jou op zoek naar de meest optimale manier om je gewone werkzaamheden en OR-werkzaamheden op elkaar aan te laten sluiten. Maar dan moet je het samen wel eens kunnen zijn over het eindresultaat.
Met andere woorden als dit voor jou een niet wenselijk resultaat is, dan zijn de gesprekken tussen jou en de werkgever nog niet klaar.

De oplossing van dit issue kan betekenen dat de werkgever extra kosten krijgt. Bijvoorbeeld doordat hij aan de ploeg een 9de persoon moet toevoegen. Het financiële nadeel voor de werkgever mag geen reden zijn om zo’n optie af te wijzen.

‘k Hoop dat ik hiermee een antwoord heb gegeven waar je wat aan hebt en mee verder kunt. Mochten wij je nog verder ergens mee kunnen helpen dan doen we dat uiteraard graag voor je.

Groet, Sander

Naam: Henry

Vraag over: verschoven werktijden en instemmingsplicht

Op een bepaalde afdeling wil de werkgever verschoven werktijden invoeren, van 9-18 dit valt in principe nog tussen de flexibele werktijden die we hebben van 07.00 - 18.00. Maar deze mensen mogen dan in die week niet eerder beginnen dan 09.00. Dit is een pool van mensen die wisselend deze dienst dan moeten draaien. Is dit instemmingsplichtig?

Henry

Lees hier het antwoord van Karen Maessen

Beste Henry,

Wijzigingen van werktijdenregelingen en regelingen van ploegendiensten zijn instemmingsplichtig. Het moet dan wel gaan om wijziging van de regeling. Een regeling kenmerkt zich door een duurzaam karakter. In dit geval is het dus cruciaal wat de regeling inhoudt. Als er binnen de kaders van de regeling wordt gehandeld, wijzigt de regeling zelf namelijk in principe niet. Ook als het een tijdelijke wijziging is, is het niet altijd instemmingsplichtig.

Groet, Karen

Naam: anonieme voorzitter van de OR

Vraag over: OR-lid wordt Preventiemedewerker

Is het wenselijk wanneer een OR-lid tevens de Preventiemedewerker wordt?

Anonieme voorzitter van de OR
(naam is bij de redactie bekend)

Lees hier het antwoord van Sander Vrugt van Keulen

Beste anonieme voorzitter,

Een OR-lid kan de preventiemedewerker worden, de vraag is of dat handig/verstandig is omdat er een belangenverstrengeling kan optreden.

In de eerste plaats is daar de benoeming van de preventiemedewerker. Met de laatste wetswijziging van de Arbowet is niet alleen de functie maar ook de benoeming van de persoon (die de functie van preventiemedewerker uit gaat voeren) instemmingsplichtig geworden. Dat zou dus betekenen dat de OR instemt met de benoeming van een van de OR-leden als preventiemedewerker. Een soort van beslissen over jezelf; want kun je als OR nog wel tegen de benoeming van een van je eigen leden zijn?

En dan, wat als een OR-lid ook preventie medewerker is… dan kan die persoon last krijgen van de ‘dubbele pet’ van OR-lid én preventiemedewerker. De preventiemedewerker is de adviseur van de OR die gevraagd en ongevraagd advies mag geven. Maar de preventiemedewerker is ook de aangewezen persoon om het beleid van de werkgever uit te voeren en uit te dragen. Er kan dus een belangenverstrengeling optreden.

Het ligt aan de persoon, de OR en de organisatie(-cultuur) of het handig/verstandig is om deze dubbelfunctie te willen.

Sorry dat ik niet een makkelijk en eenduidig antwoord kan geven op je vraag, ik hoop wel dat dit antwoord helderheid heeft gegeven.

groet,
CoachSander

Naam: Jose Hogeweg

Vraag over: doelen stellen als OR (lid)

Beste Sander,

Zit zelf nu als flex medewerker in een OR en merk dat daar best veel bij komt kijken.
Nu is mijn algemene vraag.
Hoe kan ik als flex medewerker de juiste doelen stellen als ik zo moeilijk bij de achterban kan komen?

Kun jij daar wat mee?

Groet
José Hogeweg

Lees hier het antwoord van Sander Vrugt van Keulen

Beste José,

De OR, en dus ook elk OR-lid, moet in de mogelijkheid gesteld worden om zijn/haar achterban te bereiken. Of je achterban nu een specifiek deel is van de medewerkers (kiesgroep) of alle medewerkers. Met andere woorden; in elke mogelijkheid die jij bedenkt om je achterban te benaderen zal je in gefaciliteerd moeten worden door de organisatie.

Blijft over te bedenken welke manieren er zijn om de achterban te benaderen.

De beste / meest makkelijk manier is aan te sluiten bij de manieren die de organisatie zelf gebruikt om die groep te benaderen. Gebruikt de organisatie mailadressen? Vraag of je een alinea mag schrijven in de volgende mail die ze gaan versturen. Gebruikt de organisatie brieven? Vraag of ze een inlegvel van jou willen toevoegen. Gebruikt de organisatie postvakken? Stop zelf een brief in alle postvakken. Gebruikt de organisatie prikborden? Vraag toestemming om jouw brief daar op te prikken.

Wat je dan in die eerste communicatie zou kunnen schrijven? Meld wie je bent, wat je doet en waarom je graag hun belangen wil vertegenwoordigen; meld daarbij je contactgegevens en geef aan dat je voortaan elke 4 of 6 weken een mail stuurt aan iedereen die dat wil ontvangen, en dat je daarom graag hun mailadres ontvangt.

Zo kun je een regelmatige nieuwsbrief op gaan zetten waarmee je jouw achterban kunt informeren en ook informatie kunt vragen. En bedenk de gouden regel in communicatie met een achterban: geen informatie is ook informatie. Heb je een keer geen nieuws te melden? Mail dan iedereen de mededeling dat er deze maand geen nieuws is, maar dat je de volgende maand weer een mail zult sturen.

Veel succes met het OR-werk!

antwoord van de ondernemingsraad experts was last modified: oktober 23rd, 2020 by Jochem Spoor

Facebook

Twitter

SNEL CONTACT OPNEMEN?

ONZE MEEST BEZOCHTE PAGINA'S

ONZE NIEUWSTE BLOGS

Meest recente berichten