een snel en goed besluit nemen als groep: het BOB-model

Je moet als groep samen een besluit nemen. Dan zijn de drie stappen van het BOB-model een duidelijke manier van beslissen.

Of je nu een zelfsturende groep bent, een ondernemingsraad of een directieteam, soms moeten er gewoon besluiten genomen worden waar iedereen achter staat. Voor een duidelijke besluitvorming volg je dan de drie stappen van het BOB-model: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.

– click here for the English version of this text –

een waarschuwing vooraf…

Als je dit model voor de eerste keer (of de tweede keer) toepast, word je bij de stap ‘Beeldvorming’ misschien erg ongeduldig… gewoon omdat je dan denkt of voelt dat het niet opschiet. Daarom een waarschuwing: het zijn dan wel drie stappen, maar ze duren niet even lang.

De Beeldvorming in het BOB-model kan tot wel driekwart van de tijd kosten. Dus als je een uur samen met het BOB-model bezig bent, kan daarvan drie kwartier Beeldvorming zijn. Maar heb vertrouwen! Er is maar één manier die sneller werkt dan het BOB-model: als ‘de baas’ zonder uitleg of overleg een besluit neemt voor de hele groep.

Beeldvorming is informatie delen zonder oordeel

Zorg als voorbereiding dat je alle stukken (mails, documenten, brieven, rapporten, persberichten, etc.) over het onderwerp bij elkaar verzamelt en dat iedereen van de groep het kan lezen en begrijpen. In deze fase deel je samen alle informatie die je hebt of kunt verkrijgen.

En belangrijk: stel je oordeel in deze fase uit! Je mag in deze fase geen enkele mening hebben over onderwerp, vraag, persoon of actie. Stel alleen maar vragen om je beeld van de situatie zo compleet mogelijk te krijgen. Je deelt alle informatie die je hebt met de hele groep.

Beeldvorming: de vragen

Ga met elkaar in gesprek met de volgende vragen als voorbeeld:

• welke bronnen en documenten zijn geraadpleegd?
• hebben we alle rapporten en stukken waarnaar verwezen wordt?
• wat is de huidige situatie?
• wat is de gewenste situatie (zoals beschreven in het stuk)?
• van wie komt het idee?
• wat vinden anderen ervan?
• wat zijn alternatieven?
• is het al eerder bedacht?
• wat is de reden dat we het doen?
• zijn er regels en wetten?
• hoe ziet het proces er tot nu toe uit?
• wat zijn de processtappen na nu?

Hoe je met elkaar in gesprek gaat? Denk aan een ‘vragenrondje’ met alle aanwezigen, praat met elkaar, vraag door als je iets niet begrijpt. Je kunt ook brainstormen, een mindmap gebruiken, aantekeningen maken op whiteboard of flip-over. Als iedereen maar alle informatie met elkaar deelt.

het resultaat van Beeldvorming

Het resultaat van deze eerste stap is dat iedereen op hetzelfde informatieniveau komt. Alle leden van de groep hebben hiermee eenzelfde beeld van de situatie. Er zijn geen vragen meer over het ‘hoe’ of het ‘waarom’. Maar je vindt er nog helemaal niets van; je hebt tot het einde van deze fase nog geen mening of oordeel.

Oordeelsvorming is vaststellen wat je ervan vindt

Nu komt het erop aan om een mening te hebben over alle informatie die je samen gedeeld hebt. Bevraag elkaar, maar laat elkaar ook uitpraten. Respecteer elkaars mening zonder enige terughoudendheid. Maar stel wel (veel) vragen.

Oordeelsvorming: de vragen

Gebruik voor de Oordeelsvorming bijvoorbeeld de volgende vragen en/of stellingen:

• het moet leiden tot positieve financiële resultaten op de korte termijn
• waar maken we ons zorgen over? (wat zou de zorgen verminderen?)
• het mag niet leiden tot kwaliteitsverlies
• is het uit te leggen?
• kan het zonder gedwongen ontslagen?
• wat zijn de voorwaarden?

Gebruik bijvoorbeeld de dialoog (de ander volledig en zonder interruptie zijn verhaal laten vertellen), vraag door naar elkaars mening en vraag naar elkaars belangen en motivatie(s).

het resultaat van Oordeelsvorming

Na de tweede stap is het gezamenlijke belang bekend en zijn eventuele individuele belangen helder. Maar ook de criteria en de voorwaarden zijn nu in beeld.

Besluitvorming is samen het enige logische besluit nemen

Dit is de kortste fase van de drie: als iedereen hetzelfde beeld heeft en alle meningen helder zijn… dan kan er maar één richting zijn die het besluit gaat vormen!

Besluitvorming: de vragen

In deze fase geef je antwoord op een of meerdere van de volgende vragen:

• wat besluiten we?
• wat gaan we doen?
• weet iedereen welk besluit genomen is?
• is iedereen het met het besluit eens?

Je kunt het besluit nemen door consensus, maar ook door te stemmen. Of gewoon een rondje maken waarbij het voor de hand liggende besluit ook het enige juiste besluit is.

het resultaat van Besluitvorming

Het uiteindelijke resultaat is dat je een gezamenlijk en gedragen besluit hebt. Het besluit kan van alles zijn: een advies, een actieplan, een aankoop of verkoop, een richting voor de toekomst. Het belangrijkste is dat iedereen weet wát er besloten is en wáárom het besloten is. En bovendien staat iedereen achter het besluit van de groep.

werkt het BOB-model altijd?

Nee. Natuurlijk is het BOB-model geen oplossing voor elk vraagstuk binnen een groep. Maar wél een van de beste methoden als er een besluit genomen moet worden.

 

De eerste paar keer dat je dit model toepast, is het soms moeilijk om de drie fasen van elkaar te scheiden. Om niet meteen van Beeldvorming door te schieten naar Oordeelsvorming bijvoorbeeld. Dan kan het handig zijn om iemand van de groep te benoemen tot procesbewaker. Of je huurt een begeleider in die je deze stappen in korte tijd leert, zodat je het heel eenvoudig zelf toe kan passen in de praktijk.

 

Lukt het niet of heb je vragen? Wil je weten hoe je het BOB-model beter toepast? Neem contact op en we helpen jou en je groep graag verder.