ambtelijk secretaris van de OR: rol, taak en bevoegdheden

Bij het begeleiden van ondernemingsraden krijgen we vaak vragen over wat een ambtelijk secretaris (AS) kan en mag. Er zijn veel misverstanden over de rol van een ambtelijk secretaris. Daarom een artikel met uitleg.

De ondernemingsraad beslist zelf zijn werkwijze en legt dat vast in het OR-reglement. Er is alleen vastgelegd in de WOR dat er een voorzitter moet zijn en in het OR-reglement is de rol van de secretaris in de verkiezingen vastgelegd, verder bepaalt de OR het helemaal zelf.

Ook of er meer rollen zouden moeten zijn, zoals bijvoorbeeld een vice-voorzitter of een ambtelijk secretaris; dat is allemaal aan de OR om zelf te bepalen.

In het artikel “dagelijks bestuur van de OR: wat doet de voorzitter en secretaris?” vind je meer informatie over taken, rollen en kiezen van de voorzitter en secretaris van de OR.

wat is een ambtelijk secretaris (AS)?

Alle leden van het DB zijn gekozen OR-leden met een ‘extra taak’. De ambtelijk secretaris is geen gekozen OR-lid, maar iemand die ingehuurd is om de OR en/of het DB te ondersteunen bij het uitvoeren van taken.

Dit is de box-titel

TIP: bespreek na elke OR-verkiezing opnieuw met de nieuwe OR welke taken de AS zou moeten uitvoeren. Net zoals je ook de nieuwe voorzitter en secretaris kiest. Als wat jij als OR vraagt of verlangt van de AS anders is dan de vorige OR, dan is het aan de AS om te bepalen of hij/zij deze verandering wil/kan doorvoeren of misschien op zoek wil gaan naar een andere OR als werkgever.

Anders gezegd: de AS is een medewerker en de OR is de ‘werkgever’.

Nu klopt dat laatste niet helemaal, de AS is in loondienst van de organisatie. Een hele gewone medewerker, zoals alle medewerkers. Maar deze situatie maakt wel dat het de OR is die de inhoud, taak en aansturing van de AS bepaalt. Het uitbetalen van loon, bijhouden van vakantiedagen en al die andere zaken is aan een leidinggevende in de organisatie.

ambtelijk secretaris (AS) is geen OR-lid

Voor alle duidelijkheid, een AS is geen OR-lid en mag dus niet stemmen over de onderwerpen waar een OR over beslist, wil beslissen of kan beslissen. Sterker nog: een AS mag professionele adviezen geven, maar hij/zij mag niet zijn inhoudelijke mening over een onderwerp geven.

De AS is dus ook geen lid van het Dagelijks Bestuur (DB) van de ondernemingsraad. Het DB is de samenstelling van de voorzitter en secretaris (en eventuele andere rollen) van de ondernemingsraad. Deze DB-leden worden gekozen uit de OR-leden.

Het kan zijn dat het handig en goed is voor het uitvoeren van zijn/haar rol als AS dat de AS bij de vergaderingen van de OR en de overlegvergaderingen aanwezig is. Ook is het vaak zo dat de AS aanwezig is bij de bijeenkomsten van het DB. Maar de AS is en blijft een ondersteuner (adviseur of notulist) van OR en DB.

takenpakket van de AS

Als je als OR overweegt om een AS in te schakelen, zul je eerst samen moeten vaststellen wat je van die AS zult vragen: wat zijn de taken die je verwacht dat hij/zij uit gaat voeren?

De meest eenvoudige taken zijn het notuleren van de vergaderingen. Maar van een AS zou je ook kunnen verlangen dat hij/zij beleidsmedewerker of zelfs een adviseur is van de OR en daarom ook allerlei zaken voorbereidt, uitzoekt en schrijft voor de OR. Houd er rekening mee dat dit totaal verschillende functieomschrijvingen zijn. Daarom moet je eerst vaststellen wat je wilt, voordat je een sollicitatieprocedure start.

Dit is de box-titel

TIP: zorg dat je als OR helder hebt wat het takenpakket van een AS zal zijn voordat je iemand gaat zoeken.

Vaak betekent dit dat je ook met de Bestuurder zult moeten overleggen over het takenpakket (en de uren die daarvoor nodig zijn) voordat je een sollicitatieprocedure kunt starten.

lastige positie AS: twee (soorten) leidinggevenden

De OR is dus de inhoudelijk leidinggevende van de AS en iemand anders in de organisatie is de hiërarchisch of functioneel leidinggevende.

Dat betekent dat de AS soms in een best wel lastige positie kan zitten. Want over de inhoud van zijn/haar taken en of die goed worden uitgevoerd, gaat de OR. Maar alle andere zaken zullen worden beslist door de hiërarchisch leidinggevende in de organisatie. Dus de hiërarchisch leidinggevende heeft niets te vertellen over de inhoud van het werk van de AS.

In de praktijk zal dat dan ook betekenen dat functioneringsgesprekken met de AS worden gehouden met iemand van de OR (meestal secretaris) en de hiërarchisch leidinggevende.

rechten en plichten van een AS

De AS kan net als de OR-leden gebruik maken van de faciliteiten en voorzieningen zoals ze in de WOR staan (artikel 17 WOR). Ook heeft een AS bescherming tegen benadeling en ontslag (artikel 21 WOR en artikel 7: 670 BW). En uiteraard moet hij/zij zich, net als de OR-leden, houden aan de geheimhoudingsplicht (artikel 20, lid 2 WOR).

voordelen voor de OR van een AS

Er zijn nogal wat voordelen voor een OR om een AS te hebben. Voordelen waar ook de Bestuurder én de organisatie veel aan kunnen hebben.

Een paar voorbeelden van de voordelen en taken die een AS zou kunnen uitvoeren:

coördineren/structureren van het OR-werk
zorgen voor continuïteit in het werk van de OR (de OR-leden worden gekozen, de AS blijft)
zorgen voor een goed en actueel archief van de OR
schrijven van (nieuws)brieven
vast aanspreekpunt voor OR-leden
professionalisering van het OR-werk
schrijven van advies- en/of instemmingsbrieven en beleidsnotities (namens de OR)
kennis delen en advies geven vanuit wet- en regelgeving zoals de WOR, Arbowet, etc.
netwerk van deskundigen om navraag bij te doen

In het algemeen: de OR-leden kunnen zich (meer) richten op de inhoud van het OR-werk, terwijl het proces (taken) uitgevoerd wordt door de AS. Alleen al daarmee kan de OR professioneler worden en (dus) ook interessanter zijn voor de Bestuurder als gespreks- en sparringpartner.

wij willen een AS: wat nu?

1. stel het takenpakket van de AS vast ↓

Het begint ermee dat je moet vaststellen wat het is dat je wilt dat een AS voor jou, als OR, gaat doen.

Grofweg kun je de verschillende taken clusteren in de volgende drie rollen:

administratief en organisatorisch medewerker (ambtelijk secretaris niveau A)
beleidsmedewerker (ambtelijk secretaris niveau B)
adviseur medezeggenschap (ambtelijk secretaris niveau C)

Bij elk van die rollen hoort een andere taak- en functiebeschrijving, en ook een andere beloning (lees: salaris) en aantal uren dat ingezet moet worden. Wij kunnen je helpen om vast te stellen welke inhoudelijke werkzaamheden aansluiten bij de wensen van de OR en welke functiebeschrijving daar bij zou horen.

2. maak een overzicht van de voordelen (en de nadelen) ↓

In dit artikel hebben we al een aantal voordelen omschreven, maar in jouw organisatie kan dat anders zijn. Zorg dat je een goed overzicht hebt van de voordelen (en de argumenten daarvoor) voordat je het gesprek met de Bestuurder aangaat.

Maak daarbij een duidelijk verschil tussen de voordelen voor de OR om een AS te hebben en de voordelen voor de Bestuurder bij het aanstellen van een AS. Deze voordelen zijn per organisatie en per Bestuurder anders.

Stel ook vast wat de nadelen zullen zijn als je geen AS aanstelt: want de Bestuurder zal die nadelen zeker gaan gebruiken! Dus bepaal als OR bij elk van de nadelen wat jouw (tegen-)argumenten zijn.

3. ga het gesprek aan met de Bestuurder: bespreek de voordelen ↓

Zoals verderop in dit artikel beschreven; houd er rekening mee dat de Bestuurder moet instemmen met het aanstellen van een AS. Dus je moet hem/haar goed kunnen overtuigen dat (en wat) die extra kosten het waard zijn. Het moeten voordelen zijn waar iedereen wat aan heeft.

4. stel functiebeschrijving en uren vast ↓

Is de Bestuurder overtuigd, dan zul je de functiebeschrijving en uren samen vast moeten stellen voordat er aan een sollicitatieprocedure begonnen kan worden. Vaak is dat een gesprek tussen het DB van de OR en mensen van de HR-afdeling. Zij hebben in de organisatie de beste en meeste ervaring met deze zaken.

In deze stap is het ook van belang om vast te stellen of je iemand in loondienst wilt nemen als AS of dat je kiest voor een freelancer/ZZP-er of iemand van een uitzendbureau. Hier zijn allemaal verschillende (financiële) consequenties aan verbonden.

Je kunt ook een ambtelijk secretaris inhuren als externe deskundige voor een specifiek traject, zoals bijvoorbeeld een grote adviesaanvraag als een fusie of reorganisatie (artikel 16 WOR).

5. stel de sollicitatieprocedure vast ↓

Hoe ga je iemand zoeken die AS wil gaan worden? En als je dan kandidaten hebt, hoe ga je de gesprekken in?

Bepaal goed dat de grootste rol in de sollicitatiegesprekken bij het DB moet liggen. Zij moeten straks samenwerken met de AS en de AS opdrachten geven. Ze moeten elkaar dus goed begrijpen en met elkaar overweg kunnen.

Stel ook duidelijk vast dat het DB het laatste en ultieme beslissingsrecht krijgt welke kandidaat uiteindelijk de baan aangeboden krijgt.

6. inwerkperiode van de AS ↓

Zodra er iemand is aangesteld als (nieuwe) AS zal die moeten worden ingewerkt; van inlogcodes tot werkwijzen in de organisatie en de OR. Daar zul je als DB en als OR tijd voor moeten inruimen. Anders kan een AS niet goed zijn/haar werk uitvoeren.

wij willen een AS: om rekening mee te houden

Bestuurder moet instemmen ↓

Er is instemming van de Bestuurder nodig voor het aanstellen van een AS en de grootte van het dienstverband, omdat er aan deze functie kosten zijn verbonden en de Bestuurder (ondernemer) de formele werkgever zal zijn.

Als OR en Bestuurder samen geen beslissing kunnen nemen over het aanstellen van een AS dan kan de OR, na bemiddeling en advies van de bedrijfscommissie, de kantonrechter om een beslissing vragen.

Dit betekent dat je als OR met goede argumenten zult moeten komen waarom de Bestuurder voordeel heeft bij het aanstellen van een AS (met andere woorden: wat gaan de extra kosten de Bestuurder opleveren?).

Er zijn ook situaties waar de Bestuurder zélf komt met het idee om een AS aan te stellen. Vaak is dat omdat de Bestuurder ziet dat de OR moeite heeft om het OR-werk goed en adequaat te organiseren. OR-werk is en blijft dan wel écht werk, je moet er wel voldoende tijd en energie in kunnen (blijven) steken. Soms is het inzetten van een specialist (een AS) dan een verstandig besluit.

recht op een AS? ↓

In artikel 14 lid 2e lid van de WOR staat dat een OR in zijn reglement moet opnemen hoe het secretariaat wordt geregeld, maar er staat niet hoe de OR dat moet of kan doen. De WOR noemt wel de mogelijkheid om een AS toe te voegen.

Sommige OR-en hebben recht op een AS als dat in de cao staat. Maar als het niet al eens eerder tussen OR en Bestuurder besloten is en het staat niet in de cao… dan heb je geen recht op een AS. Je zult dan dus in gesprek moeten gaan met de Bestuurder om hem te overtuigen.

Heb je nog vragen? Neem dan contact op; we beantwoorden ze graag.

bronnen:

https://www.ser.nl/nl/thema/medezeggenschap/ondersteuning-or/ambtelijke-secretaris

https://www.rendement.nl/ondernemingsraad/nieuws/het-verschil-or-secretaris–ambtelijk-secretaris.html